Så skapar du effektiv schemaläggning

Schemaläggning är ett universellt problem. Oavsett om du är verksam inom detaljhandeln, besöksnäringen, vård och omsorg eller logistikbranschen, är ..

Schemaläggning är ett universellt problem.

Oavsett om du är verksam inom detaljhandeln, besöksnäringen, vård och omsorg eller logistikbranschen, är det få saker som skapar så mycket huvudvärk som schemaläggning och personalplanering.
Att upprätthålla ett fungerande och rättvist schema som gör alla nöjda är mer eller mindre ett heltidsarbete. Oftast drunknar cheferna i scheman, tabeller, kalendrar, kalkylblad och ledighetsansökningar. Det kan ta dagar, ibland veckor, att utforma ett bra schema. Sker det sedan misstag eller förändringar i sista minuten, blir det oerhört frustrerande för cheferna som måste börja om med schemaläggningen.

Men schemaplanering behöver inte vara komplicerat. Faktum är att de flesta utmaningar inom schemaläggning enkelt kan lösas med ett kraftfult  schemaläggningssystem. Systemet gör att du snabbt kan skicka ut digitala scheman och uppdateringar till dina anställda och göra ändringar i sista minuten när något oväntat händer. Det är den perfekta lösningen för de branscher som behöver flexibla scheman med skiftpersonal och eller många deltidsarbetare.

Här är några av de vanligaste planeringsproblemen som ett schemaläggningsverktyg kan hjälpa till att lösa.

1. Personalomsättning

Skiftarbete är ett ganska flyktigt jobb. Det är vanligt att anställda kommer och går, och varje ny person har sina preferenser och möjligheter för när de kan jobba och inte. Vissa föredrar att jobba dag, andra vill ha nattskift. För somliga passar helger bäst medan andra endast har möjlighet att arbeta på vardagar. Att jonglera alla anställda, deras önskemål och skift blir lätt den mest tidsödande uppgiften i en verksamhet. 

Här kan du läsa om hur du kan förbättra de anställdas engagemang och få dem att stanna längre.

2. Tillgänglighet av personal

Många medarbetare ansöker om ledighet under röda dagar och storhelger. När ansökningarna råkar sammanfalla med de perioder när verksamheten har som mest att göra blir det snabbt en mardröm att hitta och organisera tillfälliga ersättare. När ersättarna väl har hittats, får schemaläggaren plötsligt dubbelt så många scheman att lägga upp och kommunicera ut i verksamheten.


3. Vila mellan skift 

Enligt lag, behöver dina medarbetare minst 12 timmar ledigt mellan sina skift (kan skilja mellan branscher). Brist på vila och egen tid kan ha stor negativ inverkan på dina anställdas arbetsmoral och produktivitet. Plötsliga schemaändringar kan innebära att personal måste jobba övertid, vilket även kan inkräkta på ledighetskravet eller lokala regler.


4. Schemaläggning under hektiska perioder

Det är tillräckligt krångligt att räkna ut hur många anställda du behöver för varje skift. När det dessutom dyker upp oväntat mycket kunder eller bokningar kan det bli nästintill omöjligt att beräkna hur stor arbetsstyrka som behövs. Däremot är de hektiska perioderna ofta otroligt lönsamma för företaget. Det är därför viktigt att se till att rätt antal anställda är schemalagda, så att försäljningen är högre än personalkostnaden. Om er verksamhet istället bedriver en vård- eller serviceverksamhet skapas också liknande utmaningar under storhelger eller kring veckoslut.

5. Plötsliga ändringar

Oavsett hur engagerade dina anställa är kommer livet ibland emellan. Sjukdomar, VAB, olyckshändelser, problem att ta sig till jobbet och andra oväntade händelser gör att din personal helt plötsligt inte kan jobba som planerat. Med lite tur kanske de hittar en ersättare, men oftast resulterar det i att du står med för lite personal.

Att fråga andra anställa om de kan täcka upp skiftet kan leda till en rad komplikationer, som till exempel övertid eller skiftändringar, med kostnadsökningar till följd.

Lösningen på det här är ett schemaläggningssystem där du kan skapa, ändra och skicka ut scheman med en enkel knapptryckning.

Kasta dina tabeller och kalkylblad. Vi har skapat ett system för workforce management som tar hand om huvudvärken med schemaläggning så att du kan ägna dig och viktigare och roligare saker.

Quinyx har blivit uppmärksammade i Gartner’s Market Guide for Workforce Management Applications

Ladda ned den fullständiga rapporten

Upptäck Quinyx redan idag

Lämna dina kontaktuppgifter nedan så hör vi av oss och bokar in en kostnadsfri demo, helt utan förpliktelser.