Op 1 januari 2020 zal de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) van kracht gaan. De wet is ontworpen om het aantrekkelijker te maken voor bedrijven om vaste arbeidscontracten aan te bieden en ervoor te zorgen dat werknemers meer zekerheid en bescherming krijgen. Om te voldoen aan de nieuwe regelgeving en wat de eventuele gevolgen kunnen zijn, zullen deze bedrijven met een kritische blik naar hun personeelsplanning en roosters moeten kijken.
De invoering van de WAB komt nauwelijks als een verrassing. Het is een gevolg van EU regelgeving en Nederland liep achter met de invoering ten opzichte van landen om ons heen. Maar er is ook een grotere trend wereldwijd te zien. De toon werd gezet in de Verenigde Staten, toen enkele staten de zogeheten predictive scheduling laws invoerde. Tel daarbij op dat klanten hoge verwachtingen hebben en weinig geduld en er ontstaat een interessant spanningsveld. Dit vergt veel van werknemers met als gevolg een hoog personeelsverloop, vooral in markten die leunen op flexibele werkers zoals horeca en detailhandel. Vraag is: hoe kan de nieuwe wet hierbij helpen en wat betekent dat voor u?
De wetswijzigingen die impact hebben op uw personeelsplanning
- Payrollers krijgen dezelfde arbeidsvoorwaarden als de werknemers in dienst van de opdrachtgever. Het gebruiken van payrollers wordt daardoor minder voordelig.
- Oproepkrachten, zoals personeel met nuluren- en min/max-contracten, moeten minstens 4 dagen van te voren schriftelijk worden opgeroepen voor werk. Indien dit niet gebeurt, mogen zij de oproep weigeren. Andersom geldt dat het intrekken van werk ook minstens 4 dagen van te voren moet gebeuren, anders is de werkgever verplicht het geplande uren alsnog uit te betalen. Overigens kan deze termijn van 4 dagen ook verkort worden tot 1 dag, maar dit dient dan in een CAO te worden vastgelegd.
- Oproepkrachten moeten nadat zij 12 maanden in dienst zijn een nieuw contract krijgen met het aantal uren dat zij gemiddeld hebben gewerkt in deze voorgaande twaalf maanden. Stel, de oproepkracht heeft nu een contract van 20 uur per week, maar heeft in 2019 het gehele jaar gemiddeld 28 uur per week gewerkt, dan is de werkgever verplicht hem of haar een contract van 28 uur aan te bieden en uit te betalen.
- Werkgevers gaan een hoge WW-premie betalen voor flexibele en tijdelijke contracten en een lage WW-premie voor vaste arbeidskrachten. Het verschil zal standaard 5 procentpunten zijn. Vaste arbeidskrachten worden hiermee dus goedkoper.
De gevolgen van de WAB en te nemen acties in uw planning
Dat bedrijven zich dienen te houden aan de nieuwe wetgeving is een gegeven. De vraag is echter of u daarmee ook voldoende hebt gedaan om de werknemer écht gelukkig te maken. Het staat vast dat de invoering van de wet arbeidsmarkt in balans is ontstaan om de werknemer meer zekerheid te bieden. De wijzigingen die zullen intreden moeten er voor zorgen dat werknemers eerder ingelicht worden over het aantal uren werk dat zij kunnen verwachten en dat werkgevers zich daar aan dienen te houden. Het voldoen aan die afspraken is van groot belang om eventuele overtredingen te voorkomen. Dit betekent dat u niet alleen eerder uw roosters moet publiceren en delen met uw werknemers, maar dat u ook zeker moet zijn dat het rooster voldoet en dat er (bijna) geen aanpassingen nodig zullen zijn.
De WAB dwingt u verder te kijken in de toekomst
Om dat te kunnen doen en die zekerheid aan uw werknemers te geven, zult u verder in de toekomst moeten kijken. Op de lange termijn betekent dat u op een strategisch niveau gaat kijken naar hoeveel personeel u in de toekomst nodig heeft en of u de werkdruk kunt verdelen over het huidige aantal werknemers. Een uitkomst kan zijn dat u meer personeel nodig heeft en u het gat moet dichten tussen het toekomstige werk (vraag) en uw huidige mix van werknemers (aanbod). Ook moet er rekening worden gehouden met het personeelsverloop, ervaringsniveaus, efficiëntie van uw werknemers en de kosten om eventuele flexibele of vaste werknemers aan te nemen of te heralloceren.
Om op korte termijn te voldoen aan de WAB, kijkt u tactisch naar het huidige roosterproces. Uw roosters moeten nog beter zijn dan ze al waren en minder gevoelig voor schommelingen in vraag en aanbod. Daarvoor zal er gekeken moeten worden naar factoren die invloed hebben op de vraag, zoals seizoenen, evenementen en promoties. Het werk en de diensten die uit de vraag vloeien hangen weer af van het gewenste serviceniveaus en de arbeidsnormen, oftewel de benodigde tijd om een taak te vervullen. Roosters zijn compleet wanneer diensten worden gevuld door de werknemers met de juiste kennis en kunde en er verder aan alle CAO en arbeidsregels voldaan wordt.
Roosters maken die meer doen dan alleen maar voldoen aan de WAB
Met al deze factoren in het achterhoofd, wordt duidelijk dat het maken van perfecte roosters die weinig veranderingen vereisen en ook voldoen aan de WAB, een complexe klus is. En vergeet niet; het voldoen aan wet- en regelgeving is een verplichting, maar geen einddoel! Wat zijn dan wel einddoelen?
Einddoelen die u kunt optimaliseren zijn:
- Genoeg personeel inzetten om aan de vraag te voldoen, waardoor bedrijfsresultaten en serviceniveaus verbeteren. Resultaat? Minder wachtrijen voor de kassa of klanten die sneller geholpen kunnen worden.
- Meer gemotiveerd en tevreden personeel omdat er rekening gehouden wordt met persoonlijke wensen en voorkeuren van werknemers. Resultaat? Minder verloop en klanttevredenheid zal verbeteren.
- Het voorkomen van dure overuren en het voorkomen dat overgekwalificeerd personeel bepaalde taken uitvoert. Resultaat? Minder personeelskosten.
Deze drie doelen lijken recht tegenover elkaar te staan en roosters worden daarom vaak geoptimaliseerd voor slechts één van deze drie doelen. Het lijkt een vrijwel onmogelijke taak om een balans te vinden en roosters te maken waarvan de precieze impact op de resultaten, werknemerstevredenheid en kosten van te voren bekend is. Het interessante is dat er zelden te weinig data in het bedrijf aanwezig is om die impact te berekenen. Planners werken al vaak met (online) roosterprogramma’s of soms vertrouwen ze nog op Excel. Maar om de potentie van de aanwezige data echt te maximaliseren en dit te combineren met de kennis van uw planners, dient u nieuwe technologie in te zetten. En met deze nieuwe technologie kunt u roosters écht optimaliseren waardoor de genoemde doelen wél binnen handbereik liggen.
WAB en Workforce Optimisation
De technologie die u helpt met de optimalisatie noemen wij Workforce Optimisation. Met deze technologie heeft u de controle over de verhouding tussen werknemerstevredenheid, omzet, kosten en dat er volledig wordt voldaan aan de WAB. Workforce Optimisation wordt gedreven door kunstmatige intelligentie en verschillende algoritmes met als doel het proces volledig te automatiseren. Niet alleen stelt het u in staat om verder vooruit te kijken en de vraag beter te voorspellen, maar vooral om last-minute veranderingen in de roosters te minimaliseren. Zodoende kunt u het huidige personeelsbestand effectiever inzetten op basis van functie, vaardigheden en contracttypes.
De invoering van de Wet Arbeidsmarkt in Balans brengt veel teweeg in Nederland. Bedrijven worden door de invoering gedwongen om kritischer te kijken naar de huidige samenstelling van het personeelsbestand en de manier van roosteren. Voor bedrijven met een groot personeelsbestand (mix van vaste-, flexibele- en uitzendkrachten) vormt dit zelfs een nog grotere uitdaging. Gelukkig hoeft het vanaf nu geen probleem meer te zijn om te voldoen aan de WAB, want u kunt gebruik maken van technologie die u helpen verder vooruit te kijken en die automatisch roosters creëren. Door deze technologie zal het roosterproces minder complex en tijdrovend worden én voldoet u ook nog op de meest efficiënte manier aan de nieuwe Wet Arbeidsmarkt in Balans zonder uw andere KPIs uit het oog te verliezen.