Få koll på de största WFM-trenderna för 2024

Många företag och organisationer behöver erbjuda en sammanhängande, digital medarbetarupplevelse. I takt med att tekniken utvecklas har företag och organisationer fått många olika lösningar att hantera, vilket gör saker och ting lite mer komplicerat än vad det behöver vara. Det är komplext att använda flera olika system, hantera affärsverksamheten och fatta strategiska beslut.

En av Gartners rekommendationer för workforce management i deras rapport från 2023 är att gå ifrån WFM-lösningar som körs och underhålls lokalt på företagets egna servrar eller datorer, och istället börja använda molnbaserade verktyg.

Leverantörer av WFM-lösningar kombinerar allt oftare kommunikations-, inlärnings- och chattfunktioner med mer traditionella WFM-funktioner som schemaläggning, tid och närvaro. Detta innebär bättre integrationer och färre appar och verktyg, samtidigt som att det blir säkrare och mer kostnadseffektivt.

När du hittar rätt programvara för din verksamhet kan det verkligen bli en game-changer. Alldeles för ofta går vi i fällan att leta efter programvaror som är fullpackade med olika funktioner - men det spelar ingen roll om programvaran inte hjälper personerna som faktiskt behöver den.

Verksamheter som är beroende av schemalagd personal behöver hitta användarvänliga, digitala lösningar och appar som inkluderar bra kommunikationsfunktioner och har allt de behöver på ett och samma ställe.

Den sista punkten är väldigt viktig. Företag och organisationer måste investera i tekniska lösningar som har allt medarbetarna behöver på ett ställe. Du kan inte fortsätta att tvinga din personal att hantera massa olika appar varje dag. Du behöver istället ha en WFM-lösning med allt samlat på en plats.

Varför då? Jo, från den schemalagda personalens perspektiv så kollar de regelbundet sitt schema, anger hur många timmar de har jobbat, bokar upp sig på lediga skift och byter skift med sina kollegor. Så WFM-verktyget används alltså dagligen. Att integrera kommunikation, information och utbildning gör livet så mycket enklare för slutanvändaren - det vill säga din schemalagda personal.

Ta till exempel en global cafékedja som sömlöst integrerat dessa funktioner i sitt WFM-verktyg. Resultatet talade för sig själv, när andelen som börjat använda tjänsten på mobilen var hela 96,8% på bara ett år. Detta visar hur införandet av ett nytt verktyg kan bli väldigt lyckat och gå smidigt - om det är rätt verktyg.

Genom att samla medarbetarupplevelsen i färre appar blir den digitala medarbetarupplevelsen dessutom mer effektiv och sammanhängande, vilket ännu en gång förbättrar det dagliga livet för den schemalagda personalen.

Vår rapport State of the Frontline Workforce visade att var tredje person använder fyra eller fler appar och digitala verktyg i sitt arbete. Det kan få dina medarbetare att känna sig överväldigade. Det begränsar deras förmåga att utföra uppgifter effektivt och det står helt enkelt i vägen för deras produktivitet. Genom att implementera en integrerad lösning kan du ta itu med dessa utmaningar och ge den schemalagda personalen en mer sömlös och effektiv upplevelse.

Sen finns det även en fördel med att kombinera data. Om du till exempel har uppgiftshantering och schemaläggning i samma lösning kan du använda resultatet från uppgifterna när du skapar det nya schemat. Du kan även använda informationen om de bokade arbetspassen och medarbetarnas tillfredsställelse med schemat, när du skapar framtida scheman. Så att allt hänger ihop och att alla tjänar på det.

Motiverad personal är nyckeln till framgång. Men när vi går in i 2024 är omsättningen av schemalagd personal ett stort problem. Många undrar vad det är företagen och organisationerna missar. Kanske är lösningen en förbättrad medarbetarupplevelse.

När var senaste gången du missade en födelsedag? Eller ett firande? Eller ditt barns fotbollsmatch? Att kunna göra något så enkelt som att byta ett arbetspass kan verka som något litet, men över 40% av schemalagd personal har ingen möjlighet att påverka sina scheman. 45% uppger även att deras schema leder till att de missar högtidsfirande och viktiga händelser för vänner och familj, eftersom de måste jobba på helger och kvällar.

Med hjälp av insikter från vår senaste rapport State of the Frontline Workforce upptäckte vi att den främsta stressfaktorn för schemalagd personal är brist på flexibilitet i schemat. Trots mängden appar och digitala verktyg som finns på arbetsplatser är det många som fortfarande inte kan byta skift i en app.

Det är lätt att tänka att sådant som löneökningar, bonusar eller förmåner ska leda till att företag och organisationer får behålla sina medarbetare. Men faktum är att det inte är tillräckligt. Personalomsättningen är ett av de största problemen just nu och medarbetarnas upplevelse och möjlighet att själva bestämma över sina scheman är den främsta orsaken till det.

Medarbetarupplevelsen handlar om mer än schemaläggning. Du måste ge din personal förutsättningarna så att de kan prestera så bra som möjligt. Det är därför smarta företag och organisationer går över till en modell för att stärka medarbetarna, snarare än en modell för att effektivisera arbetet, nu när medarbetarnas inflytande blir allt viktigare.

Det innebär att arbetsgivarna inte bara tänker på löneökningar och bonusar, utan även erbjuder verktyg som kan stärka personalen och ge dem mer frihet på jobbet. Man satsar alltså på att förbättra medarbetarnas kunskaper på lång sikt så att de kan stärkas, snarare än att de bara följer reglerna.

Genom att ta itu med de grundläggande orsakerna till en hög personalomsättning kan verksamheter skapa en miljö där medarbetarna kan vara sitt bästa jag.

Nyckeln till att engagera din personal är att ta itu med de frågor som är viktigast för dem.

Med en strategi som tar ett helhetsgrepp över att hantera och engagera medarbetarna, kommer din verksamhet att blomstra. Det innebär alltså en strategi som effektiviserar kommunikationen och tekniken, erbjuder möjligheter till karriärutveckling, skapar en kultur där personalen känner sig sedda, och prioriterar balans mellan arbete och fritid. Särskilt med uppbackning av smart AI-användning.

Ett bra sätt att komma igång är att investera i initiativ som tar vara på personalens önskemål om att få fördjupa sina kunskaper och utvecklas i sin yrkesroll. Det kan göras genom att använda digitala verktyg som samlar allt på ett ställe (i stället för att använda flera olika lösningar som leder till förvirring) och automatiserar deras schema. Detta leder till både minskad stress och en bra balans mellan jobb och fritid.

Och så till det viktigast av allt - var inte rädd för AI! Utnyttja möjligheten att förbättra medarbetarupplevelsen och hjälpa alla i teamet att få lite mer tid över till annat (samtidigt som de får det de behöver gjort).

På så sätt kommer du kunna skörda frukten av en engagerad personalstyrka.