Kymmenen strategiaa työvoimanhallintaan

Suuren henkilöstömäärän hallinta ei ole helppoa. Yrityksen eri yksiköihin on saattanut muodostua omia toimintatapojaan, ja usein edustettuina on useita eri kieliä ja kulttuureja.

Suuren henkilöstömäärän hallinta ei ole helppoa. Yrityksen eri yksiköihin on saattanut muodostua omia toimintatapojaan, ja usein edustettuina on useita eri kieliä ja kulttuureja. Yksiköiden sisällä sopimusrakenteet vaihtelevat ja henkilöstön eri osat saattavat kuulua eri työehtosopimusten piiriin. Välillä yksittäinen työntekijäkin voi tehdä töitä useamman eri työehtosopimuksen töitä.

Toimivien työvuorolistojen ja riittävien miehitystasojen varmistamisen ohella on tärkeää huolehtia, että kulut pysyvät kurissa ja että tulevaa pystytään ennakoimaan riittävällä tarkkuudella. Liikkuvia osia on siis paljon, ja tavoitteena on rakentaa niistä toimiva palapeli – jokaiselle päivälle.

Tehokkaat ja monipuoliset työvoimanhallinnan strategiat ovat elintärkeitä henkilöstön tyytyväisyyden kannalta. Tyytyväinen henkilöstö puolestaan varmistaa, että liiketoiminta on kannattavaa ja että asiakkaat palaavat yrityksen tuotteiden tai palveluiden pariin yhä uudelleen.

Ota haltuun seuraavat kymmenen työvoimanhallinnan strategiaa, jotka hyödyttävät niin työvuorosuunnittelijaa kuin koko yritystä ja sen henkilöstöäkin.

1. Oikeat ihmiset oikeassa paikassa oikeaan aikaan

Tämä on perustavanlaatuinen asia kaikessa menestyksekkäässä työvoimanhallinnassa. Kun yrityksellä on oikeat ihmiset oikeassa paikassa oikeaan aikaan, se pystyy tarjoamaan parempaa asiakaspalvelua ja varmistamaan asiakkaiden tyytyväisyyden.

Huonosti suunnitellut työvuorolistat tulevat yritykselle kalliiksi, kun taas toimivat listat antavat työntekijöillekin lisäbuustia, varmistavat järkevän pohjan liiketoiminnalle ja saattavat viime kädessä olla juuri se ratkaiseva ero yrityksen menestyksen tai epäonnistumisen välillä.

Hyvällä työvuorosuunnittelulla on mahdollista varmistaa, että oikeat ihmiset ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Toimivien aikataulujen valmistelu vaatii syvällistä ymmärrystä sekä työntekijöistä että liiketoiminnan tarpeista ja näiden kahden elementin mahdollisimman saumatonta yhdistämistä. Onneksi tähän asiaan on olemassa ratkaisuja.

2. Panosta työkaluihin 

Pyrkimys tehokkaaseen työvoimanhallintaan ei vielä riitä. Jos työvuoroja suunnitellaan käyttämällä tiedonlähteenä useita eri järjestelmiä, tuloksena on yleensä ankaraa turhautumista ja kohonnut stressitaso – niin suunnittelijalla itsellään kuin työntekijöillä ja jopa yritysjohdolla.

Kynä, paperi ja Excel eivät riitä loputtomiin. Tehokas työkalu automatisoi ja optimoi työvuorosuunnittelua ennusteiden pohjalta, auttaa viestimään henkilöstön kanssa näppärästi ja tehokkaasti – ja helpottaa myös palkanmaksua.

Tehokas työvoimanhallinnan työkalu mahdollistaa:

- reaaliaikaiset yleiskatsaukset yrityksen toimintaan
- ennakkovaroitukset budjetoitujen työtuntien mahdollisesta ylittymisestä 
- esimiehille enemmän aikaa kasvokkaisille kohtaamisille
- hyvien päätösten tekemisen nopeasti
- helpon tavan viestiä henkilöstön kanssa
- integroidun tehtävienhallinnan
- työntekijöille kätevät näkymät omiin työvuoroihin, työvuorojen vaihtamiseen, vapaapäivätoiveisiin ja lisätyövuorojen pyytämiseen
- tehokkaan työvuoro-, budjetti- ja ennustehallinnan.

3. Päätöksenteko liiketoiminnan ehdoilla

Työkalut ovat iso apu, mutta niillä ei vielä yksistään tehdä ihmeitä. Pohjalla on oltava syvällinen ymmärrys yrityksen liiketoiminnasta. Hyvään alkuun pääsee pohtimalla muutamaa peruskysymystä:

- Miten asiakaspaine käyttäytyy päivittäin, viikoittain, kuukausittain?
- Miten eri asiakassegmentit käyttäytyvät?
- Koska tarvitaan minkälaista osaamista?
- Mihin aikaan kannattaa sijoittaa toistuvat rutiinityöt?
- Miten markkinointi tulee vaikuttamaan asiakasrajapintaan?
- Mihin suuntaan yritystoiminta on kehittymässä?

Mitä paremmalla tasolla liiketoiminnan ymmärrys on, sitä parempaa voivat olla myös työvuorosuunnittelu ja -ajanhallinta.

4. Älykästä ennakointia

Älykäs ennustaminen on yksi onnistuneen työvuorosuunnittelun ja -ajanhallinnan tärkeimmistä elementeistä. On oma taiteenlajinsa osata optimoida oikea miehitystaso usean eri muuttujan pohjalta. Tarkkojen ennusteiden, reaaliaikaisen datan ja oppivien algoritmien avulla on mahdollista saavuttaa merkittäviä parannuksia pienien yhteenlaskettujen muutosten summana.

Älykäs suunnittelu ei ole pelkkää minimointia vaan kustannusten ja tuoton tehokkainta mahdollista optimointia. Ennakointia parantamalla pystytään tekemään viisaampia työvuorolistoja ja varmistamaan dataa hyödyntäen, että yrityksellä on aina oikeat ihmiset oikeassa paikassa oikeaan aikaan.

Älykkään työvuorosuunnittelun muistilista:

- Opi menneestä: käytä historiatietoja suunnitelmien pohjana.
- Käytä useita keskeisiä muuttujia.
- Tarkastele lukuja tunti- ja työntekijäkohtaisesti.
- Vertaa kustannuksia osasto- tai tehtäväkohtaisiin mittareihin.
- Korreloi henkilöstön poissaoloprosentti, sisältäen sairauspoissaolot.
- Selvitä mikä on yrityksen optimaalinen henkilöstörakenne?

5. Kehitä työvuorosuunnittelua

Ennusteiden tarkentaminen helpottaa työvuorolistojen laatimista, mutta toimivalta työvuorosuunnittelulta voi vaatia muutakin. Hyvällä suunnittelulla voidaan alentaa työvoimakustannuksia, parantaa asiakastyytyväisyyttä ja luoda lisämyyntiä.

Mutta saako sillä tyytyväisempiä työntekijöitä? Vastaus ei ole ainoastaan kyllä, vaan se on ehdottomasti kyllä. Kerromme kohta, miksi.

Otetaan kuitenkin ensin pieni katsaus vuorotyöntekijän arkeen. Vuorotyöläisethän tarkastavat omat työvuoronsa tyypillisesti viikkopohjaisista työvuorolistoista.

Vuorotyöläiset saavat harvoin päättää omista työvuoroistaan, vaan he saavat tietää tulevat työvuorolistansa suhteellisen lyhyellä varoitusajalla. Tällä on suuri vaikutus heidän elämäänsä työajan ulkopuolella. Oman ajan suunnitteleminen eteenpäin on todella haastavaa. Vaikutus leviää niin perheen yhteisiin suunnitelmiin kuin muuhunkin vapaa-ajanviettoon.

Osa-aikaisille työntekijöille ja keikkataloudessa eläville tämä myös lisää merkittävästi painetta tehdä töitä monelle eri työnantajalle. Järjestely myös hankaloittaa tulojen ennakointia, sillä työtuntien määrä voi vaihdella rajustikin.

Työvuorosuunnittelun parannukset helpottavat näin ollen huomattavasti yrityksen henkilöstösuunnittelua ja lisäävät työntekijöiden tyytyväisyyttä.

6. Viesti tehokkaasti

Viestinnässä suurimpana sudenkuoppana on usein valheellinen käsitys siitä, että viestintää olisi tapahtunut ja että sitä olisi ollut riittävästi.

Kannattaa aina pohtia, mitkä ovat parhaat viestintäkäytännöt juuri kyseiselle kohderyhmälle. Nykyaikaisiakaan foorumejakaan ei kannata pelätä, esimerkiksi Slack-kanava voi toimia joihinkin tarkoituksiin. Muista kuitenkin, että myös nykyaikainen työvoimanhallinnan ratkaisu voi palvella viestinnän keskipisteenä ja tehokkaana, ensisijaisena kanavana – sitä koko henkilöstö lukee joka tapauksessa ja siellä on kaikkien työntekijöiden tiedot aina ajan tasalla.

Viestinnän keskittäminen ruokkii entisestään ratkaisun käyttöä ja kommunikaation tehokkuutta. Ei tarvitse hyppiä mediasta tai ratkaisusta toiseen vaan kaikki työhön liittyvä relevantti informaatio työvuoroista ja vapaapäivätoiveista ohjeistuksiin ja vaikka ruokalan lounaslistoihin voidaan viestiä samassa paikassa.

7. Mittaa oikeita asioita

Mitä asioita kannattaa mitata ja käyttää päätösten pohjana? Mitkä tiedot ovat yritykselle kriittisen tärkeitä?

Ihan aluksi kannattaa miettiä, mihin yrityksen tämänhetkiset päätökset työvuoroista ja miehitystasoista perustuvat. Jokainen yritys on yksilöllinen, mutta useimmille ainakin seuraavat tiedot ovat oleellisia:

Myynti
Kävijämäärä
Keskiostos
Kannattavuus
Asiakastyytyväisyys

Yllä luetelluista asiakastyytyväisyys muodostaa liiketoiminnan kovan ytimen. Tyytyväiset asiakkaat ja tyytyväiset työntekijät luovat menestyvän yrityksen. Tyytyväiset asiakkaat palaavat yrityksen tuotteiden ja palvelujen pariin todennäköisesti uudelleenkin ja suosittelevat niitä myös muille. Asiakastyytyväisyyttä pidetään pahamaineisen hankalasti mitattavana asiana. Yksi helppo mittausmenetelmä on antaa asiakkaille palautteenantomahdollisuus vaikkapa yksinkertaisilla painonapeilla: iloisella, neutraalilla tai surullisella hymiöllä.

Ymmärrys asiakaskokemuksesta auttaa varmistamaan, että myymälässä, ravintolassa, hotellissa tai toimistossa on aina oikea määrä työntekijöitä. Ja tämä sama tieto voidaan tietysti ottaa huomioon myös työvuorojen optimoinnissa.

8. Jätä tilaa joustoille

Joustava työnteko oikeiden työkalujen ja oikeanlaisten teknologioiden avulla mahdollistaa yrityksille kannattavuuden parantamisen, ajansäästön, kulujen karsimisen, työntekijäpysyvyyden parantamisen ja työntekijätyytyväisyyden lisäämisen. Joustavat työvuorot eivät toki kerralla ratkaise kaikkia ongelmia, mutta kun työntekijöille annetaan mahdollisuus vaikuttaa omiin työaikoihinsa ja työskentelytapoihinsa, myös yritys hyötyy, tuottavuus paranee ja henkilöstöstä tulee tyytyväisempää ja motivoituneempaa.

9. Rekrytoi viisaasti

Työvoimanhallinnasta tulee monin verroin helpompaa, jos rekrytointi hoidetaan viisaasti. Samalla myös henkilökunnan pysyvyys nousee. Hyvä lähtökohta on määritellä ja kirkastaa yrityksen ydintavoitteet ja rakentaa vahva yrityskulttuuri. Tämän jälkeen on helpompi varmistaa, että nykyinen tiimi ja uudet rekrytoitavat vahvistavat sovittuja tavoitteita ja kulttuuria.

10. Sitouta henkilöstö

Viimeisenä muttei vähäisimpänä asiana: pidä aina huolta työntekijöiden hyvinvoinnista. Gallup-tutkimuksen mukaan tuottavuus on 22 % kilpailijoita parempi yrityksissä, joissa on sitoutuneet työntekijät. Syynä on se, että motivoituneet työntekijät ovat tuottavampia. He näkevät enemmän vaivaa, tekevät kovemmin töitä ja tuottavat enemmän arvoa niin asiakkaille kuin yrityksellekin. Työhyvinvointia voi edistää lukemattomin eri tavoin, ja olemme koostaneet joitakin omia suosikkitapojamme yhteen pakettiin.

Lataa ilmainen oppaamme strategiseen työvoimanhallintaan:
Lataa e-kirja

Löydä Quinyx ja aloita matkasi jo tänään

Täytä yhteystietosi alla olevaan lomakkeeseen, niin otamme sinuun yhteyttä ilmaisen tuote-esittelyn tiimoilta. Yhteydenottopyyntö ei sido sinua mihinkään.