Zeg vaarwel tegen het Excel-schema

In alle bedrijfstakken die om wisseldiensten draaien, is er één gemeenschappelijke deler die voortdurend geld en tijd kost. We hebben het dan ..

In alle bedrijfstakken die om wisseldiensten draaien, is er één gemeenschappelijke deler die voortdurend geld en tijd kost.

We hebben het dan natuurlijk over schema's.

Het maken van roosters in Excel kan uren duren, en het aanpassen ervan – door operationele uitdagingen – kost vaak nog meer tijd.

Uw schema's kunnen wekelijks, tweewekelijks of maandelijks zijn; de frequentie doet er eigenlijk niet toe. Het enige dat telt, is dat de diensten moeten worden ingepland en op tijd aan medewerkers moeten worden gecommuniceerd. Helaas kunnen werknemers zich ziekmelden of willen ze weleens een onverwacht dagje vrij, wat betekent dat uw schema misschien nog een keer bijgewerkt moet worden.

Klinkt het bekend? Hier laten we zien hoe u de meest voorkomende vragen van uw personeel over hun planningen kunt oplossen.

‘In welke diensten werk ik volgende week?’

Dit is een van de meest gestelde vragen aan lijnmanagers. Of het nu een restaurant is met 50 werknemers of een superstore met honderden werknemers, uw personeel wil altijd weten wanneer ze moeten werken.

Denk aan de tijd die het kost om die vraag voor één medewerker te beantwoorden: misschien is het maar 5 minuten. Maar laten we zeggen dat 50 medewerkers dezelfde vraag stellen. Ineens is de manager hier dan 250 minuten (iets meer dan 4 uur) aan kwijt.

Met een Workforce Management-systeem zal dit probleem nooit ontstaan.

In plaats van diensten te bekijken op een afgedrukte spreadsheet op een mededelingenbord, kunnen uw medewerkers alles op één plek zien en openen, waar ze ook zijn, én weten ze dat het rooster elke week op hetzelfde tijdstip wordt gepubliceerd.

Met een online Workforce Management-systeem en een mobiele app, kunt u beginnen met het besparen van tijd, geld en productiviteit.

‘Ik wil deze week graag meer uren.’

Dit is een veel gehoorde vraag nadat er een rooster is uitgedeeld waarmee iemand niet tevreden is. Met een Workforce Management-systeem kan dit allemaal in één omgeving worden geregeld, waar aanvragen voor meer uren automatisch in de wachtrij kunnen worden geplaatst, zodat wanneer iemand niet kan werken, het systeem de dienst zal toewijzen aan de medewerker die heeft aangegeven meer te willen werken.

‘We hebben onze diensten omgewisseld.’

Gebeurt ook veel, nietwaar?

Meestal wisselen medewerkers van dienst zonder het te vragen of vergeten ze het hun management te vertellen. Op de mooie, strakke spreadsheet die u gemaakt hebt, wordt vervolgens een en ander doorgekrast. Namen zijn doorgestreept. Uren worden gewijzigd. Kortom: het wordt een puinhoop.

Stel u voor dat dit proces binnen een online omgeving plaatsvindt en dat de manager het alleen maar hoeft goed te keuren met één druk op de knop. Het ís mogelijk.

Een multi-platform oplossing

Dankzij technologische vooruitgang en technisch onderlegde medewerkers kunt u afscheid nemen van Excel en handgeschreven planningen. Met een online Workforce Management-systeem en mobiele app kunt u beginnen met het besparen van tijd, geld en productiviteit.

Zeg dus maar gedag tegen die spreadsheets en laat de software het zware werk voor u doen.

Meer weten? Praat met een van onze WFM-consultants.

 

Vraag een gratis demo aan

Ontdek Quinyx en start vandaag uw reis

Vul hieronder uw gegevens in en wij nemen contact met u op voor een gratis en vrijblijvende demo.