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Wir zeigen Ihnen, wie Sie die besten Arbeitspläne erstellen

Arbeitspläne erstellen ist sehr oft ein Balanceakt. Diverse Bedürfnisse wollen harmonisiert werden. Wie Ihnen das gelingen kann, lesen Sie hier!

Arbeitspläne erstellen ist sehr oft ein Balanceakt. Diverse Bedürfnisse wollen harmonisiert werden. Wie Ihnen das gelingen kann, lesen Sie hier! Die besten Arbeitspläne zu erstellen war schon immer ein Balanceakt. Auf der einen Seite gibt es die Bedürfnisse des Unternehmens - den Wunsch, die richtigen Leute zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben – und auf der anderen Seite die Mitarbeitenden – und die Notwendigkeit, sie glücklich zu machen und engagiert zu halten.

Darüber hinaus gibt es so viele verschiedene Elemente zu berücksichtigen, wenn man Arbeitspläne erstellt: Mitarbeiteranfragen und -verfügbarkeiten, budgetierte Stunden, Spitzenzeiten, Schichtmuster, arbeitsrechtliche Themen .... Es ist keine Überraschung, wenn größere Unternehmen Arbeitspläne erstellen, die Tage, wenn nicht sogar Wochen dauern können, bis sie korrekt sind. Anschließend werden diese bei Krankmeldungen oder kurzfristigen Absagen immer wieder geändert. Jeden Tag verlieren Unternehmen auf der ganzen Welt wertvolle Zeit bei der Verwaltung und Erstellung eines Arbeitsplans, anstatt ihre Mitarbeitenden und ihr Geschäft zu verwalten.

Dazu ist jedes Unternehmen anders, wenn es darum geht, Arbeitspläne zu erstellen. Einige werden der Geschäftsoptimierung Priorität einräumen. Andere werden der Fairness der Mitarbeitenden Priorität einräumen. Auch wenn sie alle unterschiedlichen Treiber für die Notwendigkeit haben, bessere Arbeitspläne zu erstellen, haben die besten Arbeitspläne für Mitarbeitende bestimmte gemeinsame Eigenschaften.

Hier sind unsere wichtigsten Tipps, wie Sie die besten Arbeitspläne erstellen:

1. SEIEN SIE BEIM ERSTELLEN DER ARBEITSPLÄNE FLEXIBEL UND GEBEN SIE IHREN MITARBEITENDEN MITBESTIMMUNGSRECHT.

Mitarbeitende sehnen sich nach Mitbestimmung und Flexibilität. Sie wünschen sich die Möglichkeit, ihre Schichten selbst zu wählen, möglichst problemlos Schichten zu tauschen und zusätzliche Schichten zu übernehmen.

Wenn Sie Arbeitspläne erstellen, geben Sie Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit mitzubestimmen, wann sie arbeiten. Möglicherweise können Sie dies nicht immer tun, aber Mitarbeitende, die die Kontrolle über ihre Arbeitspläne haben, arbeiten besser und sind engagierter.

Die Flexibilität der Mitarbeitenden ist entscheidend: Nicht nur für die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, sondern auch für den Geschäftserfolg. Mit den richtigen Tools und Technologien kann flexibles Arbeiten es Unternehmen ermöglichen, schnelle Arbeitspläne zu erstellen, die Produktivität zu steigern, Zeit zu sparen, Kosten zu senken und die Mitarbeiterbindung zu verbessern. Gleichzeitig kann so auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden gesteigert werden. Es mag den Anschein haben, dass die Einhaltung eines starren Arbeitsplans die Produktivität der Arbeitnehmenden sichert, aber die Daten zeigen, dass das Gegenteil der Fall ist.

Nicht nur, dass 85 % der Arbeitnehmenden sagen, dass Flexibilität sie produktiver macht - 60 % sagen, dass sie es als ihr gutes Recht betrachten. Die Macht wieder in die Hände der Mitarbeitenden zu legen, indem man ihm Flexibilität gibt, wird letztendlich zu einer glücklicheren, produktiveren Belegschaft führen, die einen besseren Service für Ihre Kunden bietet, loyaler ist und effizienter arbeitet.


2. PRIORISIERUNG DER BENUTZERFREUNDLICHKEIT UND EINFACHHEIT

Damit Auswahl und Flexibilität funktionieren, muss das Werkzeug, mit dem Sie Ihre Arbeitspläne erstellen und verwalten, einfach zu bedienen sein. Software mit komplexer Funktionalität ist großartig, aber es ist für niemanden gut, wenn man einen Abschluss in Astrophysik braucht, um sie zu bedienen. Mobile-first Personaleinsatzplanungs-Systeme sind mit einer App ausgestattet, die für die Endbenutzer (Ihre Mitarbeitenden) genauso einfach zu bedienen ist wie der Rest ihrer Lieblings-Apps. Mit unserer App können Sie ganz einfach Ihre Arbeitspläne erstellen, und das ganz ohne Anleitung und mit wenigen Klicks – auch auf Ihren Smart Devices. Ihre Führungskräfte sollten in der Lage sein, Arbeitspläne zu erstellen, zu optimieren und leere Schichten per Knopfdruck zu füllen.

Durch die Automatisierung des Prozesses, der mit der Erstellung und Verwaltung Ihrer Arbeitspläne verbunden ist, können Sie die Kosten effektiver kontrollieren und die Mitarbeitermotivation steigern. Sie können so auch Ihren Kunden einen besseren Service bieten und Zeit für Ihre Manager schaffen, die diese für den Erfolg Ihres Unternehmens nutzen können anstelle der Verwaltung eines Arbeitsplans.

Ganz gleich, ob Sie in der Zentrale einen Arbeitsplan für Ihr Unternehmen erstellen oder ein Mitarbeitender sich über unsere App anmeldet: Sie werden sich eine Personaleinsatzplanung wünschen, die ein nahtloses Erlebnis auf Desktop, Handy und Tablet bietet. Idealerweise sollten Sie nach einer Lösung suchen, die für Ihre Planung, Zeiterfassung und Integration der Gehaltsabrechnung, Prognosen, Mitarbeiterengagement und -kommunikation, Aufgabenmanagement und Reporting verwendet werden kann.

3.VERSTEHEN SIE IHR UNTERNEHMEN & IHREN PLAN IM VORAUS

Wenn Sie verstehen, wie Ihr Unternehmen funktioniert, können Sie bessere Arbeitspläne erstellen. Sie sollten wissen, wann Ihre umsatzstärksten Zeiten sind, wann Ihre Kunden die meiste Beratung oder Unterstützung benötigen und welchen Personalbestand Sie benötigen, um alle zufriedenzustellen.

Diese effektive Verteilung Ihrer Ressourcen ist ein absolutes Muss. Jedes Unternehmen hat "tote" Stunden und ungenutztes Personal. Indem Sie diese identifizieren, können Sie sicherstellen, dass Sie die richtigen Personen am richtigen Ort zur richtigen Zeit haben. Dies kann sogar so weit gelingen, dass Sie weniger Personalkosten haben und gleichzeitig den Umsatz steigern, indem Sie einfach Ihren Ressourceneinsatz optimieren.

Unsere Forschung zeigt, dass die Mitarbeitenden im Voraus wissen wollen, wann sie arbeiten. Wenn Sie Ihr Geschäft verstehen - und wissen, wann Ihre Spitzenzeiten sind - dann können Sie ganz einfach Wochen im Voraus Arbeitspläne erstellen, die Ihren Mitarbeitenden das Leben wesentlich erleichtern.

Eine intelligente Personaleinsatzplanung-Software ermöglicht Zeitersparnis durch die Optimierung und Automatisierung Ihrer Planung. So können Sie beim Arbeitspläne erstellen Geld sparen, die Produktivität sowie die Effizienz steigern.

4. ARBEITSPLÄNE ERSTELLEN: MIT HILFE VON PROGNOSEN

Es ist unmöglich für Sie, intelligente Arbeitspläne zu erstellen, ohne genaue Prognosen zu kennen. Genaue und effektive Einschätzungen können einen großen Unterschied machen. Gemeinsam mit historischen Daten können Sie folglich optimale Arbeitspläne erstellen. Wenn Sie Ihre Plankosten mit Ihren Ergebnissen abgleichen, erstellen Sie den profitabelsten Ressourcenplan. Bessere Prognosen gehen Hand in Hand mit intelligenteren Arbeitsplänen und liefern Ihnen die Daten, die Sie benötigen, um sicherzustellen, dass Sie immer die richtigen Personen am richtigen Ort zur richtigen Zeit haben.

Schließlich, wenn Sie Arbeitspläne erstellen, müssen Sie über die folgenden Fragen nachdenken:

  • Haben Sie für Ihre Arbeitspläne die richtige Anzahl von Mitarbeitenden, Vorgesetzten und Managern?
  • Sind alle Ihre Zeitfenster und Schichten abgedeckt und besetzt?
  • Haben Sie für Ihre auslastungsstärksten Zeiten angemessen geplant?
  • Arbeiten Sie gesetzeskonform?
  • Was passiert, wenn sich jemand krankmeldet?
  • Bewegen Sie sich innerhalb des Budgets für die Personalkosten?

Es gibt viel zu bedenken. Regelmäßig müssen neue Arbeitspläne erstellt werden. Aus diesem Grund verwenden immer mehr Unternehmen aus verschiedenen Branchen Personaleinsatzplanungssoftware als Lösung für ihre Planungsprobleme.Hier können Sie unseren kostenlosen Leitfaden zur Kostensenkung ohne Personalabbau herunterladen.

In unserem Blog finden Sie neben Infos, wie man Arbeitspläne erstellt, auch Wissenswertes zu den Themen Workforce Management, Personaleinsatzplanung und Mitarbeiterengagement. Bei Fragen können Sie uns jederzeit kontaktieren – wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung.

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