De faktiske omkostninger ved dårlig vagtplanlægning

Quinyx foretog en undersøgelse blandt 300 globale chefer for at finde deres største udfordringer og topprioriteringer, når det gælder ledelse af ..

Quinyx foretog en undersøgelse blandt 300 globale chefer for at finde deres største udfordringer og topprioriteringer, når det gælder ledelse af deskless workers. 

Resultaterne viser, at virksomheder - som er afhængige af deskless workers, men som ikke har AI-drevet workforce management - mister op til 15 % af omsætningen og overforbruger op til 25 % på lønninger, primært på grund af dårlig vagtplanlægning. 

Perfekt vagtplanlægning, som både tager højde for forretningens og kundernes behov, har en hårfin balance mellem omkostningerne og medarbejdernes ønsker og samtidig leverer en stærk ROI, har altid været nærmest umulig. 

God vagtplanlægning handler om at have de rette folk på rette tid og sted - men pga. pandemien har det været sværere end normalt at lave god vagtplanlægning. 

Effektive prognoser er nøglen til gode vagtplaner, men pga. svingende efterspørgsel, ændret forbrugeradfærd, lokale restriktioner og en lang række hygiejneforanstaltninger, har det været sværere end nogensinde at lave effektive prognoser og dermed god vagtplanlægning. 

Ofte opfylder vagtplanerne ikke engang, hvad de skal. Vi analyserede mere end 450.000 vagtplaner fra arbejdsgivere til deskless workers og fandt, at mange af dem ikke engang opfyldte de grundlæggende funktioner. Mange overtrådte også arbejdsregler på daglig basis. 

Så hvad er de største udfordringer med vagtplanlægning, og hvordan kan de løses? 


1.Forældet teknologi

Af de adspurgte chefer sagde 30 %, at de havde for mange variabler i vagtplanlægningen til, at deres nuværende workforce management-system kunne håndtere dem, mens 40 % sagde, at forældet teknologi var deres største udfordring. 

Vagtplaner, der er udarbejdet i et regneark eller i ældre software, har altid begrænset funktionalitet. Desuden har de kun en nøjagtighed på 70 %. 

 I sammenligning leverer AI-drevet WFM-software, som er bygget til at inddrage alle vagtplanlægnings-variabler, næsten perfekt nøjagtighed og giver signifikante besparelser på lønomkostningerne. 

Hvis teknologien er en begrænsning for dig, er det tid til at tage springet og finde en løsning, der kan hjælpe dig med at klare alle de udfordringer, som du møder efter pandemien.

2.Overholdelse af regler og love 

I vores research fandt vi vagtplaner, som - i gennemsnit - havde tre-otte arbejdsretlige overtrædelser hver uge. Disse overtrædelser var måske ikke omfattende ved første øjekast, men en stor restaurantkæde fik en bøde på over 6 mio. kr. for ikke at overholde reglerne. 

AI-drevet WFM-software forbedrer overholdelsen af arbejdslove med regler for vagtplanlægning, lovændringer, kontraktmæssige krav, fagforeningskrav, frokostpauser og hviletid. Softwaren har styr på, hvilke færdigheder og certificeringer, der er nødvendige for at udføre hver rolle, ligesom vagtplanerne bliver offentliggjort i god tid. Det giver større fleksibilitet.

3.Skiftende efterspørgsel

Efterspørgslen er ekstremt svingende i øjeblikket. Vagtplaner, som hidtil har fungeret i din virksomhed, kan sikkert ikke bruges længere. Nu skal du nemlig inddrage risikoen for, at medarbejderne bliver syge eller skal isoleres sammen med ændringer i efterspørgslen. 

 I en konstant skiftende økonomi, bør du have værktøjer til at automatisere og optimere dine vagtplaner, baseret på udsving i efterspørgslen. WFM-værktøjer tildeler automatisk vagter til medarbejdere ud fra tilgængelighed, præferencer, kontrakttype og færdigheder. Og du kan - ved hjælp af AI i dit WFM-værktøj, udnytte de de seneste faktiske forhold til at se, hvad der vil ske fremover og planlægge efter det.

4.Overarbejdsbetaling 

Overarbejdsbetaling, som kommer ud af kontrol, er en anden udfordring for vagtplanlæggeren. Hvis du ikke styrer overarbejde effektivt, kan det ødelægge dit budget. Selvfølgelig kan tidsregistrering integreret i lønsystemet hjælpe dig med at kontrollere omkostninger til overarbejde, men det kan automatiseret AI-drevet vagtplanlægning også. Og det virker. En global detailhandler reducerede overarbejdet med 4.000 timer på kun 6 måneder, da de begyndte at bruge en moderne WFM-løsning.

5.Medarbejder-præferencer

Sidst, men ikke mindst, vil den gode vagtplanlægger altid forsøge at opfylde medarbejdernes ønsker. Selvom det kan være virkelig svært at styre og finde den rigtige balance mellem virksomhedens behov og medarbejdernes ønsker.  

Det er der, mobile-first WFM kommer ind i billedet. Når dine medarbejdere har en WFM-app, er det let og ligetil for dem at bede om fri, bytte vagter og at tage ledige vagter. Det gør det nemmere for dem, og det sparer tid for dig. Den perfekte vagtplan sikrer, at virksomheden kan performe optimalt med nøjagtige data og med automatisk tjek af prognoser, kompetencer, uddannelser, arbejdstidsdirektiver og medarbejderkontrakter. 

Ved at bruge en AI-drevet WFM-løsning til vagtplanlægning kan du tage bedre beslutninger, samtidig med at du får frigivet tid, sparer penge, får reduceret den administrative tid og reducerer fejl.  

Download vores gratis rapport om de faktiske omkostninger ved dårlig vagtplanlægning. 

Download Guide

Prøv Quinyx og kom med på rejsen i dag

Skriv dine oplysninger nedenfor, så kontakter vi dig og laver en aftale om en gratis, uforpligtende præsentation.