Wie Sie die besten Arbeitspläne erstellen

by | 18.11.2019
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Die Erstellung der besten Arbeitspläne ist immer ein Balanceakt. Auf der einen Seite gibt es die Bedürfnisse des Unternehmens - den Wunsch, die richtigen Leute zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben - und auf der anderen Seite die Mitarbeiter - und die Notwendigkeit, sie glücklich zu machen und engagiert zu halten.

Darüber hinaus gibt es so viele verschiedene Elemente zu berücksichtigen: Mitarbeiteranfragen und -verfügbarkeit, budgetierte Stunden, Spitzenzeiten, Schichtmuster, arbeitsrechtliche Themen.... es ist keine Überraschung, wenn größere Unternehmen einen Arbeitsplan erstellen, der Tage, wenn nicht sogar Wochen dauern kann, bis er richtig ist. Und dann, ohne Zweifel, wird dieser immer wieder geändert. Jeden Tag verlieren Unternehmen auf der ganzen Welt wertvolle Zeit bei der Verwaltung und Erstellung eines Arbeitsplans, anstatt ihre Mitarbeiter und ihr Geschäft zu verwalten.

Und jedes Unternehmen ist anders. Einige werden der Geschäftsoptimierung Priorität einräumen. Andere werden der Fairness der Mitarbeiter Priorität einräumen. Auch wenn sie alle unterschiedliche Treiber für die Notwendigkeit haben, bessere Arbeitspläne zu erstellen, haben die besten Arbeitspläne für Mitarbeiter bestimmte gemeinsame Eigenschaften.

Hier sind unsere wichtigsten Tipps, wie Sie die besten Arbeitspläne erstellen:

1. SEIEN SIE FLEXIBEL UND GEBEN SIE IHREN MITARBEITERN MITBESTIMMUNGSRECHT.

Mitarbeiter sehnen sich nach Mitbestimmung und Flexibilität. Sie wünschen sich die Möglichkeit ihre Schichten selber zu wählen, möglichst problemlos Schichten zu tauschen und zusätzliche Schichten zu übernehmen.

Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit bei der Erstellung der Arbeitspläne mitzubestimmen, wann sie arbeiten. Möglicherweise können Sie dies nicht immer tun, aber Mitarbeiter, die die Kontrolle über ihre Arbeitspläne haben, arbeiten besser und sind engagierter.

Die Flexibilität der Mitarbeiter ist entscheidend: Nicht nur für die Zufriedenheit der Mitarbeiter, sondern auch für den Geschäftserfolg. Mit den richtigen Tools und Technologien kann flexibles Arbeiten es Unternehmen ermöglichen, die Produktivität zu steigern, Zeit zu sparen, Kosten zu senken und die Mitarbeiterbindung zu verbessern. Gleichzeitig kann so auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter gesteigert werden. Es mag den Anschein haben, dass die Einhaltung eines starren Arbeitsplans die Produktivität der Arbeitnehmer sichert, aber die Daten zeigen, dass das Gegenteil der Fall ist.

Nicht nur, dass 85 % der Arbeitnehmer sagen, dass Flexibilität sie produktiver macht - 60 % sagen, dass sie es als ein Recht betrachten. Die Macht wieder in die Hände des Mitarbeiters zu legen, indem man ihm Flexibilität gibt, wird letztendlich zu einer glücklicheren, produktiveren Belegschaft führen, die einen besseren Service für Ihre Kunden bietet, loyaler ist und mehr arbeitet.


2. PRIORISIERUNG DER BENUTZERFREUNDLICHKEIT UND EINFACHHEIT

Damit Auswahl und Flexibilität funktionieren, muss das Werkzeug, mit dem Sie Ihre Arbeitspläne erstellen und verwalten, einfach zu bedienen sein. Software mit komplexer Funktionalität ist großartig, aber es ist für niemanden gut, wenn man einen Abschluss in Astrophysik braucht, um sie zu bedienen. Mobile-first Personaleinsatzplanungs-Systeme sind mit einer App ausgestattet, die für die Endbenutzer (Ihre Mitarbeiter) genauso einfach zu bedienen ist wie der Rest ihrer Lieblings-Apps - sie sollten es ohne Anleitung und mit möglichst wenigen Clicks auf ihren Smart Devices bedienen können. Und Ihre Führungskräfte sollten in der Lage sein, Arbeitspläne zu optimieren und leere Schichten per Knopfdruck zu füllen.

Durch die Automatisierung des Prozesses, der mit der Erstellung und Verwaltung Ihrer Arbeitspläne verbunden ist, können Sie die Kosten effektiver kontrollieren und Ihre Mitarbeitemotivation steigern. Sie können so auch Ihren Kunden einen besseren Service bieten und Zeit für Ihre Manager schaffen, die sie für den Erfolg Ihres Unternehmens nutzen können anstelle der Verwaltung eines Arbeitsplans.

Ganz gleich, ob Sie in der Zentrale einen Arbeitsplan für Ihr Unternehmen erstellen oder ein Mitarbeiter, der sich über unsere App anmeldet: Sie werden eine Personleinsaplanungslösung wünschen, die ein nahtloses Erlebnis auf Desktop, Handy und Tablet bietet. Idealerweise sollten Sie nach einer Lösung suchen, die für Ihre Planung, Zeiterfassung und Integration der Gehaltsabrechnung, Prognosen, Mitarbeiterengagement und -kommunikation, Aufgabenmanagement und Reporting verwendet werden kann.

3. VERSTEHEN SIE IHR UNTERNEHMEN & IHREN PLAN IM VORAUS

Wenn Sie verstehen, wie Ihr Unternehmen funktioniert, können Sie bessere Arbeitspläne erstellen. Sie sollten wissen, wann Ihre umsatzstärksten Zeiten sind, wann Ihre Kunden die meiste Beratung oder Unterstützung benötigen und welchen Personalbestand Sie benötigen, um alle zufrieden zu stellen.

Diese effektive Verteilung Ihrer Ressourcen ist ein absolutes Muss. Jedes Unternehmen hat "tote" Stunden und ungenutztes Personal. Indem Sie diese identifizieren, können Sie sicherstellen, dass Sie die richtigen Personen, am richtigen Ort, zur richtigen Zeit haben. Dies kann sogar soweit gelingen, dass es möglich ist, weniger für Ihre Personalkosten auszugeben und gleichzeitig den Umsatz zu steigern, indem Sie einfach Ihre Ressourcen verschieben.

Unsere Forschung zeigt, dass die Mitarbeiter wissen wollen, wann sie im Voraus arbeiten. Wenn Sie Ihr Geschäft verstehen - und wissen, wann Ihre Spitzenzeiten sind - dann können Sie ganz einfach Wochen im Voraus Arbeitspläne erstellen, die Ihren Mitarbeitern das Leben wesentlich erleichtern.

Eine intelligentere Planung ist einfach und ermöglicht Zeitersparnis durch Optimierung und Automatisierung Ihrer Planung. So können Sie Geld sparen, die Produktivität und die Effizienz steigern.

4. ERSTELLEN SIE IHRE ZEITPLÄNE MIT HILFE VON PROGNOSEN.

Es ist unmöglich für Sie, intelligente Arbeitspläne ohne genaue Prognosen zu erstellen. Genaue und effektive Prognosen können einen großen Unterschied machen. Mit erweiterten Prognosen können Sie auf der Grundlage Ihrer Prognosen und historischen Daten optimale Arbeitspläne erstellen. Wenn Sie Ihre Plankosten mit Ihren Ergebnissen abgleichen, erstellen Sie den profitabelsten Ressourcenplan. Bessere Prognosen gehen Hand in Hand mit einer intelligenteren Planung und liefern Ihnen die Daten, die Sie benötigen, um sicherzustellen, dass Sie immer die richtigen Personen am richtigen Ort zur richtigen Zeit haben.

Schließlich, wenn Sie einen Dienstplan erstellen, müssen Sie über die folgenden Fragen nachdenken:

  • Haben Sie die richtige Anzahl von Mitarbeitern, Vorgesetzten und Managern?
  • Sind alle Ihre Zeitfenster und Schichten abgedeckt und besetzt?
  • Haben Sie für Ihre auslastungsstärksten Zeiten angemessen geplant?
  • Arbeiten Sie gesetzeskonform?
  • Was passiert, wenn sich jemand krank meldet?
  • Bewegen Sie sich innerhalb des Budgets für die Personalkosten?

Es gibt viel zu bedenken und Arbeitspläne müssen regelmäßig erstellt werden. Aus diesem Grund verwenden immer mehr Unternehmen aus verschiedenen Branchen Personaleinsatzplanungssoftware als Lösung für ihre Planungsprobleme.

Hier können Sie unseren kostenlosen Leitfaden zur Kostensenkung ohne Personalabbau herunterladen, um zu sehen, wie eine bessere Planung und Prognose Ihrem Unternehmen zugute kommen kann.
Teresa Früchtenicht

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