Het verhaal van Rituals
Rituals begon met een idee: van gewone momenten iets betekenisvols maken. Inmiddels is het een wereldwijd retailmerk met meer dan 1.500 winkels in Europa, Azië en het Midden-Oosten.
Dat succes staat of valt met medewerkers die dat idee uitdragen. Een winkelmanager met een eerlijk en werkbaar rooster heeft meer aandacht voor de klant. En medewerkers op de werkvloer die weten waar ze aan toe zijn, zijn bezig met de winkel in plaats van met administratie.
Rituals wil in 2030 op 2.500 winkels, 25.000 medewerkers en 4 miljard dollar omzet staan. Workforce management is daarin geen bijzaak. In plaats van het platform te vervangen, koos Rituals ervoor veel meer uit de Manage modules te halen van Quinyx.
Tien jaar samenwerking, en één bekend probleem
De uitrol over 18 landen bracht verschillen aan het licht die je in elke internationale retailorganisatie tegenkomt: elke markt plande op zijn eigen manier, salarisgegevens stroomden niet overal even soepel door, en het hoofdkantoor had beperkt zicht op de gewerkte uren per land. Daarbovenop bleef Excel hardnekkig in gebruik.
"Naast Quinyx hadden we nog een tweede wereldwijd WFM-systeem: Excel. We moesten dus zorgen dat heads of retail en area managers Excel niet langer accepteerden, en mensen echt naar het personeelsplanning systeem toe bewogen."
Het doel was helder: dieper in de dagelijkse werkwijze verankeren wat er al was, en het platform de plek geven die past bij de ambities van het bedrijf.
Drie teams, drie werkelijkheden
Al snel bleek dat het knelpunt niet technisch was, maar menselijk. Drie groepen moesten op één lijn komen:
-
HR — verantwoordelijk voor compliance en een kloppende salarisverwerking
-
Retail — wil betere planningsbeslissingen kunnen nemen op winkelniveau
-
Business control — stuurt wereldwijd op personeelskosten
Die teams werkten jarenlang naast elkaar, met eigen tools, eigen cijfers en eigen prioriteiten. Ze samenbrengen rond één platform was het echte werk.
Waarom het bleef hangen: het champions-model
Gedrag verander je niet met een mail vanuit het hoofdkantoor. Rituals bouwde daarom een netwerk van lokale Quinyx-champions: key users per markt die vragen beantwoorden, problemen oplossen en verbeterideeën terugkoppelen aan de centrale teams.
Het resultaat in cijfers:
-
97% gebruikt de app actief in de week vóór hun dienst
-
84% logt in op de dag van de dienst zelf
"Adoptie is altijd de sleutel. We werken met lokale key users, zodat zij ambassadeurs van Quinyx worden. Ze stimuleren het gebruik en delen kennis, maar ze komen ook bij ons met verbeterwensen en met wat er op de werkvloer speelt."
Slimmer roosteren, tevredener medewerkers
Voor een merk dat draait om betekenisvolle momenten is investeren in medewerkerservaring geen los project. Slimmer roosteren geeft winkelmanagers ruimte om werkbare roosters te maken, geeft medewerkers zekerheid over hun uren en maakt tijd vrij voor de klant.
Wat het Rituals oplevert
Door een langetermijnpartnership te combineren met stevig verandermanagement haalt Rituals adoptiecijfers die in retail zelden voorkomen. Wat er verder veranderde:
-
Handmatige workarounds zijn verdwenen
-
Compliance staat er beter voor
-
De salarisverwerking klopt vaker in één keer
-
De kosten gingen omlaag
-
HR, Retail en Finance werken nu op basis van dezelfde cijfers
Rituals behandelde workforce management eerst als een mensenvraagstuk en pas daarna als een technologievraagstuk. Zo werd een platform dat er al jaren stond alsnog een voorsprong op de concurrentie.
Wil je weten hoe dit er in jouw organisatie uitziet? We plannen graag iets in. We raden je ook aan om een van onze interactieve producttours te proberen, zo zie je gelijk hoe Quinyx eruit ziet.
