Places Leisure pakt personeelsplanning flink aan met Quinyx

"We werken nu veel consistenter. Quinyx is voor ons een complete ommekeer geweest."

Places Leisure is een toonaangevende partner op het gebied van vrijetijd en welzijn, met een aanbod op het vlak van fitness, sport, gezondheid en welzijn. De organisatie werkt voornamelijk samen met lokale overheden om gezondheids- en bewegingsdoelstellingen te realiseren die een verschil maken in het leven van mensen en hun gemeenschappen. Places Leisure heeft ruim 6.500 medewerkers op meer dan 80 locaties in Engeland.

Phil Bagley, hoofd salarisadministratie, zegt het simpel: "We werken al vijf jaar met Quinyx en hebben nooit achterom gekeken."

Van omslachtig naar gestroomlijnd

Carly Horne, senior adviseur salarisadministratie, pensioenen en arbeidsvoorwaarden, omschrijft de oude situatie als 'omslachtig' en 'niet geschikt voor het doel'. "Vóór Quinyx hadden we geen planningssysteem — alleen een selfserviceportaal. Alle processen, zoals de salarisverwerking, kostten daardoor veel meer tijd. Elke keer dat een medewerker overuren maakte, moest dat worden opgeschreven op een handmatig urenstaat of worden ingediend via het portaal, waarna een manager het fysiek moest ondertekenen."

"Het is lastig om toen met nu te vergelijken, want de twee systemen zijn zo verschillend. Maar de tijdsbesparing door de jaren heen is enorm geweest."

Quinyx werd eerst op een klein aantal locaties ingevoerd en daarna gefaseerd uitgerold. Eind 2018 gebruikten alle vestigingen van Places Leisure het platform.

Eén app voor diensten, roosters en verlof

Medewerkers gebruiken de Quinyx-app nu om diensten op te pakken, verlof aan te vragen, hun rooster in te zien en in en uit te klokken. Omdat veel medewerkers op meerdere locaties werken, kunnen ze via de app filters instellen die alle beschikbare diensten in één overzicht tonen.
Phil: "We hebben zo'n 2.500 medewerkers op een oproepcontract, aangevuld met vast personeel in loondienst — een echte mix van gebruikers. De feedback is altijd positief."

Interne communicatie die eindelijk aankomt

De Qmail-functie wordt volop gebruikt. Phil vertelt lachend dat ze via Qmail al regelmatig per ongeluk zijn uitgenodigd voor personeelsfeestjes. Carly benadrukt de serieuze kant: "Het heeft de medewerkersbetrokkenheid vergroot en helpt ons om regelmatige updates met het hele team te delen, ook met medewerkers die voorheen moeilijk te bereiken waren."

Places Leisure kijkt ook naar uitbreiding van de communicatiefuncties, waaronder pulse surveys. "We hebben onlangs een grote medewerkerssurvey uitgestuurd via de nieuwsfeedpublisher in Quinyx en kregen een veel hogere respons dan normaal — en dat zonder pushnotificaties, die sindsdien wel zijn toegevoegd."

Alles op één plek, voor meer dan 80 locaties

Met meer dan 80 vestigingen en medewerkers die regelmatig tussen locaties wisselen, is het centrale overzicht dat Quinyx biedt onmisbaar geworden.

Phil: "Alle roosters en diensten in het systeem, op twee klikken afstand — dat is een enorm voordeel. Vroeger deed elke locatie het net even anders, wat de salarisverwerking een stuk lastiger en tijdsintensiever maakte. Nu is het gestroomlijnd en werken we veel consistenter. Het is voor ons een complete ommekeer geweest."