CRM-Systeme, Lohnbuchhaltungs-Software, BI-Systeme, Workforce-Management-Lösungen. Es gibt unzählige verschiedene Arten von Software, die alle darauf ausgelegt sind, Ihr Unternehmen zu optimieren (und vielversprechend klingen).
Einige Software-Produkte, wie beispielsweise Slack, sind relativ einfach zu implementieren. Andere - die einen weitaus größeren Anwendungsbereich haben und damit einen viel größeren Einfluss auf Ihr Unternehmen - können eine echte Herausforderung bedeuten für die Fachabteilung und die IT-Ressourcen. Oft geht hier auch das Thema "Change Management" und das Ändern von lieb gewonnenen Gewohnheiten einher.
Der CEO und Gründer von Quinyx, Erik Fjellborg, sagt:
„Ich habe zusammen mit unseren Kunden und Partnern über 700 Workforce-Management-Software-Implementierungsprojekte gesehen, verwaltet und daran teilgenommen.
Dank großartiger Kollegen, Projektmanager und erfahrener Kunden war die überwiegende Mehrheit dieser Projekte erfolgreich und erzielte relativ schnell die erwartete Kapitalrendite. Die Implementierung einer neuen Softwarelösung ist jedoch immer eine Herausforderung. Und wir haben viel darüber gelernt, was Sie vor und während eines solchen Projekts beachten sollten, um sie so reibungslos wie möglich zu gestalten. “
Die Zusammenfassung dieser praxiserprobten Erfahrungen können Sie in diesem eBook nachlesen.
Egal, welche Software Sie implementieren. Aus unserer Erfahrung sollten Sie dabei diese drei Punkte beachten
1. Das richtige Implementierungs-Team am Start
Das Ziel ist klar: ein Team zusammenstellen, das alle Anforderungen und Qualifikationen abdeckt und verschiedene Kontaktpunkte in Ihrem Unternehmen erreichen kann.
Welche Abteilungen werden am meisten in die Nutzung Ihrer neuen Software einbezogen? Wie stellen Sie sicher, dass jedes Bedürfnis und jede Stimme gehört wird? Natürlich ist jedes Unternehmen anders und somit auch die Projektteams.
Für die Implementierung einer Workforce-Management-Software empfehlen wir normalerweise, dass das Projektteam jemanden aus der Personalabteilung, einen Mitarbeiter aus der Fachabteilung/der Filiale, einen Mitarbeiter aus der Lohnbuchhaltung, einen Mitarbeiter aus der IT-Abteilung und einen Projektmanager umfasst.
2. Legen Sie klare Ziele fest
Formulieren Sie ganz klar Ihre Vorstellung von der gewünschten Software und den größten Problemen, die Sie lösen möchten. Das bedeutet, dass Sie sie viel einfacher implementieren und Renditen erzielen können. Bei vielen verschiedenen beteiligten Abteilung liegt hier oft schon die erste große Herausforderung.
Stellen Sie sich Fragen wie:
Warum genau führen wir die neue Software ein?
Welche Probleme müssen wir lösen?
Welche Ergebnisse hoffen wir zu sehen?
Von hier aus wissen Sie, was Sie erreichen möchten. Das macht es Ihnen viel einfacher, herauszufinden, wie Sie dies erreichen können.
3. Holen Sie sich das Okay aller Beteiligten
Kommunikation ist wichtig, um ein Software-Implementierungsprojekt zum Erfolg zu führen. Um die Vorteile Ihrer neuen Software erfolgreich zu kommunizieren, sind die Gründe für die Einführung und die Verwendung der Software wesentliche Bestandteile, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Da ist "internes Buy-In". Der Buy-In muss von Führungskräften auf Manager-Ebene bis hin zu Teilzeitmitarbeitern sichergestellt werden.
Das Implementieren von Software, die alle in Ihrem Unternehmen betrifft, wird nicht immer einfach sein. Aber denken Sie daran, es gibt in der Regel sehr gute Gründe, warum Sie dies tun. Und es lohnt sich daher, sich jeder Herausforderung zu stellen und sich darauf vorzubereiten, um sie zu überwinden.
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