Flink gebruikt de AI-gedreven oplossing van Quinyx om sneller en efficiënter roosters te maken

Sinds 2021 gebruikt Flink de workforce management oplossing van Quinyx voor hun 10.000+ werknemers in Duitsland, Nederland en Frankrijk.

Flink is een Duitse bezorgdienst die alledaagse artikelen direct op bestelling bij consumenten bezorgt. Er werken drie verschillende soorten medewerkers samen: De Riders, de Pickers en de Ops Associates. De Operations Associates (Ops Associates) vullen de schappen in de hub, waarna de Pickers de boodschappen uit de schappen halen voor de bestellingen en ze vervolgens doorgeven aan de Riders, die de bestellingen bezorgen.

"Ik denk dat het moeilijk is om steden voor te stellen zonder onze roze renners."

- Julian Dames, Medeoprichter en Directeur

We spraken met Julian Dames, een van de drie oprichters van Flink, samen met Oskar Haase, voormalig Manager Last Mile Operations Duitsland en Vanesa Regrutova, Hub Manager over de voordelen van medewerkergericht roosteren met Quinyx.

Focus op efficiëntie

Julian Dames legt uit dat de personeelskosten van de Riders, Pickers en Ops Associates die de schappen vullen de grootste kostenpost zijn voor Flink na de kosten van de goederen: "Daarom was het vanaf het begin heel belangrijk dat we de ploegenrooster zo efficiënt mogelijk zouden maken. Quinyx bood ons in principe een oplossing op maat voor onze use cases. Quinyx heeft buitengewoon veel expertise als het gaat om verschillende soorten contracten en heeft ons geholpen om heel flexibel te zijn. Daarnaast maken we gebruik van de voordelen van de gig economy, terwijl we tegelijkertijd ons personeel op vaste basis in dienst hebben.”

Handmatige processen maken plaats voor AI-ondersteunde dienstplanning

Oskar Haase, Manager Last Mile Operations Duitsland, vertelt: "Aan het begin van Flink planden we erg handmatig." De hoeveelheid tijd die besteed werd aan het inplannen van diensten was erg hoog doordat we werkten met Excel, Google Sheets en telefonisch overleg. Oskar gaat verder: "Met Quinyx konden we het hele planningsproces centraliseren en automatiseren, wat ons leven een stuk makkelijker maakt. Het bespaart enorm veel tijd."

"Wat ons eerst een week kostte, is nu in een dag gedaan."

Flink is een van de vele bedrijven die de AI-ondersteunde personeelsplanning functie van Quinyx gebruikt, die automatisch diensten toekent. Oskar vertelt hoe het bedrijf de functie heeft leren waarderen - ondanks de aanvankelijke zorg dat er een gebrek aan controle zou zijn: “Eerst dat ik, oh nee, ik druk nooit op de knop zodat mijn mensen automatisch aan mij worden toegewezen.

Tegenwoordig kan bijna niemand zich voorstellen deze functie niet te hebben. Uiteindelijk hoef je alleen maar te controleren "Hé, past dit allemaal?" en het vakje aan te vinken. Het is dus heel duidelijk dat het maken van een strategische personeelsplanning een stuk makkelijker is geworden met Quinyx."

Een duidelijker overzicht en betere communicatie

Voor Vanesa Regrutova, Hub Manager, is het overzicht van alle relevante KPI's in haar hub de belangrijkste factor — met Quinyx kan ze vooral profiteren van de duidelijke visualisatie van alle verlofaanvragen. "Als ik merk dat er absenties zijn, vul ik de diensten opnieuw in en kan ik gemakkelijker en sneller aan alle andere KPI's voldoen. Het grootste voordeel voor mij is dat ik echt een goed overzicht heb met duidelijke grafieken, wat erg handig is voor de planning, en dat ik alle absenties en andere verlofsoorten kan zien."

Voor Vanesa is de communicatie via Quinyx Qmail een geweldige manier om nieuwe informatie, updates of nieuws te delen. "De medewerkers ontvangen een melding, lezen het en zijn gelijk op de hoogte."

Meer flexibiliteit en vrijheid voor werknemers

Een picker bij Flink, gebruikt de Quinyx app om zijn beschikbaarheid in te voeren, het ploegenrooster te bekijken en om vakantiedagen en ziektedagen aan te vragen. Voor hem ligt de focus op gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit. Hij zegt: "Ik kan ongeplande en open diensten boeken wanneer ik daar tijd voor heb. Dit helpt me bovendien om mijn studie te combineren met mijn werk."

Tot slot, vat  oprichter Julian Dames zijn ervaring samen:

"Quinyx is een extreem flexibele partner voor ons, die ons heeft geholpen om hun oplossing aan te passen aan onze behoeften. Hierdoor konden we zeer snel uitbreiden. Ik denk dat met name de expertise van Quinyx op het gebied van internationalisatie uniek is in deze markt.