Indigo: betere personeelsplanning begint met de juiste app

Indigo is de grootste boek- en lifestyleretailer van Canada. Het assortiment – boeken, cadeaus, kinderartikelen en wellnessproducten – helpt klanten om op de juiste momenten in hun leven de juiste keuzes te maken. Indigo gelooft in echte boeken, in een leven dat je voluit en met aandacht leeft. En dat verhalen – groot en klein – mensen verbinden.

Om dat waar te maken in de winkel, had Indigo een personeelsmanagementoplossing nodig die net zo intuïtief aanvoelt als de winkelervaring zelf. Vandaag is de Quinyx-app een vast onderdeel van de dagelijkse routine. 93% van de medewerkers op de werkvloer heeft de app geïnstalleerd. 99% logt wekelijks in. En 88% opent de app op de dag van hun dienst zelf.

Dat niveau van betrokkenheid geeft leidinggevenden iets wat retailers zelden hebben: overzicht. Minder administratie, meer helderheid in de planning en een soepelere start voor nieuwe medewerkers. Personeelsplanning voelt minder als gokken – en meer als een gewoon onderdeel van de werkdag.

Een personeelsmanagementplatform gebouwd voor moderne retail

Indigo werkte een paar jaar geleden aan een bredere digitale transformatie. Personeelsmanagement was de eerste prioriteit. Het vorige systeem veroorzaakte technische schuld, vereiste veel handmatig werk en had geen mobiele app. Dat laatste was cruciaal.

De overstap naar een nieuw WFM-platform legde de basis voor alles wat volgde. Quinyx gaf Indigo:

• Een mobile-first planningssysteem

• Sneller en eenvoudiger beheer van diensten

• Minder planningsadministratie voor managers

• Single sign-on die de onboarding van nieuwe medewerkers sterk vereenvoudigde

Indigo is nog steeds in transformatie, maar door personeelsmanagement vroeg te moderniseren, kon alles daarna – van taakbeheer tot communicatie – op een solide fundament worden gebouwd.

Mobiele adoptie die planning en grip versterkt

Hoge mobiele adoptie is meer dan een teken dat medewerkers de Quinyx-app prettig vinden. Het is ook de basis voor nauwkeurige, realtime personeelsplanning.

"Onze mobiele adoptie is indrukwekkend – meer dan 95% van onze medewerkers gebruikt de app. Als je corporate en DC-teams buiten beschouwing laat, is dat dichter bij 98%."
– Lisa Nordin, Indigo

Met vrijwel alle winkelmedewerkers die de app wekelijks gebruiken, heeft Indigo een betrouwbaar en actueel beeld van beschikbaarheid, dienstruilverzoeken en bezettingsbehoeften. Dat maakt het makkelijker om in te spelen op het ritme van retail: rustige ochtenden, drukke middagen, onverwachte pieken en seizoensdrukte.

Winkels soepel laten draaien

Met Quinyx hebben managers en operations teams beter inzicht. Wanneer de situatie verandert, kunnen ze snel reageren – zonder het hele rooster overhoop te gooien.

Minder verrassing in personeelskosten

Minder handmatige aanpassingen betekenen minder onverwachte kosten. Medewerkers werken hun beschikbaarheid en dienstruilverzoeken zelf bij in realtime, waardoor roosters accuraat blijven – ook over meerdere vestigingen.

Een betere start voor nieuwe medewerkers

Via single sign-on hebben nieuwe medewerkers direct toegang tot hun rooster, informatie over hun winkel en de mogelijkheid om diensten te ruilen. Dat maakt de eerste werkweek duidelijker en zelfverzekerder. Een groot voordeel voor retentie in een krappe arbeidsmarkt.

Meer betrokkenheid

Indigo zag ook een meetbare verbetering in medewerkerstevredenheid. In het jaar dat Quinyx werd gelanceerd, steeg de score op de vraag "tools om je werk goed te doen" in het jaarlijkse medewerkersonderzoek van 3,8 naar 4,2 van de 5.

Flexibel inspelen op veranderende retailvraag

Het winkelverkeer bij Indigo is de afgelopen jaren sterk veranderd. Stadscentrumwinkels herstelden na de pandemie in hun eigen tempo. Overdag kwamen meer klanten winkelen, terwijl weekendpieken afvlakten. Online bestellingen en afhaalorders bleven groeien.

Dat betekent dat de personeelsbehoefte sneller kan verschuiven – en op andere manieren dan vroeger.

Quinyx helpt Indigo flexibel te blijven, met functies zoals dienstruil. Als vaardigheden overeenkomen, worden ruilverzoeken automatisch goedgekeurd. Minder werk voor de manager, minder noodzaak om bij ziekte in te vallen of onnodige overuren te maken.

Quinyx maakt het ook mogelijk om roosters per afdeling anders in te richten. Teams kunnen de bezetting afstemmen op plekken die hogere serviceniveaus, margebehoud of nauwer toezicht vereisen – wat zowel de klantervaring als de winstgevendheid ten goede komt.

Minder admin, meer tijd op de winkelvloer

Een van de grootste winsten voor Indigo is de forse vermindering van administratietijd voor managers.

Tijdens piekperiodes zoals kerst besteedden managers eerder bijna een hele dag aan het bouwen van roosters. Met Quinyx is dat teruggebracht naar ongeveer een uur.

Roosters zijn sneller gebouwd, prognoses zijn betrouwbaarder en dienstruilverzoeken vereisen nauwelijks meer handmatige aanpassingen. Managers kunnen zich daardoor richten op wat er echt toe doet: hun team ondersteunen en contact maken met klanten.

Minder administratie brengt ook voordelen voor finance en HR: minder fouten, duidelijkere registraties en consistentere beslissingen over vestigingen heen.

"De forecasting planningsfuncties van Quinyx helpen ons om de juiste mensen op het juiste moment op de juiste plek in te zetten."
— Lisa Nordin, Indigo

Wat staat er voor Indigo op de planning?

Voor Indigo is de samenwerking met Quinyx meer dan een softwarekeuze. Directe toegang tot het productteam, snelle oplossingen bij problemen en de mogelijkheid om bij te dragen aan de roadmap maken het partnerschap waardevol.

Indigo blijft evolueren in hoe ze personeelsdata en winkelinzichten inzetten. Op de agenda:

• Diepere integratie van Quinyx op winkeldevices
• Verfijning van communicatiestromen via Quinyx Employee Hub
• Uitbreiding van hoe dienstinzichten de planning en rapportages ondersteunen

Een duidelijker pad naar betere personeelsplanning

De ervaring van Indigo laat zien wat er mogelijk is als personeelsmanagement makkelijk te gebruiken én breed geadopteerd is. Hoge mobiele adoptie, eenvoudigere roosters en minder administratietijd geven winkelteams de flexibiliteit die ze nodig hebben – en geven leidinggevenden het inzicht dat ze verdienen.

Indigo is nog steeds in transformatie. Maar door personeelsmanagement vroeg te moderniseren, heeft het bedrijf consistentie gecreëerd over vestigingen heen, de onboarding verbeterd en dagelijkse frictie verminderd. Een concreet voorbeeld van hoe de juiste personeelsmanagementoplossing zowel mensen als prestaties ondersteunt.