Med bruk av Quinyx har Boots Apotek oppnådd større forutsigbarhet i bemanningsplanleggingen. Tidsbruken har gått betydelig ned, og presisjonen har økt.
Boots customer story
Med bruk av Quinyx har Boots Apotek oppnådd større forutsigbarhet i bemanningsplanleggingen. Tidsbruken har gått betydelig ned, og presisjonen har økt.
Det nettbaserte WFM-systemet Quinyx sørger for optimalisering av bemanningsplanleggingen og gir bedre kontroll på personalkostnadene.
Boots Apotek har 159 apotek i Norge og er en del av Walgreens Boots Alliance, verdens største apotekledede selskap og representert i mer enn 25 land. Boots Norge har benyttet Quinyx’ WFM-system siden 2017.
– Boots er en så stor organisasjon at vi må ha et skikkelig WFM-system. Vi byttet til Quinyx for å få mer forutsigbarhet og sikre gode og effektive prosesser. Vi har fått det til å fungere godt, konstaterer prosjektleder Morten Herman Vogt fornøyd.
Sparer tid og penger
Tiden som brukes til bemanningsplanlegging og lønnsutbetalinger faller som regel betydelig når et godt WFM-system tas i bruk.
En av apotekerne hos Boots Norge uttaler at han nå bruker mindre enn en tredjedel av tiden til å administrere bemanning og lønnsutbetaling enn han gjorde før.
– Det har vært en lønnsom investering for oss, fastslår Vogt.
Bedre bemanningsplanleggning
Det er tøff konkurranse i bransjen. Antall apoteker i Norge har økt fra 351 i 2001 til 964 nå. Marginene er presset, og da må man ha riktig bemanning. Riktig bemanning er viktig både med tanke på kunder og ansatte.
Quinyx har en halvautomatisk prognosemodul som viser bemanningssituasjonen seks måneder fram i tid. Topper oppleves for eksempel under Black Friday og i desember, for også apoteker har høyere omsetning i slike perioder.
– Prognosefunksjonen er svært nyttig. Det gjør planleggingen lettere. Forutsigbarhet er viktig både for ledelsen og de ansatte. Hver leder blir bevisstgjort på bemanningssituasjonen når han planlegger, forteller Vogt.
App og nettside
Alle de 1700 ansatte i kjeden bruker systemet som kan brukes både gjennom app og nettside. De ansatte benytter appen på sin smarttelefon. Her kan de følge med på bemanningsplanen og se når de skal jobbe. De har alltid sist oppdaterte versjon tilgjengelig.
Gjennom appen kan de også kommunisere med ledelsen og søke om fri og permisjoner.
Det er et pluss for de ansatte å ha arbeidstidene lett tilgjengelig i hverdagen for å få de praktiske delene av livet til å fungere.
Administrasjon av systemet – både på hovedkontoret og av lokale ledere ute i butikkene – skjer gjennom pålogging på nettsiden.
Fleksible bemanningsplaner
Fleksible bemanningsplaner gjør at ansatte kan bytte vakter seg imellom. Det er også mulig å ta vakter for andre apotek i kjeden.
Lønn beregnes riktig av systemet, også mellom apotekene.
– En slik fleksibilitet er positivt for oss. I tillegg er det positivt at systemet lar kjeden flytte ansvar ut til lokale ledere, sier Vogt.
Administrerer systemet selv
Quinyx er et standard WFM-system som brukerne tilpasser til egen virksomhet, og i all hovedsak administrerer selv.
Morten Herman Vogt forteller at Boots opplevde at det var noe jobb å sette opp systemet første gang, men at det siden har vært enkelt å foreta justeringer.
Et eksempel er den nye tariffavtalen med farmasøytene som trådte i kraft fra april. Da skjedde det vesentlige endringer.
– Quinyx er relativt enkelt i bruk. Vi gjorde tilpasningene selv med kun minimal konsulentbistand. Vi setter pris på å kunne administrere det selv, sier Vogt.
Systemet er integrert mot lønnssystemet slik at man slipper å beregne lønn manuelt. Det er kun nødvendig å se over grunnlaget. Apotekkjeden opplever nå sjelden feil.
Gode prosesser
På apotek er det to yrkeskategorier som dominerer: Apotektekniker og farmasøyt. Naturlig nok er bransjen godt regulert. For når man håndterer resepter og medisiner, må alle prosesser være gode. Vogt bekrefter at norske apoteker ligger langt framme.
Boots Norge er opptatt av at alle prosesser skal være strømlinjeformede og korrekte, også bemanningsplanleggingen. Med Quinyx er de sikret at de er innenfor loven på bemanning og lønn. Systemet håndterer blant annet ulempetillegg og overtidsberegning.
– Systemet tar høyde for teknikaliteter, eksempelvis særregler i Arbeidsmiljøloven. Vi er svært opptatt av å gjøre ting riktig overfor våre ansatte og å behandle dem med respekt. Tilsvarende ønsker de ansatte å gjøre en god jobb, avslutter Morten Herman Vogt.
Photo credit to Tom Haugen, original article in Retailmagasinet.
