Hos de fleste bedrifter, uansett i hvilken bransje de befinner seg i, utgjør lønnskostnader en stor del av deres samlede utgifter – en kostnad det er vanskelig å kontrollere.
Verdiskapende, vellykkede bedrifter er de som effektivt styrer lønnskostnadene sine for å oppnå et konkurransefortrinn. Enten det er snakk om forhandlere, restauranter, hoteller, treningsstudioer eller helseorganisasjoner, kan man ved å ha bedre kontroll på dette viktige forretningsområdet planlegge mer effektivt, ta bedre beslutninger og levere høyere kvalitet.
Før vi ser på den beste måten å håndtere lønnskostnader og arbeidsstyrken på, må vi forstå hvorfor det oppstår problemer og hva disse kan medføre.
Med stadig mer pressede marginer kan en uventet økning i lønnskostnadene få stor innvirkning på bedriften. I helsevesenet er manglende evne til å kontrollere lønnskostnader hovedgrunnen til at pleiehjem mislykkes.
En manglende evne til å styre arbeidsstyrken og for mye tid brukt på administrativt arbeid, som i sin tur fører til en ineffektiv bedrift med lav produktivitet, er faktorer som bidrar til økende lønnskostnader.
Suksessfulle bedrifter bruker teknologi og programvare til å løse disse problemene. Ved å bruke systemer som Quinyx er de i stand til å administrere sine ansatte mye mer effektivt og samtidig kontrollere lønnskostnadene deres i sanntid.
Slik gjør de det:
Optimalisering av bemanningsnivå. Både under- og overbemanning kan føre til unødvendige kostnader. Ansatte i bedrifter som er underbemannet, jobber ofte lenger og tar på seg mer overtidsarbeid – ofte med en høyere timelønn enn de vanligvis får utbetalt. Denne kostnaden påvirker bunnlinjen direkte, samtidig som at produktivitetsnivået hos de ansatte faller som en stein og skaper ytterligere negative konsekvenser for bedriften.
På den andre siden vil for mange ansatte i forhold til kunder føre til et tilbud som overstiger etterspørselen. Dette er typisk for restauranter og barer over hele verden, og resulterer ofte i at ansatte blir sendt hjem tidlig fra skiftene sine.
Med en bedre personalplanlegging kan imidlertid dette problemet unngås helt. Vaktplaner og tidsplanlegging optimaliseres automatisk og kan opprettes i løpet av få timer i stedet for dager. Ved å bruke historiske data kan Quinyx til enhver tid forutsi det optimale bemanningsnivået, slik at bedriften kan utnytte sitt fulle potensial – uten å bekymre seg for unødvendige kostnader.
Få bukt med de administrative oppgavene. Å opprette kompliserte vaktplaner manuelt er en tidkrevende oppgave, og som oftest må disse endres når de ansatte får se dem. Og det er ikke bare vaktplaner som tar tid. Time- og fraværsadministrasjon er to HR-funksjoner som kan automatiseres og knyttes direkte til lønnssystemet ved å bruke en programvare for personalplanlegging.
En veldedig organisasjon i Storbritannia som nettopp har begynt å bruke Quinyx, pleide å sette av to dager i uken til å lage vaktplaner og minst én dag i måneden til å administrere disse. Nå bruker de i stedet kun en halvtime på å lage vaktplaner, med minimalt administrativt arbeid.
Stadig forbedrede resultater. Ved å korte ned tiden det tar å utføre disse administrasjonsoppgavene, og ved alltid å ha full kontroll over lønnskostnadene, kan bedrifter som bruker en programvare for personalplanlegging, bruke mer tid på sine ansatte, kunder og produkter. Ansatte engasjerer seg mer og blir mer produktive når de føler seg ivaretatt, og gir derfor mer tilbake til bedriften.
Med en mer effektiv virksomhetsstyring kan ledere dessuten ta bedre og mer informerte beslutninger. Alt dette er med på å skape en vellykket bedrift med fornøyde ansatte som leverer gode resultater.
En bedre personalplanlegging er med andre ord helt avgjørende for både små, mellomstore og store virksomheter. Det vil ganske enkelt forandre bedriften din og bane vei for vekst, suksess og en mer effektiv drift. La oss vise deg hvordan!
