Investointi työvoimanhallinnan ratkaisuun on iso päätös mille tahansa yritykselle.
Uuden järjestelmän käyttöönotto – tai toisaalta olemassa olevan vaihtaminenkin – vaatii yrityksen sisällä tehokasta muutoksenhallintaa, hyväksyntää työntekijöiltä sekä alkuinvestointia niin ajankäytöllisesti kuin resursseinakin. Mutta mistä kannattaa lähteä liikkeelle?
Olemme koonneet keskeisimmät kysymykset, jotka palveluntarjoajille kannattaa esittää.
1. Onko ratkaisu pilvipohjainen ja mobiilinatiivi?
Jos yrityksellä on käytössään vanha työvoimanhallinnan järjestelmä tai ratkaisussa on vain rajatusti mobiilitoimintoja, yritys tekee hallaa itselleen ja siirtää samalla taakkaa myös työntekijöille.
Yrityksen kannattaa ehdottomasti hyödyntää jo ne olemassa olevat supertietokoneet, jotka jokaiselta työntekijältä löytyy taskustaan – nimittäin matkapuhelimet! Uuteen mobiilipohjaiseen työvoimanhallinnan järjestelmään siirtyminen mullistaa yrityksen liiketoiminnan, koska se auttaa vähentämään henkilöstökuluja ja parantamaan viestintää.
Nyrkkisääntönä suosittelemme välttämään vanhan koulukunnan ratkaisuja, joissa on investoitava infraan ennen varsinaisen ratkaisun käyttöönottoa. Jos ohjelmistoa markkinoidaan verkkopalveluna, kannattaa selvittää, onko se aidosti ja kokonaan SaaS-pohjainen.
Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että valinta kannattaa kohdistaa palveluntarjoajaan, joka tarjoaa seuraavan sukupolven ratkaisua ja jonka tuotekehitysstrategia perustuu omankin alanne tuleviin tarpeisiin. Pilvipohjaisen ratkaisun tuoma hyvä lisä on se, että ratkaisusta on aina käytössä uusin versio ja palveluntarjoaja hoitaa päivitykset säännöllisesti ilman asiakkaan vaivannäköä.
2. Kuinka helppo järjestelmän käyttöönotto on?
Yksi suurimmista kynnyksistä työvoimanhallinnan järjestelmää käyttöön ottavissa yrityksissä on usein se, että käyttöönotto vie liikaa aikaa. Alkuvalmistelut saattavat olla monimutkaisia ja järjestelmän opetteleminen tuntuu vievän liikaa aikaa ja energiaa. Siksi yritykset päätyvät käyttämään toimintoja vain rajatusti – tai pahimmassa tapauksessa lakkaavat kokonaan käyttämästä ratkaisua. Siksi kannattaa valita alun perinkin sellainen järjestelmä, joka on helppo ottaa käyttöön ja käyttää.
Lue ilmainen oppaamme työvoimanhallinnan ratkaisun onnistuneeseen käyttöönottoon
3. Mahdollistaako se älykkään työvuorosuunnittelun?
Suosittelemme etsimään ratkaisun, jonka avulla voi luoda nopeasti reiluja, luotettavia ja älykkäitä työvuorolistoja juuri omaan liiketoimintaan ja yrityksen toimintamalleihin optimoidusti. Parhaat työvoimanhallinnan ratkaisut mahdollistavat työvuorosuunnittelun nopeasti ja helposti työntekijöiden osaamisalueisiin ja työkokemukseen perustuen sekä ruuhka-ajat huomioiden. Älykäs työvuorosuunnittelu tuottaa tyytyväisiä työntekijöitä, tyytyväisiä asiakkaita ja menestyksekästä liiketoimintaa.
4. Hoituvatko työaikakirjaukset?
Kattavat järjestelmät sisältävät toiminnot myös työaikakirjauksiin, raportointiin ja poissaolojen hallinnointiin. Tällöin suunnitteleminen helpottuu huomattavasti. Kannattaa myös tarkistaa, onko työntekijöiden mahdollista leimata itsensä sisään ja ulos suoraan puhelimestaan. Kattavilla työaikakirjauksen toiminnoilla yritykselle kertyy tarkat työaikatiedot, ja se pystyy tarjoamaan myös tällä saralla miellyttävän työntekijäkokemuksen.
5. Onko työntekijätyytyväisyyteen panostettu?
Toimialoilla, joilla työskentelee tyypillisesti niin kokopäiväisiä työntekijöitä kuin osa-aikaista ja satunnaistakin henkilöstöä, on usein hankalaa sitouttaa koko henkilöstöä halutulla tavalla ja tasapuolisesti. Kannattaa siis etsiä ratkaisu, jonka avulla voidaan panostaa vahvasti myös työntekijätyytyväisyyteen.
Quinyxillä on alansa parhaat työkalut työntekijöiden hyvinvoinnin vahvistamiseen, mukaan lukien reaaliaikaiset viestintämahdollisuudet, työtyytyväisyyskyselypohjat sekä hauskat ja sosiaaliset tunnustukset, joiden avulla hyvin tehty työ ei jää huomaamatta.
Henkilöstön tyytyväisyyteen kannattaa panostaa.
6. Vastaavatko raportointitoiminnot kattavasti yrityksen tarpeisiin?
Hyvä työvoimanhallinnan sovellus helpottaa liiketoiminnan avaintietojen ja mittarien seuraamista. Myyntilukuja, tulevia ja toteutuneita työtunteja sekä henkilöstökuluja seuraamalla on mahdollista reagoida nopeasti uusiin trendeihin ja työvoimassa tapahtuviin muutoksiin.
7. Mahdollistaako järjestelmä tehtävienhallinnan?
Työvoimanhallinnan sovellus, jossa on myös sisäänrakennettu tehtävienhallinta, parantaa yrityksen tehokkuutta yhdistämällä liitännäiset prosessit ja kommunikaation toisiinsa. Se myös auttaa esimiehiä ja yritysjohtoa seuraamaan työnkulkua kokonaisuutena ja varmistamaan, että kaikki tärkeät päivittäiset toiminnot tulevat hoidetuksi.
8. Saako sovelluksen integroitua palkanmaksuohjelmaan?
Mahdollisuus liittää työvoimanhallinnan sovellus palkanmaksuohjelmaan ja koostaa siitä valmiit tiedot palkanmaksua varten säästää valtavasti työaikaa ja vähentää merkittävästi ylimääräistä hallinnointityötä.
9. Pohjautuuko tuotekehitys tutkittuun tietoon?
Ennen palvelusopimuksen allekirjoittamista kannattaa varmistaa, kuinka tärkeänä palveluntarjoaja pitää tutkimustietoa ja siihen pohjautuvaa kehitystyötä. Nykytilanteen lisäksi on hyvä kuulla palveluyrityksen tulevaisuuden suunnitelmista, tuotekehityksen seuraavista askeleista ja yrityksen pitkän aikavälin tavoitteista.
10. Kuinka sähäkästi sovellus toimii? Millaista palautetta loppukäyttäjät ovat antaneet?
Työvoimanhallinnan järjestelmän menestys riippuu pohjimmiltaan siitä, kuinka paljon työntekijät sitä käyttävät. Siksi on syytä hankkia ratkaisu, jota heidän on helppo ja mukava käyttää. Kannattaa tutustua sovelluksen saamiin arvioihin ja kysyä myös käyttäjiltä suoraa palautetta käytettävyydestä.
Tärkeintä on löytää luotettava kumppani, joka ymmärtää asiakasyrityksen liiketoimintaa ja niitä erityisiä haasteita, joita työvoimanhallinnan panostuksilla pyritään ratkaisemaan.
Meillä uskotaan työvoimanhallintaan, joka tuottaa tyytyväisiä työntekijöitä ja menestyksekästä liiketoimintaa kätevän työvuorosuunnittelun, työaikaraportoinnin, viestinnän ja tehtävienhallinnan avulla. Tutustu järjestelmään, jonka avulla kaikki tämä on mahdollista – työvoimanhallinnan tulevaisuus on nyt täällä!
