Certitude ist Londons führender Anbieter von Sozialfürsorge für Menschen mit Lernbehinderungen, Autismus und psychischen Erkrankungen. Die 1990 gegründete gemeinnützige Organisation unterstützt mehr als 1.800 Menschen in 17 Londoner Stadtbezirken und bietet aufsuchende Unterstützung, registrierte Pflegeheime, Tagesangebote und vieles mehr. Certitude hilft den Menschen, neue Fähigkeiten zu entwickeln, andere Menschen zu treffen und das Leben zu leben, das sie sich wünschen - damit sie ihre eigene einzigartige Brillanz in die Welt bringen können.
Certitude beschäftigt 1500 Mitarbeitende. Vor kurzem hat das Unternehmen ein Pilotprojekt mit Quinyx durchgeführt, bei dem Quinyx in allen Back-Office-Bereichen (Gehaltsabrechnung, Personalwesen, Lernen und Entwicklung) und in einem kleinen Team von Kollegen aus dem operativen Bereich eingeführt wurde, bevor es auf breiterer Basis eingeführt werden sollte.
Christo Gouws, Certitude's Digital Direktor, sagt:
„Im Rahmen des jüngsten Wachstums von Certitude haben wir uns mit der Organisation Yarrow Housing zusammengeschlossen, die bereits Quinyx nutzte. Wir waren ohnehin auf der Suche nach einem Workforce-Management-Tool für Certitude, und das Feedback der Yarrow-Kollegen, die Quinyx nutzen, war sehr positiv. Also haben wir uns für Quinyx entschieden, weil wir wussten, dass es für uns funktionieren würde. Es war eine großartige Sache, die wir 'geerbt' haben. Wir haben uns Zeit genommen, um Quinyx in unsere Organisation einzubinden, denn für uns ist es wichtig, dass jede:r Beschäftige:r bei Certitude zu 100 % damit vertraut ist und es sicher benutzt."
Durch den Einsatz von Quinyx verfolgt Certitude mehrere Ziele:
Verringerung von Papierkram
Da viele Mitarbeitende immer noch Zeiterfassungsbögen auf Papier ausfüllen, wollte Certitude den Verwaltungsaufwand reduzieren, damit sich die Mitarbeitenden auf die Gewährleistung hochwertiger, individueller Betreuung konzentrieren können. Während des Pilotprojekts wurde der Zeitaufwand für das Ausfüllen, die Genehmigung und die Bearbeitung von Stundenzetteln reduziert, und es wurde beabsichtigt, diese nach Abschluss der Einführung vollständig abzuschaffen.
Bessere Verwaltung des Personalbestands
Christo erklärt: „So wie wir strukturiert sind, könnte ein:e Manager:in für drei Häuser zuständig sein, und jedem Haus könnte ein Team zugewiesen sein. Wir wollen flexibler sein, d. h. wenn es in einem Haus zu Engpässen kommt, können wir Kolleg:innen versetzen, und die Manager:innen können schnell sehen, wer verfügbar ist und wer nicht."
„Quinyx bietet uns ein wirklich leistungsfähiges und ausgefeiltes Berichtswesen, das uns hilft zu verstehen, wie wir unsere Mitarbeitenden an den verschiedenen Standorten eingesetzt haben. Das bedeutet, dass wir die bestmögliche Unterstützung bieten können, damit die Menschen das Leben leben können, das sie leben wollen."
Geringerer Einsatz von Fremdpersonal
In Verbindung mit dem oben genannten Punkt zur Personalbesetzung kann Certitude durch eine effizientere Planung der Mitarbeitenden weniger auf Vertragsarbeiter:innen zurückgreifen und dadurch erhebliche Kosten einsparen.
Planung von Lern- und Schulungskursen
In der Vergangenheit war es für das Unternehmen schwierig, die Schulungskurse der Mitarbeitenden zu planen. Durch den Einsatz von Quinyx können die Schulungszeiten nahtlos in die Dienstpläne eingefügt werden.
Vollständige Integration in eine einzige Lösung
Christo sagt: „Ich bin davon überzeugt, dass Quinyx unsere Arbeitsweise bei Certitude komplett verändern wird und uns dabei hilft, unsere digitale Strategie umzusetzen und unser Ziel zu erreichen, ein 'digital first' Unternehmen zu werden.
Es gibt so viel, was wir mit Quinyx tun können, wie z. B. die vollständige Integration unseres Gehaltsabrechnungssystems und die Nutzung der Umfragefunktionen, um das Feedback unserer Mitarbeitenden zu erfassen.
Und wir werden möglicherweise einige unserer Schulungskurse so integrieren, dass sie auch über die App absolviert werden können. Alles in eine Lösung zu integrieren ist definitiv der Weg, den wir einschlagen wollen."
Was das Certitude-Team über Quinyx sagt:
Benjamin, Manager
"Ich verwalte eine Reihe von Häusern in Hammersmith und Fulham. Mit Quinyx kann ich die Dienstpläne aller Häuser sehen, die ich betreue, und auch die meiner Kolleg:innen.
Mit der Quinyx-App kann man den Kalender aller Mitarbeitenden einsehen und hat die Möglichkeit, flexibel Dienstpläne zu erstellen.
Das Beste an Quinyx ist die Zeiteffizienz, denn vorher haben wir mit einer Tabelle gearbeitet, die einen Großteil unserer Zeit in Anspruch genommen hat. Außerdem ist es mit unseren Personal- und Finanzteams verbunden. Ich kann die geleisteten Schichten direkt bestätigen, sowohl am Ende der Schicht als auch am Ende eines jeden Monats - diese Informationen gehen direkt an unser Finanzteam, und die Mitarbeitenden werden zur richtigen Zeit mit den richtigen Arbeitsstunden bezahlt.
Quinyx ist großartig für die Betreuer:innen und Manager:innen, weil man den Dienstplan von überall aus einsehen kann, und die Betreuer:innen können auch ihren Jahresurlaub, ihre freien Tage und ihre Fortbildungstage mit der Quinyx-App buchen.
Quinyx hat mir geholfen, die Work-Life-Balance meiner Kolleg:innen zu verstehen. Wir planen den Dienstplan einen Monat im Voraus, so dass die Mitarbeitenden die Möglichkeit haben, ihr Leben außerhalb der Arbeit zu planen und den Ausgleich zu finden, den sie brauchen."
Edith, Sozialarbeiterin
„Quinyx macht das Leben für mich und meine Kolleg:innen einfacher. Ich muss nicht mehr mühsam im Haus anrufen, um den Dienstplan auf Papier zu überprüfen. Ich muss nur auf mein eigenes Telefon schauen. Ich kann ganz einfach beantragen, Schichten mit Kollegen zu tauschen, und mein Vorgesetzter erhält eine Benachrichtigung, um den Tausch zu genehmigen. Wenn sich jemand krank meldet oder wir einen langen Tag unterwegs sind, erhalte ich eine Benachrichtigung, sobald sich die Zeiten im Dienstplan geändert haben.
Als ich das erste Mal von Quinyx hörte, war ich skeptisch, weil es neu war. Ich hatte noch nie davon gehört, ich hatte es noch nie benutzt - aber als mein Vorgesetzter es mir erklärt hat und ich es aus meinem App-Store heruntergeladen habe, fand ich es so einfach zu benutzen."