Vi gjorde en undersökning där vi frågade 300 chefer runt om i världen om deras utmaningar och fokusområden för verksamhetens skiftarbetare. Svaren visade att organisationer med en stor andel skiftarbetare, men som inte använder AI i bemanningsplaneringen, tappar upp till 15 procent av omsättningen. Vi såg också att scheman som brister i kvalitet ger lönekostnader som är 25 procent högre än vad de behöver vara.
Schemaläggning har aldrig varit enkelt, utan är en uppgift med en stor inbyggd komplexitet. Ett bra schema behöver ta hänsyn till medarbetare och kunder, samtidigt som det ska bidra till att verksamheten gör ett bra resultat.
Definitionen på ett bra schema är att rätt person är på rätt plats i rätt tid, och det förutsätter bra prognoser. När pandemin ändrade spelplanen, med restriktioner, karantänsregler och stora förändringar i efterfrågan, lyftes svårighetsgraden till en helt ny nivå. Många ställdes inför en oförutsägbarhet som var för stor för att de skulle kunna hantera den på ett bra sätt.
Som en del av undersökningen har vi analyserat 450 000 scheman och sett att de i många fall inte levererar grundläggande funktioner. Många bröt också dagligen mot arbetstidslagstiftning.
Så vilka är de största problemen med scheman i dag, och hur löser vi dem? Här är våra spaningar:
1.Gammal teknik
Av de chefer som deltog i vår enkät uppgav 30 procent att de har fler variabler att ta hänsyn till än deras nuvarande WFM-system kan hantera. 40 procent berättade att teknik som nått sitt bäst före-datum är deras största problem.
Den snabba teknikutvecklingen innebär att kontrasten mellan gamla och nya lösningar för schemaläggning är stor. Gamla lösningar skjuter utanför målet med en träffsäkerhet som bara ligger på 70 procent. En modern lösning med AI levererar en träffsäkerhet på 90 procent.
Pandemin har synliggjort bristerna i de gamla systemen, och att de orsakar stora kostnader. I framtiden, på andra sidan pandemin, kommer vi ställas inför nya utmaningar och precis som idag kommer vi att behöva verktyg som gör oss så anpassningsbara som möjligt.
2. Följa lagar och regler
De scheman vi tittade på i vår undersökning hade i snitt mellan tre och åtta överträdelser mot arbetstidslagar. Som att medarbetarna hade för lite rast och vila, eller jobbar för många dagar i sträck.
En lösning för bemanningsplanering som använder AI gör det enklare att följa lagar, regler och avtal, och att anpassa sig när de förändras. Lösningen håller också reda på vilka kompetenser olika medarbetare har och matchar det mot vad som behövs för att utföra olika uppgifter. Personalen får också schemat i god tid vilket gör det enklare för dem att planera sina liv.
3. Skiftande efterfrågan
Under pandemin har vi sett att kundtillströmning och efterfrågan kan förändras på ett oförutsägbart sätt, och att det händer från den ena dagen till den andra. Tillgången på arbetskraft har också blivit svårare att förutse på grund av sjukdom och karantänsregler.
En lösning med automatiserade scheman som tar hänsyn till medarbetarnas tillgänglighet, avtal, önskemål och kompetens skapar bättre förutsättningar för att verksamheten ska fungera på ett bra sätt, även under perioder av stor osäkerhet. Med hjälp av AI i WFM-mjukvaran kan ni använda den senaste datan för att förutse hur efterfrågan kommer se ut i framtiden.
4. Övertid kostar pengar
Övertidskostnader som drar iväg är en stor utmaning för den som lägger schemat, och som riskerar att välta hela personalbudgeten. Tidredovisning som är integrerad i lönesystemet kan underlätta kostnadskontrollen, men det kan även automatiserade scheman med AI. En internationell butikskedja sparade 4000 övertidstimmar på bara sex månader med hjälp av bättre verktyg.
5. Medarbetarnas önskemål
Ett bra schema är bra för verksamheten, men också för medarbetaren. Men det kan vara svårt att få till en bra balans när behoven drar åt olika håll. En smidig lösning för digital kommunikation mellan den som lägger schemat och skiftarbetaren gör det enklare att få till optimal bemanning. Med WFM-appen är det smidigt för arbetsgivaren att kommunicera med personalen, och för medarbetarna att begära ledighet samt byta och begära skift.
Sammanfattning:
Ett riktigt bra schema levererar en bemanning som både möter verksamhetens och medarbetarnas behov. Och en bra lösning för schemaläggning tar automatiskt hänsyn till parametrar som prognoser, kompetens, utbildningar, arbetstidslagar och avtal.
Genom att använda en WFM-lösning med AI för att lägga schemat kan ni fatta bättre beslut, frigöra tid, spara pengar samt minimera fel och administration.
Ladda ner vår rapport som visar den verkliga kostnaden för dåliga scheman. 