Rent-All entscheidet sich für Quinyx: Effizientes Workforce Management für internationales Wachstum

Von Welttourneen bis hin zu Fernsehsendungen: Hinter jeder großen Bühne steht ein Team. Bei Rent-All ist dieses Team riesig, divers und über mehrere Länder verteilt. Die Herausforderung? All diese Menschen auf eine Weise zu planen, zu erfassen und zu verwalten, die zukunftsfähig ist.

Von Excel zu Erkenntnissen

Rent-All liefert Licht-, Ton- und Videotechnik für Produktionen in den Niederlanden, Deutschland, Belgien, der Schweiz, Spanien und Dubai. Und dieses Netzwerk wächst. Doch je größer der Betrieb, desto komplexer die Planung. Unterschiedliche Tarifverträge, länderspezifische Gesetze und Vorschriften sowie starke saisonale Schwankungen machen das Workforce Management nicht einfacher.

Bis vor kurzem arbeitete Rent-All noch mit Excel und einem separaten Zeiterfassungssystem. Die Vorgesetzten trugen die Schichten buchstäblich mit dem Lineal ein. Ein Prozess, der viel Zeit in Anspruch nahm und wenig Übersicht bot. Jedes Land verwaltete seine eigenen Daten, sodass kein Gesamtüberblick vorhanden war.

„Das hat für uns nicht mehr funktioniert“, erzählt Kim, die bei Rent-All für den Bereich Personalwesen zuständig ist. „Wir haben Mitarbeiter in verschiedenen Ländern, von jungen Zeitarbeitskräften bis hin zu erfahrenen Technikern. Da braucht man ein System, das genauso flexibel und international ausgerichtet ist wie wir selbst.“

Vorteile für alle im Unternehmen

Der Umstieg auf Quinyx brachte sofortige Vorteile mit sich. Führungskräfte erhalten nun auf einen Blick Einsicht in die Planung und die Zeiterfassung. Die Mitarbeitenden profitieren von der mobilen App: Sie sehen ihren Dienstplan sofort und können ihre Verfügbarkeit ganz einfach mitteilen. Für die vielen Aushilfskräfte in den Lagern ist das ein großer Unterschied zu früher.

Bei den ersten Trainingseinheiten wurde deutlich, dass die Eingewöhnung an das neue Tool kein Problem darstellen wird.

„Wir sind ein innovatives Unternehmen, das es gewohnt ist, mit Technologie zu arbeiten. Ich erwarte daher keine Probleme bei der Einführung,“, sagt Megens. „Heute Morgen hatten wir die erste Sitzung mit einer Abteilung, in der es große Altersunterschiede gibt. Dennoch griff jeder sofort zum Smartphone, loggte sich ein und begann sofort, seine Verfügbarkeit einzutragen. Das bestätigt, dass der Übergang reibungslos verläuft.“

Mehr als nur Digitalisierung

Rent-All denkt jedoch weiter voraus. Zunächst führt der Bereich für Vermietung das neue Tool ein, danach folgen die Produktionseinheiten. So wächst das System Schritt für Schritt mit der gesamten Organisation mit. Ein wichtiges Ziel ist die Verknüpfung von Betriebsdaten mit dem Personalbedarf. So will das Unternehmen sich an einer KPI orientieren, die das Verhältnis zwischen den geleisteten Arbeitsstunden und den Kubikmetern in den Lagern anzeigt. Damit kann Rent-All viel besser vorhersagen, wie viel Personal in Stoßzeiten oder in ruhigeren Phasen benötigt wird.

Diese saisonalen Muster sind in der Branche entscheidend. Im Frühjahr steigt die Nachfrage durch Festivals und Veranstaltungen. Im Sommer wird es ruhiger, während in Dubai im Winter gerade ein Höhepunkt entsteht. Durch die geschickte Kombination dieser Unterschiede zwischen Ländern und Jahreszeiten kann Rent-All effizienter planen und gleichzeitig die Qualität hoch halten.

Mit Zuversicht in die Zukunft

Für ein Unternehmen, das mit Menschen aller Altersgruppen und Hintergründe arbeitet, ist das Workforce Management keine leichte Aufgabe. Dennoch ist man fest davon überzeugt, dass Quinyx den Unterschied macht.

„'Qualität in allem, was wir tun' ist die Grundlage unserer Kernwerte, und der Einsatz von Quinyx passt perfekt dazu. Durch optimale Planung einen Überblick über unsere komplexe internationale Organisation zu gewinnen, macht uns fit für zukünftiges Wachstum.“

Mit Quinyx setzt Rent-All auf Einfachheit, Transparenz und Skalierbarkeit. Weniger Zeitaufwand für die Planung, mehr Fokus auf das, was wirklich zählt: beeindruckende Produktionen zu ermöglichen – von TV-Shows bis hin zu Welttourneen.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie Ihre Mitarbeitenden zukunftsorientiert planen können? Erleben Sie Quinyx in Aktion.