Synsam Group er Nordens førende optikerkæde og tilbyder en bred vifte af produkter og tjenester relateret til øjensundhed og briller. Synsam Group har omkring 500 butikker i de nordiske lande og beskæftiger omkring 4.000 medarbejdere. Synsam ønsker at skille sig ud fra andre optikere, ikke mindst gennem personlig og kundeorienteret service og kvaliteten af sortimentet.
Den bedste løsning til Synsams behov
Synsam Finland, en hurtigt voksende virksomhed, identificerede behovet for et moderne vagtplanlægningssystem, der kunne lette arbejdet for de ansatte og forbedre medarbejderoplevelsen.
"Tidligere havde vi slet ikke et vagtplanlægningssystem, og vi håndterede vores vagtplanlægning i Excel. Vi følger to forskellige overenskomster, så vagtplanlægning var noget af en jungle for vores medarbejdere," siger Essi Lindholm, HR-partner hos Synsam Finland og projektleder for implementeringen af Quinyx.
Valget af Quinyx blev især påvirket af gode referencer samt den udbredte brug af Quinyx i detailbranchen. Det var også vigtigt, at systemet var agilt, moderne og kunne bruges i andre nordiske lande. "Vi ledte efter referencer gennem vores egne netværk, og uanset hvem vi spurgte, hørte vi kun gode ting om Quinyx. Quinyx opfyldte vores behov bedst," siger Essi.
Implementering kører på skinner
Selve implementeringen blev sat i gang i august-september. Projektet er skredet frem planmæssigt og uden større problemer. "Samarbejdet med Quinyx er forløbet gnidningsfrit. Den vigtigste faktor har været den kompetente implementeringsekspert Eira Kaukonen, som kender både detailbranchen og Quinyx rigtig godt. Hvis der opstår problemer, har Eira altid en løsning," siger Essi glad.
Synsams interne projektteam, bestående af HR- og salgsmedarbejdere fra hele Finland, har ligeledes spillet en vigtig rolle i implementeringen af Quinyx. I løbet af processen har projektteamet haft butikkernes daglige perspektiv og virksomhedsejernes behov for øje. Projektteamet har også dannet et netværk af superbrugere, som har spillet en stor rolle i at støtte andre butiksledere under implementeringen.
Planlægning og ledelse understøtter forandring
En væsentlig faktor for projektets succes har været, at Synsam Finland har investeret i projektplanlægning, selv før projektet gik i gang. "Vi har investeret i projektplanlægning, så det var klart for os, hvordan og hvor vi ville dokumentere projektrelaterede spørgsmål, hvad vores interne mødepraksis var i forbindelse med projektet, og hvordan vi ville kommunikere projektets fremskridt til vores medarbejdere," siger Essi.
God projektledelse har også bidraget til projektets succes. "Vi har brugt mange kræfter på projektledelse og på at sikre, at der virkelig er afsat tid til at bringe projektet fremad. Det har helt sikkert haft en stor indflydelse på vores evne til at overholde tidsplanen."
En anden vigtig faktor for succes har været Synsams forståelse for vigtigheden af change management i forbindelse med systemændringer og virksomhedens investering i intern kommunikation under projektet. Medarbejderne er blevet informeret i god tid om ændringen, og virksomheden har taget skridt til at hjælpe dem med at indføre det nye system. Der er blevet arrangeret træningssessioner for forretningsledere, Quinyx-vejledninger er blevet indbygget i intranettet, og ugentlige Quinyx-sessions er blevet arrangeret via Teams, som forretningsledere kan deltage i efter behov.
En lettere hverdag for virksomhedsledere og en bedre medarbejderoplevelse
Implementeringen af Quinyx er en stor forandring for Synsam Finland, så første prioritet har været at få medarbejderne godt i gang med det nye system. Selvfølgelig er der også store forventninger til Quinyx - systemet forventes at gøre medarbejdernes arbejde lettere og forbedre medarbejderoplevelsen. "Virksomhedslederne behøver ikke længere at bruge flere forskellige Excel-ark, hvilket frigør tid til andre opgaver end vagtplanlægning. For medarbejderne giver Quinyx på den anden side gennemsigtighed, da medarbejderne f.eks. kan se årlig feriesaldi og arbejdstid direkte i Quinyx. Vi håber, at dette vil have en positiv indvirkning på medarbejderoplevelsen," opsummerer Essi.