Ferieplanlegging

St. Hans-feiringen ligger bak oss, og vi nordmenn tar til strendene eller reiser på hytta. Tankene vender uunngåelig til den tiden på året når det kan føles som om det er flere ansatte på ferie enn på jobb.

St. Hans-feiringen ligger bak oss, og vi nordmenn tar til strendene eller reiser på hytta. Tankene vender uunngåelig til den tiden på året når det kan føles som om det er flere ansatte på ferie enn på jobb.

Det er bra med ferie, og selv om vi er opptatt av at man skal glede seg over jobben sin, er vi samtidig oppmerksomme på de viktige fordelene med en god ferie, der de ansatte får tid til å lade opp batteriene og kommer tilbake med godt humør, nye krefter og større engasjement.

Som Shawn Achor, bestselgende forfatter og mannen bak en av de mest populære TED Talks-foredragene, sier: – Det største konkurransefortrinnet i den moderne økonomien er en positiv og engasjert hjerne. For å holde seg engasjert i jobben trenger hjernen regelmessige pauser for å få et nytt, friskt perspektiv og ny energi.

Samtidig må man selvfølgelig også ta hensyn til virksomhetens behov, og for mange av dere er sommermånedene noen av årets travleste. Det betyr at det er helt avgjørende å ha de riktige folkene på rett sted til rett tid. Dessuten må du sørge for at du har folk med den rette kompetansen på jobb – hvis du driver en travel bar og har gitt alle skiftlederne fri, har du skaffet deg et problem!

Det kan være frustrerende å bruke tradisjonelle metoder (det være seg et regneark eller penn og papir) til å administrere vakter, ferieavvikling og hvem som er tilgjengelig for å jobbe på en hvilken som helst dag, og det er veldig lett å gjøre feil.

Teknologi og systemer som programvare for personalplanlegging, der du styrer alt fra ett sted, kan gjøre hverdagen mye lettere ved å automatisere de arbeidsintensive prosessene og forbedre kommunikasjonen med de ansatte.

VIL DU EFFEKTIVISERE TIDSPLANLEGGINGEN? LAST NED VÅR GRATIS VEILEDNING FOR Å SE HVORDAN DET KAN GJØRES.

Det finnes imidlertid andre måter du kan tilrettelegge og optimalisere virksomheten om sommeren på.

 

1. Planlegg på forhånd

Bare det å vite når de ansatte skal på ferie og ha et tydelig, solid system for håndtering og godkjenning av ferieforespørsler, kan utgjøre en stor forskjell. Det er også viktig å kommunisere denne prosessen til de ansatte. Forsikre deg om at de forstår hvordan de skal gå frem for å be om ferie og vet om eventuelle andre ting de må gjøre.

Det er selvfølgelig mye tid å spare på å styre alt dette i et vaktplanleggingssystem. Med moderne løsninger kan du opprette regler, slik at prosessen om nødvendig kan automatiseres. Du kan også bruke de samme løsningene til å planlegge på forhånd. Hvis du publiserer tidsplaner opptil seks måneder før sommeren, får de ansatte god tid til å planlegge feriene sine rundt dagene de er satt opp på jobb.

 

2. Vær fleksibel 

Forhåndsplanlegging gir en rekke fordeler, men samtidig bør du være fleksibel med tidsplanene dine. Den viktigste grunnen er at du, ved å gi de ansatte en viss styring over når de skal jobbe, kan oppnå en betydelig positiv effekt på engasjementet og tilfredsheten hos de ansatte.

Vi kan ta verdensmesterskapet i fotball som eksempel. Dette er en av verdens mest uforutsigbare konkurranser, og de tradisjonelle favorittene får seg ofte en overraskelse fra uventede kanter. Hva om Norge plutselig skulle kvalifisere seg til VM å gå videre? Da ville nok mange av de ansatte ønske å bytte skift, så de kunne se kampene. I stedet for å holde fast på vaktlisten bør du gi dem en mulighet til å bytte skift på en enkel måte. Det samme gjelder ansatte som ønsker seg en mini-ferie til å nyte det gode været. Når du gir dem muligheten til å ta fri når det ikke har noen negativ innvirkning på virksomheten, får de større fleksibilitet og bedre styring over tilværelsen, og det er helt uvurderlig når du vil skape medarbeiderengasjement.

Ansatte føler ofte at de ikke blir hørt av den som setter opp vaktlistene. Noe så enkelt som å kunne administrere jobb og ferie og se timene de har arbeidet (særlig når alt kan gjøres i en app), gir dem en langt bedre kontroll over hverdagen. I en fersk studie var 95 prosent av deltidsansatte veldig enige i at bruken av en app gjør det enkelt for dem å tilpasse tidsplanene sine etter behovene sine.

 

3. Få bedre innsikt i virksomheten din

Gode prognoser er avgjørende for å forstå virksomheten din. Du må vite på forhånd når det blir travelt, og hvor mange ansatte du til enhver tid må ha på vakt for å holde kundetilfredsheten høy. Historiske data er viktig for en god prognose, men andre faktorer – alt fra værforhold til store idrettsarrangementer – er også avgjørende. Jo flere data du samler inn om virksomheten din, desto bedre blir prognosen. Og med bedre prognoser får du bedre tidsplanlegging som gjør det lettere å innvilge ferieforespørsler og håndtere de ansattes fridager.

I vårt gratis on-demand webinar kan du selv se hvordan en moderne, mobilvennlig personalplanleggingsløsning fungerer (og hvordan din virksomhet kan dra nytte av den).

Se webinaret

Bli kjent med Quinyx og start reisen i dag

Oppgi din kontaktinformasjon under, så tar vi kontakt med deg for å avtale en uforpliktende demo.