Bättre scheman på menyn för restaurangkedjan
Vapiano har gjort sig känt för ett smart kösystem, där matgästerna får beställa direkt och slipper sitta vänta lika länge på maten. De står för ett framtidsorienterat serveringskoncept som de kallar för ”fresh casual dining”. Konceptet har blivit så populärt att franchisekedjan redan har nio restauranger i Sverige och finns på plats i resten av världen. Därför var det naturligt för Vapiano att ta sig an den egna schemaläggningen på ett lika smart sätt. Valet föll på Quinyx – och resultatet har inte låtit vänta på sig.
Implementation
Vapiano utsåg tidigt ett antal representanter som ansvarade för det implementationsprojektet som tog fart under 2010. Representanterna, så kallade superusers, tog hjälp av Quinyx projektteam och Quinyx Academy för att lära sig systemet utan och innan. Därefter införde man systemet stegvis på respektive restaurang. Man integrerade även backoffice-systemet MS POS och lönesystemet Hogia med Quinyx.
Utmaning, lösning & resultat
Utmaningar
-
Schemaplanering: Använde tidigare Excel, vilket var omständligt, oflexibelt och tidskrävande.
-
Kommunikation: Schemaändringar skapade missförstånd mellan medarbetarna
-
Tidregistering: Kassasystem och Excelfiler var tidskrävande och saknade stöd för att hantera kollektivavtalen. Kvaliteten på data till löneadministrationen var låg.
-
Prognos: Svårt och omständligt att få fram tillförlitliga prognoser.
Lösning
-
Quinyx Schema, Tid, Kommunikation, Uppgift och Budget & Prognos
-
Quinyx Mobila Appar
-
Hogia Löneintegration
Resultat
- Sedan lanseringen har Vapiano sänkt den totala lönekostnaden med 5%. Främst tack vare optimering av arbetsstyrkan.
- Vapiano har sänkt den genomsnittliga tid som chefer lägger på schemaläggningen från 3 dagar till mellan 4 och 8 timmar.
- Internkommunikation gällande schema, arbetsplats och krissituationer har förbättrats avsevärt tack vare Quinyx. Nu kan Vapiano nå medarbetare med viktig information direkt i mobilappen, vilket både är snabbare och enklare.
Sammanfattning
Med Quinyx WFM har Vapiano fått ett modernt och lättanvänt system, vilket även har medfört stora tids- och kostnadsbesparingar.
För restaurangpersonalen innebär det bland annat en mobilapp som gör det enklare att byta arbetsskift med kollegor och ange den tid man har möjlighet att jobba. Som en bonus har Vapiano även fått ett modernt och effektivt system för att kommunicera med sin personal.
Sammanfattningsvis är Vapiano mycket nöjda med valet av Quinyx. Framförallt är det flexibiliteten, användarvänligheten och kommunikationsmöjligheterna i systemet som har gjort störst skillnad för verksamheten.
Se även Vapianos framgångssaga på youtube.