Den innovative aktøren innen skjønnhet
Lyko driver e-handel, butikker, salonger og egen produksjon. De ser på seg selv som kundens «skjønnhetslekeplass» og ønsker at skjønnhet skal være inspirerende og morsomt, snarere enn noe som tas på for stort alvor. Lyko har virksomhet i Sverige, Norge, Finland, Danmark, Tyskland, Nederland, Østerrike og Polen. De jobber daglig for å være det selvsagte valget for skjønnhet i alle disse markedene. Med millioner av kundeordrer hvert år og en jevn ekspansjon fortsetter Lyko å vokse i raskt tempo.
Med ekspansjon følger utfordringer, spesielt når det gjelder planlegging av arbeidsstyrken og effektivitet. Lyko trenger derfor en smidig og skalerbar WFM-løsning - og de har brukt Quinyx siden 2013. I dag administreres 113 enheter og 1300 ansatte i Quinyx.
Effektiv Workforce Management
I Quinyx håndterer Lyko blant annet vaktplanlegging og tidsrapportering. I Quinyx-appen kan de ansatte se vaktplanen sin, bestille vakter, søke om ferie, få informasjon fra både ledere og hovedkontoret og attestere arbeidstiden sin.
For å sikre bemanning i perioder med høy ordreinngang, som for eksempel Black Friday eller julehandelen, kan ekstra ansatte enkelt booke seg inn på ubemannede vakter direkte i Quinyx-appen. De velger selv hvilken dag og hvilket tidspunkt som passer dem. Åsa Magnusson, HR-spesialist i Lyko, mener at fleksibiliteten til selv å styre når man vil jobbe, er verdifull for de ansatte. Samtidig kan Lyko raskt og enkelt sørge for at alle skift er bemannet.
«Det har vært en stor fordel for oss i Lyko at Quinyx fungerer så godt for flere ulike land og bransjer. Det har gjort det mulig for oss å standardisere arbeidsprosesser og forenkle kvalitetssikringen, noe som igjen gjør det lettere for oss å skalere. Jeg setter pris på å kunne ha en klar oversikt over virksomheten og muligheten til å gi støtte på et globalt nivå», sier Åsa.
Quinyx har ført til en smidig og effektiv WFM for Lyko. «Det er vanskelig å forestille seg hvordan vi skulle jobbet uten Quinyx», sier Åsa. «Lyko ligger i den digitale frontlinjen, og for oss er det en selvfølge å administrere WFM med et moderne, fleksibelt og skalerbart system.»
Åsa setter først og fremst pris på hvor enkelt det er å administrere timeplanleggingen. Hun legger også vekt på at appen fører til effektiv kommunikasjon, og at det er enkelt for de ansatte å registrere arbeidstiden sin der, noe som gjør prosessen mer effektiv. Quinyx har også en sømløs integrasjon med Lykos HR- og lønnssystemer, noe som gjør det enkelt å håndtere lønn og personaladministrasjon.
Tidsbesparelser med Quinyx AI-assistent Ava
Lyko var blant de første som fikk eksklusiv tilgang til Quinyx' AI-drevne assistent Ava før den offisielle lanseringen. Fra dag én hjalp assistenten både ansatte og ledere med å få svar på spørsmålene sine raskt - direkte i Quinyx-plattformen. I stedet for å lete gjennom manualer kunne de spørre: «Hvordan tilbakestiller jeg passordet mitt?» eller «Hvor finner jeg planleggingsverktøyene?» og få svar. Det faktum at svarene fra assistenten var på svensk, førte til en sømløs opplevelse.
Resultatene taler for seg selv: Lyko sparte omtrent fem minutter per spørsmål. Det er en betydelig tidsbesparelse i en travel organisasjon.
Åsa satte pris på hvor raskt assistenten kunne svare på spørsmål, og sier at det er positivt å få svar når man er inne i systemet - for det er da spørsmålene dukker opp. «Helpdocs passer ikke med måten moderne mennesker jobber på. Vi vil ikke lete etter svarene, vi vil ha dem raskt!», sier Åsa.
Fremtidige muligheter
Lyko ser på Quinyx som en integrert del av virksomheten deres, og er interessert i å utforske flere Quinyx AI-løsninger i fremtiden. I tillegg ønsker de å utforske hvordan Quinyx' Files & Folders-løsning kan styrke arbeidsflyten deres ytterligere.
Vi i Quinyx ser frem til å følge Lykos reise og fortsette å støtte dem i arbeidet med å skape en effektiv arbeidshverdag for sine ansatte.