Partioaitta ja Quinyx: tehokkuutta ja tyytyväisiä työntekijöitä

Partioaitta on vuodesta 1928 asti toiminut maanlaajuinen ulkoilu- ja retkeilyvälineiden vähittäismyyntiin keskittynyt erikoiskauppa, jolla on verkkokauppa sekä 22 myymälää ympäri Suomen. Laadukas tuotevalikoima tukee Partioaitan pyrkimystä kestävään kehitykseen ja ulkoilun kautta saavutettavaan hyvinvointiin. 

Partioaitan vastuullisuusstrategian mukaan tuotteita halutaan myydä tarpeeseen ja kehittää kiertotaloutta. Kuluttajat ovat valinneet Partioaitan useita kertoja Suomen arvostetuimmaksi urheilukauppabrändiksi sekä alansa vastuullisimmaksi – saavutetut kärkisijat ovat pitkäjänteisen työn tulosta.

Partioaitta on osa Fenix Outdoor -konsernia, johon kuuluu Partioaitan lisäksi Naturkompaniet Ruotsissa ja Norjassa, Globetrotter Saksassa, Frlifuftsland Tanskassa sekä Trekitt Iso-Britanniassa. Myös Naturkompaniet käyttää Quinyxin työvuorosuunnittelujärjestelmää. 

Quinyxin asiakas vuodesta 2018

Partioaitalla on ollut Quinyxin työvuorosuunnittelujärjestelmä käytössä jo vuodesta 2018 lähtien ja tällä hetkellä Quinyxiä käyttää yrityksen 230 työntekijää.

HR Business Partnerina työskentelevä Karin Nykter ja Turun alueella myymäläpäällikkönä työskentelevä Harri Valtamo ovat tyytyväisiä Quinyxiin yli kuuden vuoden yhteistyön jälkeen. 

”Olemme erittäin tyytyväisiä Quinyxiin. Järjestelmä yksinkertaistaa ja nopeuttaa työvuorojen suunnittelua jatkuvasti, ja uusia toimintoja otetaan käyttöön tarpeen mukaan.”

Sujuvuutta myymäläpäälliköiden arkeen

Quinyxin hyödyistä Harri nostaa ensimmäisenä esiin Quinyxin digitaalisuuden ja sen tuoman sujuvuuden myymäläpäälliköiden työhön.

"Quinyxin avulla pystytään reagoimaan nopeasti ja oikeastaan tekemään kaikki kännykällä, mikä tekee työnteosta sujuvaa. Näin myymäläpäälliköt voivat keskittyä tärkeimpään, eli myymiseen."

Digitaalisuus mahdollistaa myös paremman työvuorotoiveiden ja lomapyyntöjen hallinnan. Aiemmin vapaatoiveet saatettiin kirjata eri vihkoihin, mikä aiheutti unohduksia. Kun kaikki tieto on samassa paikassa, myös virhemahdollisuudet ja unohdukset vähenevät. 

Tehokkuutta työvuorojen suunnittelussa

Karinin ja Harrin mukaan työvuorosuunnittelu Quinyxillä muuttuu jatkuvasti tehokkaammaksi. Partioaitan yksiköt ovat suurimmaksi osaksi melko pieniä ja viikot samankaltaisia, joten valmiiden aikataulupohjien käyttäminen työvuorosuunnittelussa on helppoa ja nopeaa. 

Quinyx mahdollistaa myös työntekijöiden siirtämisen liikkeestä toiseen vaivattomasti. Partioaitalla on liikkeitä eri puolilla Suomea, ja erityisesti pääkaupunkiseudulla yksiköitä on paljon. Järjestelmä tukee osa-aikaisia ja puitesopimuksella työskenteleviä työntekijöitä, ketkä tekevät vuoroja useissa myymälöissä. Lisäksi järjestelmässä säilyvät myös palaavien työntekijöiden tiedot, mikä nopeuttaa työsuhteiden uudelleenkäynnistämistä ja vähentää hallinnollista kuormaa.

Helpotusta henkilöstöhallintoon: kaikki yhdessä paikassa

Myös Partioaitan toimistotyöntekijät ovat siirtyneet käyttämään Quinyxiä, mikä on tehostanut toimintaa merkittävästi. Toimistotyöntekijöillä oli aikaisemmin käytössään Excel työtuntien kirjaamisen, mutta esihenkilöiden oli vaikea seurata kirjauksia ja löytää tarvitsemiaan tietoja. .

“Siirtyminen Quinyxiin aiheutti toimistotyöntekijöiden keskuudessa aluksi ristiriitaisia tunteita, mutta kun työntekijöille selitettiin, että työajanseuranta mahdollistaa ylitöihin puuttumisen ja viestii välittämisestä kontrolloinnin sijaan – otettiin uusi järjestelmä myönteisesti vastaan”, Karin kuvailee.  

Quinyx toimii nyt Partioaitalla eräänlaisena HR-järjestelmänä, josta löytyy kaikki henkilötiedot, sopimukset ja liitteet. 

"Meillä ei aikaisemmin ollut HR-järjestelmää, johon voisi liittää dokumentteja. Quinyxiin saa lisättyä liitteitä sekä tietoa yksilöistä. Kaikki tarvittava löytyy nyt yhdestä paikasta.”

Quinyxin käyttö HR-puolella on tuonut helpotusta moniin arjen tilanteisiin. Jos esimerkiksi täytyy tehdä työsopimus jo lähteneelle työntekijälle tai halutaan lähettää syntymäpäiväkortti työntekijälle, löytyvät tiedot helposti järjestelmästä. Quinyx auttaa myös tilanteissa, jossa palkanlaskija tarvitsee tietoja lomien tai sopimusten osalta.

Viime kesänä esimerkiksi myymäläpäällikkö oli lomalla ja sijainen teki palkkoja, mutta avainta lukolliseen sopimuskaappiin ei ollut jaettu – tällaisten tilanteiden oppina nyt halutaan, että kaikki tiedot ovat yhdessä paikassa

Positiivinen työntekijäkokemus ja Early Access -toiminto

Myös työntekijät ovat tyytyväisiä Quinyxiin, ja erityisesti mobiilisovellus on saanut paljon kehuja Partioaitan työntekijöiltä. Quinyxin käyttöliittymä koetaan intuitiiviseksi ja uusien työntekijöiden on helppo omaksua Quinyx, kunhan perehdytys on kunnossa. Kuuden vuoden aikana Quinyx on kasvanut Suomessa ja myös työntekijät tuntevat Quinyxin paremmin.

“Nykyään meillä aloittaa uusia työntekijöitä, ketkä ovat saattaneet jo käyttää Quinyxiä aiemmissa työpaikoissaan.”

Quinyxin Early Access -toiminnallisuus on pidetty ominaisuus niin työntekijöiden kuin myymäläpäälliköiden näkökulmasta. Aiemmin Quinyxiin pääsi kirjautumaan vasta työsuhteen alkaessa ja ensimmäisen työvuoron yhteydessä, mutta Early Accessin myötä tulevat työvuorot ovat nähtävissä jo ennen työn alkamista, eikä niitä tarvitse enää lähettää erikseen sähköpostitse. Early Access -toiminallisuus helpottaa perehdytystä ja vahvistaa positiivista työnantajamielikuvaa jo ennen ensimmäistä työpäivää.

Vahva yhteistyö ja katse tulevaan

Yhteistyö Partioaitan ja Quinyxin välillä on sujunut erittäin hyvin, eikä ongelmia ole ollut juuri lainkaan kuuden vuoden aikana.

“Quinyxin kaltaisessa järjestelmässä voisi olla paljonkin ongelmia ja bugeja, mutta Quinyx on toiminut todella moitteettomasti. Jos jotain haasteita on ollut, ne on ratkaistu aina nopeasti”, Karin ja Harri kertovat. 

Tulevaisuudessa Partioaitassa halutaan tietenkin työvuorosuunnittelun tehostuvan entisestään ja jatkossa toiveet kohdistuvat analytiikan ja tekoälyn tuomiin mahdollisuuksiin työvuorosuunnittelun kehittämiseksi. 

”Olemme erittäin tyytyväisiä Quinyxiin. Järjestelmä yksinkertaistaa ja nopeuttaa työvuorosuunnittelua jatkuvasti."

Harri Valtamo, myymäläpäällikkö