Loomis tar tilbake styringen med Quinyx

Loomis Norge har hatt kontroll på kundenes kontanter i over hundre år. Nå tar de i bruk Quinyx for å efektivisere  vakt- og personalplanleggingen.

Loomis tilbyr kontanthåndtering, sikkerhetstransport og smarte safer for butikker, banker og offentlig sektor. Med 240 ansatte på farten over hele landet er planleggingen avgjørende for å holde hjulene i gang. Bokstavelig talt.

Selskapet valgte derfor å gå til anskaffelse av Quinyx, en skybasert og KI-drevet løsning som automatiserer vaktplanleggingen og øker medarbeiderengasjementet. Løsningen gir Loomis bedre kontroll over ressursbruken, slik at de kan planlegge mer presist, unngå unødvendige kostnader og legge til rette for fremtidige besparelser.

Fra manuell planlegging til full flyt

Før selskapet tok i bruk Quinyx, planla Loomis vakter og bemanning manuelt ved bruk av et HR-system som ikke var egnet for oppgaven. I tillegg måtte de ansatte registrere vaktene og arbeidstiden selv for å motta riktig lønn. Kort fortalt førte dette til unødvendig tidsbruk, dårlig kontroll og  feil som måtte rettes opp i etterkant. Med Quinyx kan disse arbeidsprosessene automatiseres.

Det gamle systemet var utdatert og skapte mye dobbeltarbeid. Tidligere måtte de ansatte selv registrere vaktene sine manuelt, inkludert overtid og ubekvemme arbeidstider som kvelder, helger og røde dager. Det var ikke mulig å automatisere dette, sier Cato Sållman, Head of Operations i Loomis.

Farvel til uoversiktlige regneark

Loomis var derfor ute etter å ta tilbake styringen med et moderne planleggingssystem. Her var Quinyx en perfekt match på alle mulige måter. Løsningen forenkler og automatiserer vaktplanleggingen på en måte som både følger regelverket og er mest mulig kostnadseffektiv. 

– Det handler om helheten. Det Quinyx tilbyr, både de smarte funksjonene og den brukervennlige implementeringen, skiller seg ut fra andre aktører i markedet, forklarer Cato. Han legger til at andre alternativer krevde mer manuelt arbeid og ikke møtte behovene deres på samme måte.

Med Quinyx i hus slipper Loomis å sjonglere regneark og e-poster. Systemet forenkler planleggingen og gir full kontroll over arbeidsplaner, vaktbytter og tilgjengelighet, og vaktplanleggingen og tildelingen av skift kan gjøres helt automatisk. På denne måten sparer selskapet både tid og penger, og de ansatte kan bruke kreftene på viktigere oppgaver. 

Flere prosesser som tidligere krevde manuell oppfølging, går nå automatisk, og selskapet merker allerede forskjellen. 

Når for eksempel ansatte jobber mer enn to timer overtid, har de rett til å få måltider dekket. Dette fantes det ikke noen løsning for i det gamle systemet, men med Quinyx er nå dette problemet løst, forteller Head of HR, Jonlaug Stavnes.

Ett system for alt

Quinyx tilbyr mye mer enn bare vakt- og personalplanlegging. Med en alt-i-ett-app kan de ansatte bruke mobilen til å stemple seg inn og ut og kommunisere med hverandre. Dette gjør det blant annet enklere å bytte vakter seg imellom eller å si ifra hvis de trenger hjelp med noe. Med såkalte Quinyx-merker kan de ansatte dessuten gi ros til hverandre, noe som bidrar til et mer positivt arbeidsmiljø. 

Quinyx’ puls-funksjon lar Loomis ta tempen på trivselen og engasjementet blant de ansatte. Verktøyet gjør det mulig å sende ut korte spørreundersøkelser med jevne mellomrom, slik at ledelsen får bedre innsikt i hvordan de ansatte trives på jobb. Dette vil vi vurdere å benytte og vil bli et verktøy for å fange opp hva   medarbeiderne  er opptatt av.

Systemet gir også oversikt over bemanningsbehov og kompetanse, og innsamlet data hjelper Loomis å forutse hvor mange ansatte de trenger på jobb. I tillegg er løsningen integrert med HR-systemet, slik at kompetanse, ferdigheter og ansattdata er med i planleggingen. På den måten blir det enklere å velge riktig person til jobben. 

Med Quinyx på laget har Loomis fått et effektivt verktøy som legger til rette for en mer fleksibel og fremtidsrettet drift. Jonlaug Stavnes forteller at de er storfornøyde med anskaffelsen av Quinyx og sier at selskapet har klare mål for fremtiden: Vi skal bruke enda mindre tid på planlegging, utnytte data på en bedre måte og effektivisere driften ytterligere. 

Og med Quinyx som partner er de godt i rute.

Om Loomis:

Loomis Norge AS er en del av Loomis AB, som er børsnotert på Nasdaq OMX Stock Exchange siden 2008.

Loomis globalt har mer enn 24 000 ansatte og er representert i 27 land. I Norge har vi 240 ansatte, 12 transport hubber, 3 sentralt plasserte avdelinger med lagringshvelv. Loomis primære tjenester er knyttet til kontanthåndtering som vi leverer til bedriftsmarkedet, offentlige etater, banker og finansinstitusjoner. I tillegg anser vi oss som spesialister på transport og lagring av verdifullt gods.