Vaktplaner er nå mye mer enn bare vaktlister. De er avgjørende for å skape en effektiv og vellykket virksomhet med tilfredse ansatte.
Kundene våre forteller oss stadig at de, ved å automatisere prosessen med å lage og administrere vaktplaner, opplever en dramatisk forbedring i måten de driver virksomhet på. I tillegg til en bedre kostnadsstyring kan de holde de ansatte fornøyde og yte bedre service til kundene sine, samtidig som lederne kan bruke tiden sin på det de kan best.
Det er mange ulike elementer du må vurdere for å lage en god vaktplan. De ansattes forespørsler og tilgjengelighet, budsjetterte arbeidstimer, travle perioder, skiftmønstre og arbeidstidsbestemmelser utgjør til sammen et komplisert puslespill. Det er ingen overraskelse at det i større organisasjoner kan ta flere dager, om ikke uker, å utarbeide en god plan.
Enten vaktplanen er laget for 6 eller 60 personer, vil du sannsynligvis måtte håndtere vaktbytter, fravær og endring av arbeidstider. Dette kan bli utrolig frustrerende og tappe deg for mye energi. Når vi møter kunder for første gang, legger de ikke skjul på all frustrasjonen de har opplevd. Frustrasjonen oppstår fordi de ofte kaster bort verdifull tid på å administrere vaktplaner, i stedet for å bruke tiden på den daglige driften og sine ansatte.
Disse problemene kan løses med bedre, smartere planlegging. En god vaktplan handler om å få folk på rett sted til rett tid, og ikke minst at de gjør de riktige oppgavene. Med effektiv planlegging kan virksomheter samtidig gi sine ansatte større kontroll over hverdagen sin, bli mer produktive og yte kundene bedre service.
Så hva er det som gjør en vaktplan god? Her er fire tips om hvordan du lager bedre vaktplaner for de ansatte:
Få de riktige folkene på rett sted
Det viktigste elementet i en hvilken som helst vaktplan er å få de rette folkene på rett sted til rett tid. Planen må også sørge for at de gjør de riktige oppgavene. Dette er det punktet som det er avgjørende å lykkes med for å bli mer effektiv og produktiv. Det hjelper virksomheten med å optimalisere resultatene, øker arbeidsmoralen blant de ansatte og gir kundene en bedre opplevelse.
Kjenn medarbeiderne dine
Når du kjenner teamet ditt, forstår du dem som enkeltpersoner. Du kan imøtekomme behovene deres, og du vet hvor du får størst utbytte av kompetansen deres. Det å kjenne aktivaene sine betyr også at du vet hvem som er tilgjengelig når, og hvor mye de ønsker å jobbe. Denne kunnskapen gjør det mulig å lage en mye mer solid vaktplan.
Forsikre deg om at planen er fleksibel og tilgjengelig
En god vaktplan skal være fleksibel og lett å tilpasse, forstå og administrere. Du og de ansatte skal kunne få tilgang til den hvor som helst og når som helst. Du bør bruke programvare som har denne funksjonaliteten som standard, og som er utviklet for å gjøre prosessen så enkel og effektiv som mulig.
Overlat styring til de ansatte
Så langt det er mulig bør de ansatte selv kunne velge når de skal jobbe. Det er kanskje ikke mulig å gjennomføre dette hele tiden, men ansatte som har eierskap til vaktplanen sine, yter mer og er mer engasjerte.
Vi har spesialisert oss på å hjelpe virksomheter med å finne en vaktplanleggingsløsning som gir dem de resultatene de er ute etter, forbedrer produktiviteten og reduserer stress. Og som det ikke var nok, bidrar bedre vaktplanlegging også til å kontrollere og redusere kostnadene. Så ikke bare bidrar det til å holde de ansatte engasjert og kundene fornøyde, det sparer også penger.