Nykyään, alan kasvettua ja yhä useampien ymmärrettyä työvoimanhallinnan merkityksen menestyksen tekijänä, tarjolla on lukemattomia sovelluksia ja palveluntarjoajia. Oikean valinnan tekeminen omalle yritykselle ja henkilöstölle ei aina ole ihan suoraviivaista.
Mielessä saattaa myös herätä kysymys, kuinka tarpeellinen työvoimanhallinnan mobiiliratkaisu ylipäänsä on. Kannattaa kuitenkin pitää mielessä, että neljäsosa 18–24-vuotiaista viettää päivittäin yli seitsemän tuntia puhelimensa äärellä ja että keskivertohenkilö katsoo puhelintaan 280 kertaa päivässä. Erityisesti milleniaaleille (jotka muodostavat 75 % työvoimasta vuoteen 2025 mennessä) ja sukupolvi Z:n edustajille mobiililaite on olennainen ja erottamaton osa elämää. Siksi on myös yrityksen intresseissä hyödyntää puhelinta työjärjestelyissä. Yksi parhaista päätöksistä, jolla yritys voi vauhdittaa menestystään, on auttaa työntekijöitä hallitsemaan omia työvuorojaan ja -tapojaan sovelluksen avulla.
Olipa kyse musiikin ja videon striimauksesta, kaverien kanssa viestimisestä tai – työvuorosovellusten tapauksessa – seuraavien työvuorojen tarkistamisesta, parhaat sovellukset eivät vaadi käyttäjältään ajattelutyötä. Niiden toimintalogiikka on luonteva ja intuitiivinen, ja ne säästävät meiltä usein valtavasti aikaa.
- Erilliselle käyttöohjeelle ei yksinkertaisesti ole tarvetta. Hyvin suunnitellut sovellukset helpottavat arkea, ne ovat helppokäyttöisiä ja ne näyttävät hyvältä. Parhaat sovellukset ovat käyttäjälle todella selkeitä, ja selkeyden ansiosta niitä on mukava käyttää heti ensi näkemältä, Quinyxin tuotevastaava Johannes Nordman kertoo.
Kun yritys harkitsee sovelluksen hankkimista työvuorosuunnittelun tueksi, kannattaa selvittää ainakin seuraavat asiat.
1. Onko tuote helppokäyttöinen?
Valittavan sovelluksen on oltava helppokäyttöinen. Uuden työvuorosovelluksen tai työvoimanhallinnan ratkaisun käyttöönoton onnistuminen riippuu pitkälti siitä, kuinka moni työntekijöistä ottaa sen aktiiviseen käyttöön. Parhaat sovellukset onkin kehitetty nimenomaan loppukäyttäjää ajatellen.
- Työvoimanhallinnan sovelluksen onnistunut hyödyntäminen vaatii, että se on loppukäyttäjälle yhtä helppokäyttöinen kuin muutkin puhelimella käytettävät sovellukset. Sen täytyy mahdollistaa käyttäjälle esimerkiksi työvuorojen nopean ja kätevän tarkistamisen, leimaukset sisään ja ulos sekä työtuntikirjaukset, Nordman sanoo.
Alan johtavat sovelluskehittäjät seuraavat jatkuvasti, miten sovelluksen käyttäjät toimivat, ja hyödyntävät sitten saatuja tietoja kehitystyössä. Sovelluksen käyttäminen on luontevaa ja helppoa, kun mobiilinäkymä on yksinkertainen ja räätälöity juuri loppukäyttäjän tarpeisiin.
Sovelluksemme on käyttövalmis heti asennuksen jälkeen. Tämä nopeuttaa myös uusien työntekijöiden perehdytystä, koska heille ei tarvitse selittää erikseen järjestelmän toimintaperiaatteita. Myös työntekijät ovat olleet tähän tyytyväisiä. Seuraamme asiakaspalautetta sekä IOS- että Android-laitteiden sovelluskaupoissa, ja olemme saaneet suureksi iloksemme poikkeuksellisen hyviä arvosanoja tämäntyyppiselle sovellukselle, Nordman kertoo.2. Onko se mobiilinatiivi?
Heti alkuun kannattaa varmistaa, onko sovellus aidosti mobiililaitteille suunniteltu vai onko mobiiliversio vain laajennus alun perin tietokoneelle suunnitellusta palvelusta. Mobiililähtöinen ajattelu tarkoittaa, että sovelluskehittäjä miettii heti alusta pitäen, miltä mikäkin elementti näyttää mobiililaitteen ruudulla ja soveltuuko toiminto nimenomaan mobiililaitteelle. Parhaat sovellukset suunnitellaan tästä lähtökohdasta.
3. Ovatko toiminnot kattavia?
Alkuun kaikki huomio saattaa keskittyä työvuorolistojen laatimisen nopeuttamiseen. Jonkin ajan kuluttua yritystä saattaa kuitenkin kiinnostaa tietää, mitä muita toimintoja sovellus tarjoaa? Voivatko työntekijät vaihtaa keskenään työvuoroja? Pystyvätkö he leimaamaan itsensä sisään ja ulos? Saavatko esimiehet hyväksyttyä vapaapäiväpyyntöjä ja etsittyä helposti toisen työntekijän hoitamaan työvuoron? Toimintojen lukumäärä ei ole koskaan itseisarvo, mutta laajemmat ja todelliseen tarpeeseen vastaavat toiminnallisuudet voivat viedä yrityksen työvoimanhallinnan seuraavalle tasolle.
4. Onko se skaalautuva?
Kasvuyritykset tarvitsevat ratkaisun, joka on sekä kustannustehokas että skaalautuva. Kansainvälistä kasvua tavoitteleville organisaatioille asia on vielä tärkeämpi. Palveluntarjoajan on ymmärrettävä syvällisesti sekä paikalliset että muiden maiden työehtosopimukset, työaikalait ja säädökset sekä mahdollistettava niiden käsittely sovelluksessa.
5. Onko ratkaisu integroitavissa palkanmaksuohjelmaan?
Jos työntekijät leimaavat itsensä sisään ja ulos sovelluksen avulla, on todella suureksi avuksi, jos sovellus kommunikoi suoraan palkanmaksuohjelman kanssa. Tällaisella toiminnallisuudella on usein mahdollista säästää valtava määrä työaikaa.
6. Onko tukea tarjolla?
Parhaat sovellukset ovat intuitiivisia ja helppokäyttöisiä, mutta joskus lisätuki voi olla tarpeen. Tämä saattaa tarkoittaa esimerkiksi säännöllistä opastusta sovelluksen uusimpien toimintojen käyttämiseen tai yksinkertaisesti sitä, että tukitiimi on tarvittaessa valmiina auttamaan. Kannattaa varmistaa, että palveluntarjoajalla on oman liiketoiminnan kannalta olennaiset tukipalvelut.
Sovellukseemme kirjaudutaan yli 7 miljoonaa kertaa kuukaudessa, ja sovelluksen kautta aikataulutetaan lähes 3 miljoonaa työvuoroa joka kuukausi. Opimme koko ajan uutta ja kehitämme tarjoomaamme, jotta tuotteemme olisi alan paras. Ota rohkeasti yhteyttä – kerromme mielellämme lisää.
Lataa tästä oppaamme ”8 vinkkiä työvoiman sitouttamiseen ja vaihtuvuuden vähentämiseen”.
