Het managen van een veel werknemers in verschillende afdelingen of vestigingen is niet eenvoudig. Denk aan het regelen van de personeelzaken en het maken van de roosters maar ook zorgen dat uw personeelskosten binnen het budget blijven en uw prognoses kloppen. Er komt veel kijken bij de personeelsplanning en het is een hele klus om dit goed te doen.
Het hebben van de juiste strategieën voor personeelsplanning essentieel voor het creëren van tevreden medewerkers. Want als uw medewerkers blij zijn, dan werkt dit door in uw bedrijf en creëert u blije klanten.
Dit zijn 10 tips voor strategische personeelsplanning waarvan we weten dat ze u, uw bedrijf en uw personeel gaan helpen
1. Zorg voor de juiste mensen op het juiste moment op de juiste plaats
Dit is de basis waarop alle strategieën voor personeelsbeheer zijn gebaseerd. Door de juiste mensen op het juiste moment op de juiste plaats te hebben, kunt u een betere klantenservice leveren en een goede klantervaring bieden.
Slechte roosters en planningen kosten geld. Geeft u uw medewerkers een goed werkschema met meer mogelijkheden, dan levert dit u waardevolle informatie op waarmee u kunt bijsturen om uw bedrijf succesvoller te maken.
Met een goed werkrooster zorgt u ervoor dat de juiste mensen op het juiste moment op de juiste plaats zijn. Om foutloze planningen te maken, moet u de behoeften van uw werknemers en de behoeften van uw bedrijf begrijpen en die twee naadloos kunnen integreren.
2. Vind de juiste tools
Werken met excel-spreadsheets, geprinte roosters en schriftelijke aanvragen voor verlofaanvragen betekent veel handmatige mutaties en dat zorgt regelmatig voor fouten. Ook zijn veel systemen waar mee gewerkt wordt verouderd, wat tot fustraties kan leiden.
Met een goede tool voor bedrijfsoptimalisatie automatiseert uw planningen op basis van uw prognoses, kunt u effectief communiceren met uw personeel en het helpt uw salarisadministratie te versterken.
De juiste tool voor bedrijfsoptimalisatie biedt u:
- Een gemakkelijke manier voor uw personeel om te zien wanneer ze aan het werk zijn, veranderen wanneer ze aan het werk zijn, verlofaanvragen indienen en om meer diensten aan te vragen
- Altijd en overal een overzicht van uw bedrijf
- Waarschuwingen als u uw gebudgetteerde uren overschrijdt.
- Managers die meer ‘klantgerichte’ tijd hebben
- Het vermogen om snel goede beslissingen te nemen
- Een eenvoudige manier om met uw personeel te communiceren
- Geïntegreerd taakbeheer
- Een ongekend niveau van controle over uw planningen, budgetten en prognoses
3. Speel in op de behoeften van uw bedrijf
Er bestaan verschillende tools om uw bedrijf te optimaliseren. Het is goed om te kijken wat de behoeften zijn van uw bedrijf. Belangrijk is om te beginnen met het stellen van de juiste vragen:
- Wanneer komen uw klanten?
- Wat zijn je drukste tijden?
- Wanneer willen uw klanten kopen?
- Wanneer hebben ze de meeste praktische hulp nodig?
- Hoe evolueert het bedrijf?
Hoe beter uw kennis van uw bedrijf, hoe beter uw personeelsplanning en -beheer zullen zijn.
4. Slimmere prognoses
Goede prognoses zijn het belangrijkst voor betere personeelsplanning en -beheer. Het is de kunst om in te schatten wat uw personeelsbezetting zou moeten zijn op basis van de historische gegevens. Door nauwkeurige voorspellingen, weet u wanneer uw piekmomenten zullen zijn en hoe u deze kunt inplannen.
Wanneer u uw geplande kosten vervolgens afzet tegen uw resultaten, creëert u het meest winstgevende resourceplan. Door deze prognoses kunt u ervoor zorgen dat u altijd de juiste mensen op het juiste moment op de juiste plek hebt.
Om effectievere prognoses te maken, moet u rekening houden met:
- Leer van het verleden. Gebruik uw historische gegevens als basis
- Het aantal verkopen uitgesplitst per uur en per medewerker
- Het percentage van de salariskosten ten opzichte van de omzet
- Loonkosten
- Verzuimpercentage inclusief statistieken over ziekteverlof en vakantiedagen
- De optimale opstelling van uw personeel inclusief hoeveel fulltime medewerkers u nodig heeft in vergelijking met parttime.
5. Maak betere roosters
Het maken van goede roosters heeft meerdere voordelen. Ze kunnen helpen de arbeidskosten te verlagen, ze kunnen de klanttevredenheid hoog houden en ze kunnen meer omzet genereren.
Maar kunnen ze uw medewerkers gelukkiger maken? Wij deden hier ondezoek naar en het antwoord is ja. Voordat we u vertellen waarom, is het belangrijk om te begrijpen hoe het leven kan zijn voor werknemers in met geplande diensten die afhankelijk zijn van wekelijkse of maandelijkse schema's om te zien wanneer ze moeten werken.
Deze medewerkers hebben zelden controle over hun rooster en, zo blijkt uit onderzoek, krijgen ze gemiddeld slechts drie dagen van tevoren het definitieve rooster van de volgende week. Dit kan een enorme impact hebben op hun leven buiten het werk. Het maakt het voor hen een grote uitdaging om hun leven te plannen, waarbij alles, van gezinsverplichtingen tot vrije tijd, wordt beïnvloed.
Voor deeltijdwerkers, of mensen flexwerkers, maakt dit het moeilijk om meerdere banen naast elkaar te hebben en om hun inkomen te berekenen, omdat hun uren enorm kunnen fluctueren.
Door betere planningen te maken, geeft u uw personeel meer inzicht en controle waardoor de werk-privé balans verbeterd en dat maakt uw medewerkers gelukkiger.
6. Communiceer effectief
Cijfers uit ons nieuwe rapport The State of the Deskless Workforce 2020 laten zien dat 80% van het wereldwijde bureauloze personeel door hun werkgever wordt benaderd wanneer ze niet werken. De aantallen zijn vooral hoog in de VS, Groot Brittannië en Nederland, terwijl Denemarken de uitzondering op de regel is met slechts 36% van de werknemers dat buiten kantooruren wordt benaderd.
Het rapport ontdekte ook dat de meerderheid van de wereldwijde werknemers door hun werkgever werd benaderd via sms, instant messenger of telefoontje. Hoewel dit een gemakkelijke vorm van contact is, verstoort het het persoonlijke leven van werknemers en wordt het voor hen moeilijker om een evenwicht tussen werk en privé te vinden.
Ontdek wat voor u en uw personeel werkt. Wees ook niet bang om moderne oplossingen te gebruiken. Natuurlijk kan het een WhatsApp-groep of een Slack-kanaal zijn. Bekijk wat voor u werkt om gemakkelijk en effectief met uw personeel te communiceren. Besef ook wanneer u een moderne oplossing voor personeelsbeheer kiest, dat het mogelijk gebruikt gaat worden als primaire kanaal voor communicatie, wilt u daar dan ook uw vertrouwelijke bedrijfsinformatie in delen?
7. Weet wat u moet meten
Welke statistieken kunt u gebruiken om beslissingen te sturen en welke informatie is cruciaal voor u? De eerste vraag is, wat drijft uw personeelsbestand. Elk bedrijf is anders, maar als vuistregel moet u letten op:
- Productiviteit
- Verkoop
- Klantenstroom
- Bezoekers
- Klanttevredenheid
Klanttevredenheid is heel belangrijk. Tevreden klanten en blije medewerkers zorgen voor een fijn en succesvol bedrijf. En tevreden klanten zullen eerder bij u terugkomen en u aanbevelen bij anderen.
Als u de patronen van uw klanten begrijpt, kunt u ervoor zorgen dat u het juiste aantal mensen in uw winkel, restaurant, hotel of kantoor heeft. Met geoptimaliseerde planningen levert u de meeste waarde aan uw klanten en stimuleert u hiermee de verkopen - daarom is klanttevredenheid de belangrijkste maatstaf.
8. Wees flexibel
Weinig non-desk medewerkers hebben controle over hun roosters. Dit kan een enorme impact hebben op hun leven, waardoor het moeilijk voor hen is om buiten het werk om te plannen. De non-desk medewerkers kunnen bovendien hun inkomen niet altijd goed berekenen, omdat hun uren enorm kunnen fluctueren.
Met de juiste tools en technologie kan flexibel werken u bedrijf helpen:
- De productiviteit te verbeteren
- Tijd te besparen
- Kosten te verlagen
- Het behoud van werknemers te verbeteren
- Het geluk van werknemers te vergroten
Flexibele roosters geven u als werkgever niet alleen de mogelijkheid om in te spelen op onvoorspelbare vraag, ze maken uw medewerkers gelukkiger doordat ze meer controle over hun werkschema ervaren, leiden tot een efficiëntere bedrijfsvoering en zorgen er uiteindelijk voor dat uw klanten een betere service krijgen.
9. Neem de juiste mensen aan
Uw personeelsplanning wordt gemakkelijker als u de juiste mensen aanneemt (en zo uw personeelsbehoud verbetert). Een goed uitgangspunt hier is om uw doel te definiëren en een sterke cultuur op te bouwen - zorg er vervolgens voor dat uw team en eventuele nieuwe medewerkers zich in dit doel en deze cultuur kunnen vinden.
10. Verwaarloos de betrokkenheid van medewerkers niet
En tot slot, sluit geen concessies aan de betrokkenheid van uw medewerkers. Volgens een onderzoek van Gallup zien bedrijven met betrokken medewerkers een 22% hogere winstgevendheid. Dit komt doordat betrokken medewerkers productiever zijn. Ze gaan een stap verder, ze werken harder en ze leveren meer voor u en uw klanten. Er zijn talloze manieren waarop u de betrokkenheid van medewerkers kunt verbeteren en we hebben hier enkele van onze favorieten voor u op een rijtje gezet.
Ontdek in onze GRATIS gids hoe een mobiele oplossing voor personeelsbeheer uw personeel en bedrijf een boost kan geven.
