Yhtenäiset standardit kaikissa toimipisteissä - Quinyxin Employee Hubin uusi Audits-toiminto

Yhtenäisten standardien ylläpitäminen kaikissa toimipisteissä voi olla haastavaa varsinkin silloin, jos tiimit työskentelevät eri kaupungeissa, eri alueilla tai jopa eri maissa.

Siksi olemme kehittäneet Quinyxin Employee Hubin uuden Audits-toiminnon, jonka avulla operatiiviset tiimit, vähittäiskaupan toimijat ja kenttätyötä tekevät yksiköt voivat kootusti yhdenmukaistaa auditointeja, toteuttaa niitä ja seurata havaintojen perusteella tehtäviä toimenpiteitä.

Lopputuloksena ovat yhtenäisemmät toimintastandardit kaikissa toimipisteissä, vähemmän manuaalista hallinnollista työtä ja varmuus siitä, että jokainen havainto johtaa konkreettisiin toimenpiteisiin.

Perinteinen tapa: auditoinnit, joissa havainnot eivät aina johda toimenpiteisiin

If Jos organisaatiossasi on joskus tehty auditointeja, toimintatapa on varmasti tuttu. Auditointipohja löytyy Excelistä tai PDF-tiedostosta. Havainnot jaetaan sähköpostitse. Joku kokoaa tarvittavat korjaavat toimenpiteet erilliseen listaan. Siinä vaiheessa, kun kaikki tiedot on kerätty, jaettu ja vastuutettu, mahdollisuus puuttua ongelmaan on saattanut jo mennä ohi.

Seurauksena voi olla monenlaisia haasteita:

• Auditointikäytäntöjen yhtenäistäminen ja laajentaminen on vaikeaa, jos eri alueilla noudatetaan erilaisia prosesseja.

• Tulosten seuranta, vertailu ja jatkotoimenpiteiden toteuttaminen on haastavaa, kun mukana on useita maita, toimipisteitä, auditoijia ja hyväksyjiä.

• Auditoinneissa havaitut puutteet eivät aina johda konkreettisiin toimenpiteisiin, mikä lisää riskiä siitä, että ongelmat jäävät ratkaisematta.
  

• Yrityksen johdolla, aluepäälliköillä ja myymälätiimeillä ei ole yhteistä kokonaiskuvaa tuloksista ja toimenpiteiden etenemisestä. Tämä johtaa vastuiden pirstaloitumiseen ja hidastaa kehitystyötä.
  

Jos puuttuva kampanjan esillepano tai hinnoitteluvirhe jää huomaamatta esimerkiksi viikon ajaksi, vaikutukset eivät rajoitu vain operatiiviseen toimintaan. Seurauksena voi olla menetettyä myyntiä täydellä katteella, eikä näitä tappioita välttämättä enää saada korjattua.

Ratkaisu: auditoinnit osaksi jo käytössä olevia työkaluja

Auditointi on järjestelmällinen tapa varmistaa, että myymälä toimii standardien mukaisesti. Jokaisessa auditoinnissa käytetään samoja kysymyksiä ja arviointikriteerejä, mikä tekee prosessista yhdenmukaisen, tasapuolisen ja helposti toistettavan kaikissa toimipisteissä.

Audits tuo auditoinnit osaksi Employee Hubia, jossa tiimisi jo hoitavat tehtäviä, jakavat sisältöjä ja viestivät keskenään. Kaikki auditointipohjat, kysymykset, vastaukset, pisteytykset, valokuvat ja jatkotoimenpiteet löytyvät samasta paikasta, eikä erillistä järjestelmää tarvita.

Toiminto myös mukautuu tiimien työskentelytapoihin. Myymälätiimit voivat tehdä säännöllisiä itsearviointeja, kun taas aluepäälliköt voivat suorittaa auditointeja myymäläkäyntien yhteydessä tai myymälöiden puolesta.

Miten se toimii?

• Laadi uudelleenkäytettäviä tarkastuspohjia. Laadi tarkastuspohjia, jotka sisältävät eri osioita, kysymyksiä, pisteytyksiä ja ehdollista logiikkaa. Näin varmistat, että kaikissa toimipisteissä noudatetaan samoja prosesseja ja yhtenäisiä laatustandardeja.
  
• Muuta tarkastushavainnot konkreettisiksi toimenpiteiksi. Kun tarkastuksessa havaitaan epäkohta, Audits-toiminto voi luoda automaattisesti tehtävän ja määrittää sille vastuuhenkilön. Näin havaitut ongelmat eivät jää pelkiksi kirjauksiksi, vaan ne myös korjataan.
  
• Tarkastele tuloksia kootusti yhdessä paikassa. Seuraa pisteytyksiä sekä yksittäisten kysymysten että kokonaisten tarkastusten tasolla, vertaile eri toimipisteiden tuloksia ja tunnista toistuvat ongelmat ajoissa – ennen kuin ne vaikuttavat toiminnan tehokkuuteen, säädöstenmukaisuuteen tai myyntiin.
  
  

Audits käytännössä

Otetaan esimerkiksi vaatealan vähittäiskauppaketju, joka haluaa varmistaa, että myymälämarkkinointi toteutetaan ohjeistusten mukaisesti kaikissa 200 liikeessä.

Aluepäällikkö käy myymälävierailunsa aikana läpi vakiomuotoisen kysymyssarjan. Yksi kysymyksistä on: ”Onko uuden kampanjan näyteikkuna toteutettu ohjeiden mukaisesti?”
Jos vastaus on kielteinen, aluepäällikkö voi lisätä havainnon tueksi valokuvan ja laatia jatkotoimenpiteeksi tehtävän, jonka tavoitteena on saada näyteikkunan toteutus korjattua.

Erillisiä taulukoita ei tarvitse päivittää eikä sähköposteja lähettää. Havaittu puute dokumentoidaan, sen korjaamiselle nimetään vastuuhenkilö ja korjaustoimenpiteet saadaan käyntiin jo ennen kuin aluepäällikkö poistuu myymälästä.

Kun sama toimintamalli otetaan käyttöön kaikissa myymälöissä ja jokaisella tarkastuskäynnillä, aiemmin tuntikausia vaatineesta manuaalisesta koordinoinnista tulee yhtenäinen työnkulku. Samalla esihenkilöt saavat entistä selkeämmän kokonaiskuvan toimintatapojen yhdenmukaisuudesta, korjaustoimenpiteiden etenemisestä ja toistuvista ongelmista.

Auditsin hyödyt eri toimialoilla

Audits ei ole tarkoitettu vain vähittäiskaupan alalle. Kaikilla toimialoilla, joilla tiimit työskentelevät useissa eri toimipisteissä, haaste on samankaltainen: miten varmistetaan, että jokainen toimipiste täyttää sille asetetut vaatimukset ja että kaikki havaitut puutteet korjataan?

Käyttökohteet voivat vaihdella, mutta tavoite on aina sama: Auditsin avulla varmistetaan yhtenäisten standardien noudattaminen kaikissa toimipisteissä ja huolehditaan siitä, että jokainen havaittu puute johtaa konkreettisiin toimenpiteisiin ja että niille on määrätty selkeä vastuutaho.

Koska koko prosessi tapahtuu Quinyxissä, tarkastukset ja käytännön toimenpiteet pysyvät keskitetysti yhdessä paikassa.

Jokaisen organisaation toiminta on erilaista. Audits tarjoaa joustavuutta tarkastuspohjien, pisteytyksen ja jatkotoimenpiteiden mukauttamiseen organisaatiosi tiimien, toimipisteiden ja työvuorojen tarpeiden mukaan.

Katso, miten Audits toimii käytännössä

Audits on osa Quinyxin Employee Hubia. Haluaisitko nähdä, miten se voi auttaa tiimejäsi laatimaan tarkastuspohjia ja korjata niiden perusteella havaitut epäkohdat? Varaa esittely – kerromme mielellämme lisää siitä, miten Audits toimii käytännössä.