8 tips om hvordan du kan bruke vaktlister til å øke medarbeidertilfredsheten

Hvilke elementer kjennetegner en bemanningsplan som fremmer tilfredshet? Her er åtte tips om hvordan du sørger for at bemannings- og ..

Hvilke elementer kjennetegner en bemanningsplan som fremmer tilfredshet? Her er åtte tips om hvordan du sørger for at bemannings- og personalplanleggingen holder medarbeiderne fornøyde.

Medarbeidertilfredshet er viktig. Fornøyde ansatte gir høyere produktivitet, bedre samhandling med kunder og til og med forbedret overholdelse av sikkerhetsprosedyrer. Gjennomgående høy medarbeidertilfredshet er et ambisiøst mål, men det er absolutt er oppnåelig. Det finnes mange løsninger for å øke tilfredsheten, men vi mener at det viktigste er å ha et solid grunnlag å bygge på. Dette grunnlaget er vaktlister. Hvis du gjør dette riktig, har du et godt utgangspunkt og kan fortsette å bygge opp medarbeidertilfredsheten derfra.

Mange ledere i ulike bransjer som baserer seg på skiftarbeid, vet hvor komplisert det kan være å utarbeide bemanningsplaner. Ledere bruker i gjennomsnitt sju prosent av arbeidsuken på bemanningsplanlegging, ganske enkelt fordi det er så mange detaljer som skal klaffe. Det kan oppleves som en Rubriks kube, der du prøver å få alt på plass og finne en «riktig» løsning. Dette er fordi du må vurdere et enormt antall ulike faktorer når du planlegger vakter, fra medarbeidernes personlige preferanser til arbeidstidsbestemmelser og de økonomiske resultatene til avdelingen du planlegger for. Det er imidlertid mulig å gjøre vaktlistene til grunnlaget for medarbeidertilfredshet.

EKSEMPELET RYANAIR

Dårlig skiftplanlegging og misfornøyde medarbeidere kan fort få katastrofale konsekvenser som i enkelte tilfeller kan havne i mediene. Skandaler som Ryanairs dårlige skiftplanlegging for piloter, som medførte til 20 000 avlyste flyreiser, er et perfekt eksempel. Dette skapte selvfølgelig stor misnøye blant passasjerene, men også blant pilotene. Det å ikke vite når du skal jobbe, kan medføre en rekke problemer.

Bemanningsplaner er et godt grunnlag for å sikre at alle stort sett er fornøyde med når de skal jobbe og når de har fri. God bemanningsplanlegging unngår slitne, overarbeidede medarbeidere på jobb og sikrer virksomheten den kvalitetsbehandlingen den fortjener. Så hvilke elementer kjennetegner en bemanningsplan som fremmer tilfredshet?

Her er våre åtte beste tips om hvordan du sørger for at personalplanleggingen holder medarbeiderne fornøyde:

1. VÆR FLEKSIBEL

Mange skiftarbeidere setter stor pris på den fleksibiliteten og bekvemmeligheten som skiftarbeid gir, særlig dersom de jobber deltid. Du kan dra nytte av denne tilfredsheten ved å respektere denne fordelen. Hvis noen vil bytte skift, bør du ha innført et system som tillater dette innenfor en bestemt tidsperiode. I tillegg må du sørge for at du planlegger medarbeidernes arbeidstid riktig i forhold til om de er ansatt på hel- eller deltid.

Som du kanskje allerede har lest mellom linjene her, anbefaler vi ikke et system der medarbeiderne velger vaktene sine selv (såkalt «self-rostering»).

2. RESPEKTER MEDARBEIDERNES PREFERANSER

Det er veldig viktig å ta hensyn til medarbeidernes preferanser for når de ønsker å jobbe. Det betyr at du må vite om de har faste forpliktelser som gjør dem utilgjengelige for visse skift.
Hvis en mor eller far for eksempel må hente barnet sitt klokken 14 hver tirsdag, kan hun eller han ikke forventes å arbeide rundt det tidspunktet. Bruk medarbeidernes preferanser i bemanningsplanleggingen for å sikre at de blir fornøyde med skiftene sine.

3. TA HENSYN TIL KOMPETANSE

Det høres kanskje enkelt ut å lage en bemanningsplan der medarbeiderne blir satt til oppgaver de faktisk har kompetanse til å utføre, men det er ingen overraskelse at medarbeidere av og til kan bli bedt om å gjøre andre typer arbeid som det er stort behov for.
Når du tildeler medarbeiderne skift som passer kompetansenivået deres, ivaretar du sikkerheten på arbeidsplassen og reduserer samtidig stressnivået. Medarbeiderne slipper å improvisere for å tilpasse seg nye arbeidsoppgaver og kan i stedet konsentrere seg om å gjøre en god jobb.

4. SØRG FOR PAUSER

Det er svært viktig å sørge for at folk kan få slappet av litt i løpet arbeidsdagen. Det er godt dokumentert at pauser gir medarbeidere mulighet til å lade opp til de neste timene med arbeid. Pauser er samtidig en god måte å øke medarbeidertilfredsheten på. Det er neppe noen overraskelse at retten til pauser er et sentralt element i arbeidsrett.

5. VÆR UPARTISK

Det er viktig at bemanningsplanleggere er upartiske. Det utvikler seg vennskap mellom ledere og skiftarbeidere, og det betyr at det kan oppstå favorisering når du utarbeider skiftplaner. Det er helt naturlig å få kontakt og bli venner, men partiskhet kan føre til at andre medarbeidere blir misfornøyde og føler seg oversett.

Likevel bør vennskap på jobben absolutt oppmuntres, siden det fremmer høyere medarbeidertilfredshet, kreativitet, jobbprestasjoner og samhold. Upartisk bemanningsplanlegging sørger for at medarbeiderne er fornøyde og kan la vennskapene sine blomstre.

6. UNNGÅ «CLOPENING»

«Clopening» er et begrep som stammer fra ansatte i detaljhandelen og restaurantbransjen i USA. Det betyr skiftplaner der en medarbeider stenger butikken for natten én dag, og kommer tilbake neste morgen for å åpne den igjen. Dette fører til søvnmangel, stress og utmattelse for de berørte medarbeiderne.

Clopening oppstår når få medarbeidere har fått opplæring i nødvendige oppgaver som å telle opp kassa og låse inn kontanter over natten, og deretter legge dem tilbake i kassa neste morgen. Det er imidlertid svært uheldig hvis du er avhengig av at den samme medarbeideren åpner og stenger butikken regelmessig. I EØS-landene er clopening i praksis forbudt, på grunn av den fastsatte minstetiden mellom to skift.

Virksomheter som sørger for å fordele dette ansvaret, oppnår høyere generell medarbeidertilfredshet. I USA unngår man clopening med såkalte forover-roterende skiftordninger.

Her er det også viktig å nevne at bedrifter som må bruke natten til varepåfylling, lageropptelling og tilbakestilling, også kan komme inn i den farlige vanen med å tilordne medarbeidere direkte påfølgende skift. Vær oppmerksom på dette, og sørg for at alle får nok fri mellom vaktene!

7. VÆR KONSEKVENT

Nøkkelen til høy medarbeidertilfredshet er å sørge for at medarbeiderne alltid vet når de skal jobbe. Publiser bemanningsplaner i god tid og unngå endringer så langt det er mulig. Det antas at 17 prosent av arbeidsstyrken har uregelmessige skiftplaner. Usikkerhet rundt skiftplaner har vist seg å føre til mer stress og misnøye samt større konflikter mellom arbeid og familieliv. Publiser bemanningsplanen tidlig, så får du fornøyde medarbeidere!

8. FORBERED FOR TRAVLE PERIODER

Fullt kjør eller delvis lediggang? Travle perioder er en stressende del av arbeidsdagen, siden medarbeiderne må løpe rundt for å hjelpe kunder og holde køene så korte som mulig. De travle periodene varer selvfølgelig ikke hele dagen, men avløses av perioder med svært få kunder, når medarbeiderne sliter med å finne noe å gjøre etter å ha fullført alle oppgavene sine. Det kan være vanskelig å finne den riktige balansen, men hvis du tar hensyn til dette i bemanningsplanleggingen, kan du sørge for at medarbeiderne trives og verken stresser eller kjeder seg.

BEMANNINGSPLANLEGGING MED AI FREMMER MEDARBEIDERTILFREDSHETEN

Og det var det: åtte tips om hvordan du kan bruke vaktlister til å øke medarbeidertilfredsheten. Vi får det til å høres enkelt ut, men samtidig vet vi at det kan være en utfordrende oppgave å inkludere alle disse elementene i bemanningsplanleggingen, særlig hvis du har mange medarbeidere. Med den nyeste teknologien for optimalisering av arbeidsstyrken trenger det imidlertid ikke å være slik. Optimalisering av arbeidsstyrken lar deg optimalisere bemanningsplaner for medarbeidertilfredshet, uten at det øker kostnadene eller går ut over tjenestenivået eller samsvaret med arbeidstidsbestemmelser. Mer spesifikt hjelper teknologi for automatisert bemanningsplanlegging deg med å utarbeide skiftplaner som overholder pauseregler, og med å tilordne medarbeidere basert på arbeidsavtalene, rollene, kompetansene og de personlige preferansene deres, alt sammen automatisk. Med kunstig intelligens (AI) kan du stole på at vaktlistene øker medarbeidertilfredsheten og gjør din egen jobb mye enklere.Avtal en produktdemonstrasjon

Bli kjent med Quinyx og start reisen i dag

Oppgi din kontaktinformasjon under, så tar vi kontakt med deg for å avtale en uforpliktende demo.