TYÖVUOROSUUNNITTELUN HAASTEET OVAT YLEISMAAILMALLISIA, MUTTA NIISSÄ ON TOIMIALAKOHTAISTA VAIHTELUA.
On olemassa työtehtävä, jonka parissa esimiehet saavat tuskailla jatkuvasti – sijainnista ja toimialasta riippumatta. Toimivan, tasapuolisen ja kaikkia tyydyttävän työvuorolistan tekeminen on nimittäin täyttä työtä. Esimiehet jumppaavat erilaisten listojen, aikataulujen, kalenterien, poissaoloilmoitusten ja vapaatoiveiden ristitulessa.
Onnistuneen työvuorolistan valmistelu voi viedä päiviä, joissain tapauksissa jopa viikkoja. Jos valmistelussa tapahtuu ajatusvirhe tai tulee viime hetken muutoksia, suunnittelijan on palattava takaisin työpöydän äärelle. Usein melko turhaantuneena.
Työvuorosuunnittelun ei tarvitse olla niin monimutkaista. Merkittävää helpotusta aikataulutukseen tuo yksinkertainen työvuorosuunnitteluun tarkoitettu ohjelmisto.
Työvoimanhallinnan ratkaisulla työvuorolistat voidaan lähettää työntekijöille digitaalisesti, antaa mahdolliset päivitykset tiedoksi kätevästi viestillä ja hoitaa viime hetken muutokset yllättävän tilanteen tullen. Ohjelmisto on ihanteellinen ratkaisu organisaatioille, jotka kaipaavat työvuorosuunnitteluunsa joustavuutta.
Kokosimme yhteen työvuorosuunnittelun yleisimpiä solmukohtia, jotka voidaan ratkaista oikeanlaisella työkalulla.
1. HENKILÖSTÖN VAIHTUVUUSVuorotyö on luonteeltaan häilyvää. Työntekijöitä tulee ja menee, ja jokaisella on omat työvuorotoiveensa ja -rajoitteensa. Osa työntekijöistä pitää päivävuoroista, osa yövuoroista. Jotkut haluavat työskennellä viikonloppuisin, toiset arkisin.
Tasapainoilu henkilöstön ja heidän toiveidensa välillä saattaa muodostua todella kuormittavaksi ja aikaa vieväksi työtehtäväksi. Lue lisää keinoista, joilla voidaan parantaa työntekijöiden sitoutuneisuutta ja pysyvyyttä.
2. TYÖNTEKIJÖIDEN KÄYTETTÄVYYS
Suurin osa meistä haluaisi nauttia juhlapyhistä vapaalla. Pyhät saattavat kuitenkin olla työnantajalle vuoden kiireisintä aikaa, jolloin sijaisten tai ekstraajien löytäminen ja perehdyttäminen on todella työlästä. Ja jos onnistutaankin löytämään väliaikaisia apukäsiä, soviteltavien työvuorojen määrä saattaa samalla tuplaantua.
3. LEPOAIKA VUOROJEN VÄLISSÄHyvänä nyrkkisääntönä voidaan pitää, että työntekijän tulisi saada vähintään 12 tuntia vapaata vuorojen väliin. Kaikki me tarvitsemme lepoa, ja riittävä lepo vaikuttaa merkittävästi henkilöstön työmoraaliin ja tuottavuuteen. Viime hetken sairaspoissaolojen ja ylitöiden sattuessa nyrkkisäännöstä voi kuitenkin olla vaikea pitää kiinni.
4. EPÄTAVANOMAINEN KYSYNTÄ
On jo sinänsä vaikea tietää, montako työntekijää kunkin vuoron alkaessa tarvitaan. Kun myymälän asiakasmäärä ylittääkin odotukset tai kun tilauksia yhtäkkiä alkaa sadella ovista ja ikkunoista, joudutaan reagoimaan nopeasti ja muuttamaan muutoin napakymppiin osunutta suunnitelmaa. Ruuhka-ajat voivat olla työntekijöillekin juuri niitä kaikkein kannattavimpia työvuoroja, joten riittävän miehityksen varmistamisen lisäksi organisaatioiden on annettava työntekijöilleen yhtäläiset mahdollisuudet loistaa.
5. VIIME HETKEN TYÖVUOROMUUTOKSET
Vaikka henkilöstö olisi kuinka omistautunutta, arkitodellisuus iskee joskus päin näköä. Sairastumiset, kulkuvälineongelmat, lasten sairauspäivät ja elämän muut yllätyskäänteet voivat estää työntekijää saapumasta sovittuun vuoroon. Esteen sattuessa työntekijät järjestävät toisinaan kollegansa paikkaamaan omaa vuoroaan, mutta usein käy niinkin, ettei paikalle vain ilmaannu ketään.
Toisen työntekijän kutsuminen vuoroon paikkaajaksi saattaa sekin johtaa uusiin ongelmiin: Joutuuko työntekijä ylitöihin? Järjestyykö hänelle riittävä lepoaika vuorojen väliin? Täytyykö muitakin työvuoroja rukata? Kenelle muulle asiasta täytyy ilmoittaa?
Näiden asioiden ratkominen on erikoisalaamme. Olemme rakentaneet työvuorosuunnittelun tarpeisiin ohjelmiston, jonka avulla voidaan luoda, muokata ja julkaista työvuoroja napin painalluksella.
Työvoiman hallintaan erikoistunut ohjelmisto hoitaa koko työvuororumban. Nyt voidaan viimeinkin heittää hyvästit kryptisille Excel-taulukoille ja keskittyä asioihin, jotka ansaitsevat suurimman huomion ja ajankäytön.