System för schemaläggning

Hur ett modernt, mobilanpassat och molnbaserat Workforce Management-system kan göra din verksamhet mer effektiv, reducera kostnader och stärka trivseln bland dina anställda.
Lästid: -- min
Download as PDF

Allt du behöver veta om schemaläggning

Kapitel 1

Varför behövs ett verktyg för schemaläggning?

Ett framgångsrikt företag består av två saker; nöjda medarbetare och nöjda kunder. Ett schemaläggningssystem säkerställer att rätt personer finns på rätt plats, vilket leder till glada kunder och personal som kan göra sitt jobb enligt bästa förmåga.

På Quinyx har vi världens bästa mission: Vi hjälper till att skapa glada medarbetare.

Vi vill sätta ett leende på läpparna hos personalen hos alla våra kunder - i butiker och hotell, på äldreboenden, vårdinrättningar och på lager. Bland städpersonal och administrativ personal över hela världen. Dessa leenden ska synas hos alla - från VD:n till den som arbetar deltid eller som timanställd.

När rätt person är på rätt plats skapas en ökad produktivitet, minskade lönekostnader och en nöjdare och mer välmående personal. Om vi dessutom kan säkerställa regelefterlevnad och kapa administration till ett minimum har vi redan sparat in stora belopp.

Detta åstadkommer vi genom att implementera ett modernt verktyg för schemaläggning (Workforce Management på engelska) där vi gör det möjligt för medarbetarna att vara delaktiga i bemanning och skiftplanering. Allt vi gör byggs utifrån våra fyra ledord - kvalitet, enkelhet, passion och innovation. Utifrån våra ledord kombinerar vi modern mjukvaruutveckling med vårt behov av att alltid sätta människorna i centrum. Detta har lett till många fina utmärkelser och höga betyg från våra användare (Exempelvis hos G2, Capterra, App Store och Google Play).

Vi lägger stor vikt vid att förstå våra kunders verksamhet och utmaningar, och den här insikten gör det möjligt för oss att utveckla ett kraftfullt och anpassningsbart verktyg som underlättar vardagen för schemaläggare och chefer. Vi har det mest användarvänliga schemaläggningssystemet på marknaden och i den här guiden kommer vi visa dig de olika sätten den kommer vara till fördel för din organisation.

Marcus Henningson - Espresso House
Sedan vi började använda Quinyx har vår administrativa tid för schemaläggning minskat med mellan 30-40%
Läs hela caset

Kapitel 2

Automatisera dina scheman och arbetsuppgifter

Förmågan att skapa optimala scheman är avgörande för personalintensiva verksamheter.

Att ha rätt personer på rätt plats vid rätt tidpunkt tillåter dig att leverera bättre kundservice och få nöjdare kunder.

Precis som dåliga scheman kommer kosta dig pengar, kommer bra scheman vara skillnaden som skapar glädje för anställda och som förbättrar effektiviteten. Detta kan alltså vara den avgörande faktorn mellan framgång och misslyckande för din verksamhet.

En bra verktyg schemaläggning kommer reducera hinder och revolutionera din vardag. Ett välbalanserat schema säkerställer en optimal balans mellan nöjda anställda, flyt i verksamheten och personalkostnader under kontroll. Du behöver också en lösning som är fullt anpassningsbar, och som enkelt kan konfigureras till ditt företags specifika behov för att säkerställa bäst resultat och ROI.



Sammanfattningsvis:
Att använda en workforce management-lösning för din schemaläggning innebär att du kommer kunna:

  • Kontrollera kostnader i realtid och se hur många timmar du använder per dag, vecka och månad (ibland även ner på minutnivå).
  • Förstå din verksamhet bättre. Försäkra dig om att du alltid har rätt bemanningsnivå genom att fördjupa dig i hur ditt företag fungerar.

  • Ge dina anställda möjligheten, (när det är tillämpligt), att välja när de jobbar och med vilka för att på så vis hjälpa dem vara mer produktiva och nöjda på jobbet.

  • Anpassa schemat efter behov, säkerställ rätt bemanning snabbt med ett mobilanpassat system som låter användarna byta pass med sin mobil.

Visste du att..

Ett schemaläggningsprogram frigör 9 timmars arbete per chef och vecka (McKinsey)

Quinyx halverar tiden det tar att ta fram ett nytt schema (London City Airport)

Företag som använder en schemaläggningslösning får 20% mer tid tillsammans med kunderna (Aberdeen Group)

20% av skiftarbetande säger att möjligheten att välja skift är viktigare än högre lön (Quinyx / Development Economics & Censuswide)

Johan Rindeborg - Tre Stiftelser
Med hjälp av appen får personalen enkelt kontroll över sitt schema och sin arbetade tid
Läs hela caset

Hur man implementerar ett system för schemaläggning som en superhjälte

Vår guide för en smidig och framgångsrik implementering av workforce management- och personalplaneringssystem.

Kapitel 3

Integrerad uppgiftshantering

En vanlig modul i många workforce management system ärende- och uppgiftshantering. Uppgiftshantering är konsten att kunna hålla reda på vad som ska göras, när det ska göras och vem som ska göra det.

När du använder en schemaläggningslösning för din uppgiftshantering kommer du ha möjlighet att jobba mer effektivt och försäkra en högre produktivitet hos personalen.

Vare sig det handlar om att planera återkommande uppgifter för hela organisationen eller att följa upp företagsprocesser i realtid genom en schemaläggningsapp, kommer du snabbt och enkelt kunna följa upp uppgifternas utförande. Lösningen ger dig möjlighet att ha full kontroll över det som blir gjort, när det görs och hur väl det görs. Exempelvis för att följa en kvalitetsrutin eller förbereda för en ny kampanj. Exempelvis för att säkerställa en städrutin, eller skylta om med nya informationsskyltar eller prisinformation.

Utöver det, kommer du enkelt att kunna se när uppgiften slutfördes samt se en tidsstämpel som är associerad med den. Det gör livet mycket lättare och mer produktivt för personalansvariga och teamleaders. Du kan även spara och enkelt söka igenom datan i efterhand för att upptäcka fel eller brist i rutiner.

Om ditt företag är i behov av bättre ärendehantering och uppgiftshantering, kan du med ett integrerat ärendehanteringssystem försäkra att rutinuppgifter utförs och är konsekvent genom alla avdelningar. Du kan till och med bryta isär varje uppgift i delmoment, vilket ger dina anställda en tydlig guide med visuella hjälpmedel som steg för steg förklarar allt från att öppna butiken till att städa toaletterna. Den största fördelen med integrerad uppgiftshantering är att varje anställd kan se sina uppgifter i en app och har möjlighet att tidsstämpla dem när de är utförda.

Mark Robertson - Benugo
Förutom att reducera tiden personalansvariga spenderar på schemaläggning, är den stora faktorn i affärsverksamheten, att våra anställda kan få tillgång till sina scheman, se över skift, hantera sin admin och kommunicera med sin manager genom Quinyx-appen. Det här har sparat oss mycket tid.

Kapitel 4

Det enklaste sättet att rapportera tid och hantera lönefrågor

Genom att integrera tid och närvaro i ditt schemaläggningprogram kan tidrapportering ske sömlöst utan extra administration eller risk för felaktiga löneutbetalningar.

Ett schemaläggningssystem med integrerad tidrapportering ger dig full kontroll över vilka timmar som arbetas. Dessutom ger programmet dina chefer tydliga rutiner vid hantering av semester och ledighetsansökningar samt försäkrar att all sjukledighet mäts och samlas på ett ställe.

De bäst presterande schemaläggningslösningarna kommer även integrera dina löner med tidrapporteringen - alltså kommer du kunna skapa lönefiler med ett knapptryck samtidigt som du eliminerar risken att göra fel. De bästa systemen kommer också kalkylera lönen från schemalagda och arbetade timmar samt ge dig de verktyg du behöver för att bättre hantera mängden du spenderar på övertidsersättning och mertid.

 

 

Visste du att..

Pizzakedjan Papa John's reducerade sina lönekostnader med 3% på bara 8 veckor när de testade Quinyx.

Nästan 40% av företagen som använder ett schemaläggningssystem rapporterar minskad frånvaro efter implementeringen. (Aberdeen Group)

Nathalie Ström Henriques - Arken Zoo
Det är ett utmärkt system och verkligen lätt att använda. Jag är jätteglad att vi använder Quinyx!
Läs hela caset

Kapitel 5

Smart lösning för budget och prognos

Väl genomförda prognoser är nödvändiga för alla framgångsrika företag. Då kan en schemaläggningslösning med en integrerad prognosfunktion vara avgörande.
En intelligent schemaläggningslösning ger dig möjligheten att skapa smarta budgetar och prognoser baserade på historisk data. Detta möjliggör planering därefter som baseras på ditt företags specifika behov.

De bästa prognosmodulerna möjliggör:
  • Jämförelser av tidigare års försäljning med framtida prognoser
  • Utformning av sälj- och bemanningsbudgetar
  • Utformning av optimerade scheman
  • Optimering av sättet du sköter ditt företag på
  • Prognoser för framtiden med hjälp av historisk data
  • Snabb och effektiv schemaläggning baserad på olika valbara variabler och KPI:er
  • Transparent och detaljerad information om resultatet jämfört med prognos och utfall
  • Undersökningar och jämförelser av tidigare års försäljning och prognos
En korrekt och effektiv prognostisering kan vara det som avgör om företaget gör en förlust eller en vinst.
 

En bra prognos ska visa balansen mellan mellan det som är företagsmålet och den tillgängliga kapacitet som finns för att nå det.

Visste du att..

När de anställda känner sig engagerade på sitt jobb och kommer överens med sina kollegor är produktiviteten 25% högre. (Gallup)

Anställda som inte känner sig uppskattade på jobbet kommer lämna sina jobb i dubbelt så hög utsträckning jämfört med de som känner sig uppmärksammade. (Forbes)

95% av deltidsanställda säger att schema-appar gör det lättare för dem att pussla ihop sina privatliv. (Harvard Business Review)

90% av cheferna tycker att det finns starka bevis som kopplar ökat engagemang till förbättrad prestation, kundservice och produktivitet. (hr.com)

Kapitel 6

Ett kommunikationssystem för hela företaget

Med en modern schemaläggningslösning, blir internkommunikationen snabb, enkel och transparent.

Schemaläggningslösningar borde bli roligare att använda och vara en bidragande faktor till arbetstrivseln. Därför har vi valt en mobilfokuserad approach. Det innebär att kommunikation kan ske snabbt och enkelt - oavsett om det handlar om att byta ett skift, hitta någon för ett tomt skift eller godkänna en semesteransökan.

Att misslyckas med effektiv kommunikation innebär i praktiken att personalen inte kan nå upp till sin fulla potential, att de saknar engagemang och de känner sig omotiverade. Vidare innebär det att deras arbete saknar vägledning, vilket i sin tur gör att de känner sig vilsna när det kommer till både personlig och professionell utveckling. Det senare är något som blir mer och mer viktigt för arbetsgivare att vara medvetna om eftersom millennials (och deras värdegrund) är på väg att bli den största åldersgruppen på arbetsplatsen.

Att integrera effektiv kommunikation i din schemaläggningslösning hjälper dig att engagera dina anställda, motivera dem och högst troligt få dem att stanna med dig längre.

Visste du att..

London City Airport såg en fördubbling av antalet svar i sin årliga medarbetarundersökning när den sändes ut genom Quinyx.

Benugo förbättrade sin kommunikation med över 100% tack vare Quinyx.

84% av millennials tycker att en öppen och transparent kommunikation är viktigare än många förmåner när de väljer ett nytt jobb. (GlassDoor)

Endast 15% av anställda tycker att deras arbetsgivare är bra på att kommunicera. (CPID)

Tomas Andersson - GANT
Mobilappen har avsevärt förbättrat sättet vi kommunicerar med våra anställda på. Det är både snabbare och lättare för oss att nå dem med viktig information. Vi kommunicerar nu även scheman med personalen sex månader på förhand, vilket gör det mycket enklare för dem att planera sin lediga tid.
Läs hela caset

Kapitel 7

Business Intelligence och Insikter

Intelligent schemaläggning och ärendehantering ger dig en överblick av din verksamhet, genom att tillhandahålla dig med relevanta insikter som hjälper dig ta bättre beslut och därefter bli mer framgångsrik.

Du kan följa tydliga trender och mäta resultat, vilket hjälper dig att få ut det mesta av din arbetskraft samtidigt som det ger dig den bästa överblicken av din verksamhet. Du får ta del av analyser av historisk data och data i realtid. Med hjälp av den här analysen får du sedan förslag på hur du optimerar din arbetsstyrka.

Möjligheten att göra detta är fundamental för framtidens Workforce Management. Med det kommer en schemaläggningslösning kunna förbättra affärsverksamhetens prestation radikalt. 

Sammanfattningsvis

Informationen en schemaläggningslösning kan ge dig inkluderar:

  • Försäljningen uppdelad per timme och per anställd

  • Procentandelen av lönekostnader jämfört med försäljning

  • Löneavdelningens kostnader

  • Frånvaroprocent, som inkluderar statistik på sjukdagar och semesterdagar

  • Den optimala sammansättningen av din personal, inklusive hur många heltidsanställda du behöver jämfört med deltidsanställda

Visste du att..

90% av de anställda på Swarovski laddade ner Quinyx-appen redan under den första veckan då företaget började använda systemet.

Den ledande modemärket GANT, har reducerat tiden de spenderar på sin schemaläggningsprocess med 75% sedan de började använda Quinyx.

Affärsverksamheter med engagerade anställda ser en ökning med 22% av vinsten. (Gallup)

Att inte lyckats skapa flexibla arbeten kan kosta upp till 12 miljarder pund för Storbritanien år 2023. (Quinyx / Development Economics & Censuswide)

Nico Wartenberg - Rituals Cosmetics
Vi har en molnbaserad IT-strategi och vill hitta best-of-breed system som enkelt kan integreras till vårt ekosystem. Quinyx passar in perfekt hos oss och dessutom fokuserar de på schemaläggningsfunktionalitet, vilket underlättar för oss varje dag.

Kapitel 8

Nästa steg

Identifiera vad din verksamhet behöver, vilka nyckelområden som kräver förbättring och vad ditt nästa steg borde vara.


Vi hoppas du fann den här guiden användbar. Det första steget är alltid att förstå ditt företag behov, var du vill vara och hur du ska ta dig dit.

När det kommer till implementering är det bra att veta att din organisation kommer att behöva lägga ner mer än dubbelt så mycket tid som leverantören vid införande av ett nytt verktyg för schemaläggning och personalplanering. Det är bra att ha med i åtanke.

Din organisation och medarbetare behöver vara involverade i implementationen även om vi finns där under hela processen.  

Din schemaläggnings-lösning berör alla i organisationen.

Därför är kommunikation nödvändig för att projektet ska bli en framgång. Det nya systemet behöver accepteras av såväl högt uppsatta chefer som deltidsanställda. De som jobbar deltid är oftast lätta att övertyga, eftersom en modern schemaläggningslösning mestadels innebär fördelar för dem. Men säkerställ att också avdelningscheferna, schemaläggaren och ekonomichefer ser fördelarna.

Det finns ingen orsak att låta någon av dessa faktorer senarelägga ditt planerade projekt. För att kunna sätta igång med arbetet nu, försäkra dig bara om att du har all information och alla beslut redo, så att ditt team kan komma igång så fort som möjligt. Även om en schemaläggningslösning kräver en viss insats, är det väl värt det.

Om du vill veta mer och ta nästa steg, vill vi gärna att du hör av dig.

Ta nästa steg

Diskutera ditt behov av ett schemaläggningssystem med våra produktexperter för att se om Quinyx har lösningen för dig.