Å lage en tidsplan eller vaktliste som alle blir fornøyd med, er langt ifra noen enkel oppgave. For noen kan det virke enklere å skulle sykle en enhjuling på line med bind for øynene.
Mange strekker seg langt i forsøket på å lage den perfekte vaktplanen, men som oftest er det noe som skjærer seg. Og det er lett å skjønne hvorfor. Det er så mange ting å ta hensyn til: forespørsler fra og tilgjengeligheten til de ansatte, budsjetterte timer, arbeidsperioder med høy aktivitet, skiftmønstre, arbeidsrettslige plikter og så videre. Det er derfor ingen overraskelse at større virksomheter ofte må bruke flere dager, kanskje uker, for å få kabalen til å gå opp. Og som oftest er du nødt til å gjøre endringer.
Enten vaktlisten er laget for 6 eller 60 personer, vil du sannsynligvis måtte håndtere vaktbytter, fravær og endring av jobbtider. Vi vet hvor frustrerende dette kan være. Når vi snakker med dem som har ansvar for å lage vaktlister, kan vi se at de er frustrerte. Denne frustrasjonen oppstår fordi de ofte kaster bort verdifull tid på å administrere vaktlister, i stedet for å bruke tid på den daglige driften og sine ansatte.
Stadig flere bedrifter velger å ansette egne personalplanleggere som har ansvar for at vaktlistene hele tiden stemmer overens med budsjetterte timer – og at de ansatte blir fornøyde.
For å gjøre personalplanleggerens jobbhverdag så enkel som mulig, og for å gi vedkommende de beste forutsetningene for å lage gode, funksjonelle vaktplaner som gjør alle fornøyde, er det viktig at du stiller deg selv fire spørsmål før du ansetter en ny personalplanlegger.
HVILKE KPI-ER ER VIKTIGST FOR BEDRIFTEN DIN?
Det finnes en rekke ulike KPI-er – eller viktige nøkkeltall – du kan måle for å finne ut om vaktlistene fungerer som de skal. Det er viktig at den nye personalplanleggeren vet hva som er de største driverne til bedriften, og på hvilken måte du vil at vaktlistene skal optimalisere driften.
Her er noen eksempler på gode måleparametere:
- medarbeiderengasjement
- kundetilfredshet
- hvor stor prosentvis andel lønnskostnadene utgjør av omsetningen
- regnskapskostnader
- prosentberegning av fravær, som inkluderer statistikk over sykefravær og feriedager
HVILKE LØSNINGER BRUKER BEDRIFTEN DIN TIL Å LAGE VAKTPLANER?
Selv om vi befinner oss i 2019, er det fremdeles noen bedrifter som bruker regneark eller penn og papir til å lage vaktplaner. Det er imidlertid mye vanskeligere å skape effektive vaktplaner hvis de er laget i Excel. Heldigvis finnes det mange brukervennlige optimaliseringsverktøy som er enkle å implementere, og som vil være svært nyttige for personplanleggeren i bedriften din.
Det rette optimaliseringsverktøyet gir deg
- bedre innsikt i bedriften – når som helst, hvor som helst
- mer tid til å møte kunden ansikt til ansikt
- muligheten til å ta raske, korrekte beslutninger
- en enkel måte å kommunisere med dine ansatte på
- integrert oppgavestyring
- en enkel måte for de ansatte å se når de jobber, endre jobbvakter, komme med forespørsler om ferie, og spørre om flere vakter på
- bedre oversikt over vaktplaner, budsjetter og prognoser
Som et resultat vil du spare tid, penger og energi – og få mer fornøyde ansatte og kunder.
HVORDAN SKAL VAKTPLANENE KOMMUNISERES TIL DINE ANSATTE?
Et godt optimaliseringsverktøy kan også brukes til å revolusjonere måten du kommuniserer med dine ansatte på. Med stadig flere fra millenniumsgenerasjonen som inntar arbeidsmarkedet, er det smart å kommunisere med dem på deres vilkår – for eksempel gjennom en app. Når de ansatte kan bruke en app til å sjekke jobbtider, bytte skift og søke om permisjon, forenkles jobbhverdagen til personalplanleggeren, som i stedet for å sløse bort tid på administrativt arbeid heller kan konsentrere seg om å lage de beste vaktplanene som utnytter ressursene dine maksimalt.
HVA ER VIKTIGST FOR KUNDENE DINE?
Selv om et optimaliseringsverktøy hjelper deg et godt stykke på vei, er det ikke en tryllestav. For å få mest mulig ut av verktøyet og oppnå de beste resultatene må du også forstå virksomheten din. En god start kan være å stille følgende spørsmål:
- Når kommer kundene dine til å dukke opp?
- Når er de travleste periodene?
- Når foretar kundene dine flest kjøp?
- Når har de mest behov for personlig veiledning?
Jo bedre innsikt du har i virksomheten din, desto enklere blir det for den nye personalplanleggeren å lage mer effektive vaktplaner som vil skape varige endringer i bedriften.
Ønsker du å vite mer om hvordan du kan optimalisere virksomheten din ved å ta i bruk en personalplanleggingsløsning, er du hjertelig velkommen til å sjekke ut vårt gratis webinar. Her viser vi deg hvordan du kan redusere lønnskostnadene uten å måtte si opp ansatte.
