LPP koos Quinyx
De globale modeketen LLP, een Pools bedrijf dat kleding ontwerpt, produceert en distribueert. Hun portfolio bestaat uit vijf bekende merken: Reserved, House, Cropp, Mohito en Sinsay. Het verkoopnetwerk van LPP bestaat uit meer dan 1760 winkels in 25 verschillende landen.
De CEO van LPP Estland, Kaidi Kask, die ook de leiding heeft over LPP Finland, was betrokken bij de keuze van het nieuwe systeem voor workforce management. Een belangrijk criterium was dat het software moest zijn met een mobiele app, en functies zoals rapportage en follow-up van personeelskosten.
Operationeel manager Seija Leppihalme van LPP Finland is blij met het gekozen workforce managementsysteem en alles wat het te bieden heeft. "Quinyx is niet alleen een ultramodern personeelsplannings- en roostersysteem," zegt ze.
"Het biedt namelijk ook waardevolle inzichten bij het volgen van de gemaakte kosten en het is een perfecte communicatietool. Daarnaast helpt het bij het plannen van vakanties en andere vormen van verlof, en bij de naleving van de arbeidswetgeving."
De mobiele app wordt elke dag gebruikt. "Al het personeel ervaart het als een snel en gebruiksvriendelijk hulpmiddel voor de dagelijkse communicatie, maar ook voor het accepteren, wijzigen en overzichtelijk maken van de shifts."
LPP opende in de zomer van 2019 voor het eerst haar deuren in Finland, met een grootse opening van vijf winkels in Mall of Tripla in Helsinki. Sindsdien maakt LPP Finland gebruik van Quinyx. Dit jaar heeft LPP Estland ook besloten om Quinyx als hun workforce managementsysteem te implementeren.
Perfect voor snelle communicatie en planning
Omdat er eerder nog geen planningssysteem in gebruik was, wordt de communicatiemodule van Quinyx al vanaf de lancering actief gebruikt. "Qmail is echt een slim communicatiemiddel voor de hele organisatie." aldus Leppihalme.
"Als er een werknemer ziek wordt en we op korte termijn iemand moeten vinden om die shift over te nemen, kunnen we zo'n bericht snel naar buiten brengen. Werknemers kunnen hun planningen beheren, en het is tevens een stimulans dat ze echt hun stem kunnen laten horen bij verlofaanvragen. We hebben veel tijdelijk personeel, en ook zij hebben via Quinyx ook toegang tot hun planningen. Het enige wat de manager nog hoeft te doen, is hun uren bevestigen."
“Al het personeel ervaart het als een snel en gemakkelijk te gebruiken hulpmiddel voor de dagelijkse communicatie, maar ook voor het aannemen, wijzigen en overzichtelijk maken van de shifts."
Quinyx & het uitbetalen van salarissen
De loonlijst van LPP is naadloos in Quinyx geïntegreerd met Mepco. De gegevens en de loonbestanden worden gemakkelijk verzonden voor betaling. "Samen met onze HR-afdeling analyseer ik op nauwkeurige wijze de urenstaten en de kosten per uur versus de verkoop. We kunnen uit verschillende rapportageoverzichten kiezen, en die vervolgens zo aanpassen dat ze het perfect op onze behoeften aansluiten."
In haar werk is het downloaden van de essentiële rapporten en het bijhouden van werktijden en aanwezigheid van cruciaal belang. "Ik houd voortdurend alle belangrijke prestatie-indicatoren in de gaten", zegt ze.
Het gaat allemaal om prioriteiten stellen en vooruit plannen
Seija Leppihalme is verantwoordelijk voor alle operaties bij LPP Finland en is dol op haar werk. Ze was erbij toen de eerste Finse winkels werden geopend en ze vindt het heerlijk om elke dag weer echt te multitasken. "Ja, we hebben het allemaal druk, maar het gaat uiteindelijk allemaal om prioriteiten stellen en vooruit plannen. Om aan de verschillende eisen van de markt te voldoen, volg alle cijfers op de voet en ontwikkel ik ons bedrijf zo voortdurend.
Ik werk ook nauw samen met ons personeel en ondersteun hen bij alles wat ze doen. Andere verantwoordelijkheden die ik heb zijn onze communicatie, marketing, contracten, onderhandelingen, het werven van personeel in samenwerking met Barona, het bijhouden van wijzigingen in de arbeidswetgeving, het bijhouden van verliezen in de detailhandel en het voorkomen daarvan, logistiek, de communicatie met ons hoofdkantoor in Polen en alle maandelijkse rapportages."
Seija straalt van positiviteit en inspiratie. "Ik ben dol op mijn werk in de detailhandel! 20 jaar, oftewel bijna de helft van mijn leven, heb ik het voorrecht gehad om in een sector te werken die ik ook daadwerkelijk bewonder. LPP heeft al mijn verwachtingen overtroffen. Dit is een familiebedrijf en ik voel me dan ook al sinds mijn eerste ontmoeting hier in Tallinn en op het hoofdkantoor in Gdansk echt welkom. Tegelijkertijd is ze ook enorm blij met het nieuwe workforce managementsysteem van LPP:
“Quinyx is de meest veelzijdige software die ik ooit heb gebruikt."
Toekomstplannen
In de toekomst wil Leppihalme graag de geautomatiseerde planningsfuncties van Quinyx implementeren. Op die manier kan de tijd die managers hiermee besparen gebruikt worden voor nog belangrijkere verantwoordelijkheden. Met Quinyx worden de shifts altijd geoptimaliseerd voor de beste prestaties, maar wordt er ook voldaan aan alle gestelde criteria op het gebied van vaardigheden, het evenwicht tussen werk en privé en de naleving van arbeidswetten en lokale overeenkomsten.
“We streven naar een omgeving waarin managers minder tijd kwijt zijn aan het plannen. Quinyx helpt ons echt bij het inplannen van personeel met medewerkers die op uurbasis werken. De wekelijkse variabelen, zoals leveringen, vereisen altijd snelle reacties en wijzigingen in onze planning. We staan momenteel aan het begin van onze reis met Quinyx en elke dag leren we hoe we er meer en meer uit kunnen halen."