Så hittar du rätt Workforce Management-lösning för ditt företag

En bra personalplaneringlösning gör både din personal och dina kunder mer nöjda samtidigt som den ökar din lönsamhet. Tricket är att hitta en lösning ..

En bra personalplaneringlösning gör både din personal och dina kunder mer nöjda samtidigt som den ökar din lönsamhet. Tricket är att hitta en lösning som fungerar för just din verksamhet.  Så här gör du för att välja rätt lösning som lyfter både dina anställda, dina kunder och ditt företag.

Det finns ett stort utbud av lösningar för personalplanering, schemaläggning, HR- och lönesystem, samarbetsverktyg, kommunikationsplattformar m.m. Visst är det skönt att ha valfrihet men det kan också kännas överväldigande och vara som att leta efter den berömda nålen i höstacken när det väl är dags att hitta en lösning som passar just din verksamhet och dina behov. 

Att introducera en nytt personalplaneringslösning, eller att byta ut ett befintligt, kommer att kräva en inledande investering i tid och resurser, en smidig och effektiv förändringshantering under processens gång och inte minst att personalen är med på tåget.

Därför är det väldigt viktigt att du hittar rätt leverantör och lösning för din verksamhet innan du investerar i ett personalplaneringssystem. Här är några viktiga saker att tänka på.


1. Viktiga frågor att ställa i inledningsfasen

Innan du beslutar dig för vilken lösning du ska investera i, ställ dig själv, och de potentiella leverantörerna, de här frågorna:

  • Hur enkelt är det att implementera lösningen? (Bonustips: kolla in vår guide för hur du implementerar en personalplaneringslösning som ett riktigt proffs!)

  • Är de nya funktionerna utvecklade med en förbättrad användbarhet i åtanke och för de med sig ett mervärde?

  • Är lösningen verkligen molnbaserad så att den snabbt kan komma till användning och är enkelt skalbar?

  • Hur viktigt är produktutveckling för leverantören?

  • Hur bra fungerar appen och vad tycker slutanvändarna?

  • Kommer insikterna som lösningen ger mig att vara oumbärliga för min verksamhet?

  • Går det att komma åt lösningen från flera olika enheter så att du kan kommunicera med och styra din personalstyrka när som helst och var du än är?

Svaren på de här frågorna ger dig en bra utgångspunkt när du sedan ska bedöma om en lösning är rätt för din verksamhet.

2. Hitta en lösning

Här är en checklista som stöd när du känner dig redo att välja:

  1. Hitta en leverantör som du kan lita på. Du behöver hitta en leverantör som du har förtroende för, som förstår din verksamhet och vilka specifika problem det är som du vill lösa med en förbättrad personalplanering. Alla bra partnerskap bygger på hur stark relationen är mellan parterna. Ärlighet, respekt och förtroende är grunden för alla bra relationer och det måste kännas rätt på all de punkterna innan du bestämmer dig för vilken leverantör/lösning du ska ha.

  2. Din lösning bör vara molnbaserad. Vårt allmänna råd är att undvika att investera i äldre lösningar som kräver att du behöver skaffa ytterligare infrastruktur för att få det att fungera. Om mjukvaran marknadsförs som webbaserad, ta reda på om det verkligen rör sig om en fullständigt molnbaserad SaaS-tjänst. 

 

Enligt den senaste rapporten från Gartner har den senaste generationens personalplaneringslösningar möjlighet att omvandla, förstärka och förändra marknaden genom att introducera nya funktioner till Workforce Management-applikationer. Dessutom kommer minst 95 % av de applikationer för personalplanering som säljs 2023 att vara molnbaserade. 

Det här innebär att när du ska välja en leverantör behöver du hitta någon som jobbar med nästa generations lösningar och som har en produktstrategi som utgår ifrån din branschs framtida behov. Din leverantör behöver också prioritera användbarhet så högt som möjligt

3. Implementeringen bör vara enkel och problemfri. Historiskt sett har den största nackdelen med en ny personalplaneringslösning varit tiden det tar att implementera den. Många lösningar är fortfarande för komplexa och krångliga att installera och att använda effektivt, vilket leder till att många företag inte kan använda lösningarnas fulla potential eller att de rent av överger dem fullständigt för att det är för krångligt. Därför ska varje lösning som du överväger vara enkel att både installera och att använda. 

4. Se till att dina anställda är med på lösningen. Glöm inte bort slutanvändarna – din personal. En av de främsta fördelarna som en bra personalplaneringslösning kan ge är möjligheten att engagera de anställda, framför allt med schemaläggningsprocessen.

 

Gå igenom de recensioner och den feedback lösningen har fått för att se hur enkelt det är för personalen att använda den. Hur effektivt användarna kan nyttja systemet är ofta en av de viktigaste faktorerna för hur lyckad den nya lösningen blir i det långa loppet.


 5. Träffa potentiella leverantörer. Du bör bjuda in potentiella leverantörer så att de kan presentera sig själva och sin produkt. Då får du en bättre förståelse för hur de jobbar och om de känns rätt för ett framgångsrikt partnerskap. 

 

När du har träffat några leverantörer och sett deras lösningar kan du ta fram din kravlista för de nödvändiga funktionerna utifrån din analys av presentationerna. Du kan bara lära dig vad som är bästa praxis för din bransch genom att se vilka olika lösningar som finns. Genom att ge dig själv mycket att välja på hittar du rätt väg för just din verksamhet.

3. Dags att ta beslut

Innan du bestämmer dig för någonting, tänk på det här först:

Vad döljer sig bakom det snygga gränssnittet? Du behöver vara säker på att produkten är stabil och logisk, och glöm inte heller att undersöka prestandan. 

Känns leverantören rätt? Se till att leverantören har ett utvecklingsteam som har kompetens, kunskaper, ambitioner och inte minst en passion för att kontinuerligt leverera en produkt som överträffar förväntningarna. Fråga dig själv om de verkar professionella och har integritet. De bör vara öppna och ärliga om vilka begränsningar deras produkt hard och inte komma med löften som de sedan inte klarar av att hålla. Nickar de instämmande, ler och håller med om allt som du säger eller ger de dig en annan synvinkel, nödvändiga insikter och goda råd?

Vet vad du vill ha Kom ihåg vad det är du köper. Du är ute efter en lösning som passar just dina behov. Alla lösningar kommer att ha sina begräsningar, ingen av dem kommer att kunna kryssa i alla rutor i din checklista. Öka heller inte på din kravlista för mycket under urvalsprocessens gång; håll dig till de måsten och de krav som du angav i början. 

Vill du få hjälp på din resa att hitta rätt lösning? Ladda då gärna ner Gartner's 2018 Market Guide for Workforce Management Applications!


Ladda ned rapporten här

Upptäck Quinyx redan idag

Lämna dina kontaktuppgifter nedan så hör vi av oss och bokar in en kostnadsfri demo, helt utan förpliktelser.