Rentall kiest voor Quinyx: grip op workforce management voor internationale groei

Van wereldtours tot televisieshows: achter elk groot podium staat een team. Voor Rentall is dat team enorm, divers en verspreid over meerdere landen. De uitdaging? Al die mensen plannen, registreren en aansturen op een manier die toekomstbestendig is.

Van Excel naar inzicht

Rentall levert licht, geluid en video voor producties in Nederland, Duitsland, België, Zwitserland, Spanje en Dubai. En dat netwerk groeit. Maar hoe groter de operatie, hoe complexer de planning. Verschillende cao’s, wet- en regelgeving per land en sterke seizoensschommelingen maken workforce management er niet eenvoudiger op.

Tot voor kort werkte Rentall nog met Excel en een losstaand kloksysteem. Supervisors tekenden de diensten letterlijk met liniaal in. Een proces dat veel tijd kostte en weinig overzicht bood. Elk land hield zijn eigen administratie bij, waardoor er geen totaalbeeld bestond.

“Dat werkte niet meer voor ons,” vertelt Kim, verantwoordelijk voor HR bij Rentall. “We hebben mensen in verschillende landen, van jonge uitzendkrachten tot ervaren technici. Dan heb je een systeem nodig dat net zo flexibel en internationaal is als wijzelf.”

Direct voordeel voor iedereen

De overstap naar Quinyx brengt meteen voordelen mee. Managers krijgen in één oogopslag inzicht in de planning en urenregistratie. Medewerkers profiteren van de mobiele app: ze zien hun rooster direct en kunnen hun beschikbaarheid eenvoudig doorgeven. Voor de vele tijdelijke krachten in de magazijnen is dat een groot verschil met hoe het vroeger ging.

Tijdens de eerste trainingen werd duidelijk dat adoptie geen probleem zal zijn.

“We zijn een innovatief bedrijf, gewend om met technologie te werken. Ik verwacht dus geen problemen met de adoptie,” zegt Megens. “Vanmorgen hadden we de eerste sessie met een afdeling waar veel leeftijdsverschil in zit. Toch pakte iedereen meteen de telefoon, logde in en begon gelijk zijn beschikbaarheid in te vullen. Dat bevestigt dat de overstap natuurlijk verloopt.”

Meer dan digitaliseren

Maar Rentall denkt verder vooruit. Eerst start de verhuurtak met de nieuwe manier van werken, daarna volgen de productiemaatschappijen. Zo groeit het systeem stap voor stap mee met de hele organisatie. Een belangrijk doel is het koppelen van operationele data aan personeelsinzet. Zo wil het bedrijf sturen op een KPI die de verhouding laat zien tussen gewerkte uren en de kubieke meters in de warehouses. Daarmee kan Rentall veel beter voorspellen hoeveel personeel nodig is in drukke of juist rustige periodes.

Die seizoenspatronen zijn bepalend in de sector. In de lente stijgt de vraag door festivals en evenementen. In de zomer wordt het rustiger, terwijl in de winter in Dubai juist een piek ontstaat. Door die variatie over landen en seizoenen slim te combineren, kan Rentall efficiënter plannen en tegelijk de kwaliteit hoog houden.

Vooruit met vertrouwen

Voor een organisatie die werkt met mensen van alle leeftijden en achtergronden is workforce management geen eenvoudige klus. Toch is het vertrouwen groot dat Quinyx het verschil maakt.

“Quality in everything we do” is de basis van onze kernwaarden daar sluit het gebruik van Quinyx perfect bij aan. Inzicht krijgen in onze complexe internationale organisatie door middel van optimale planning maakt ons klaar voor toekomstige groei.”

Met Quinyx kiest Rentall voor eenvoud, inzicht en schaalbaarheid. Minder tijd kwijt aan plannen, meer focus op wat er écht toe doet: indrukwekkende producties mogelijk maken – van tv-shows tot wereldtours.

Meer weten hoe je jouw medewerkers toekomstbestendig kunt inplannen? Ervaar Quinyx in actie.