Partioaitta ist ein landesweit tätiger Fachhandel für Outdoor- und Wanderausrüstung, der seit 1928 besteht und über einen Online-Shop sowie 22 Filialen in ganz Finnland verfügt. Das hochwertige Sortiment unterstreicht die Leidenschaft von Partioaitta für nachhaltiges Wohlbefinden durch Outdoor-Aktivitäten.
Gemäß der Nachhaltigkeitsstrategie von Partioaitta sollen Produkte bedarfsgerecht verkauft und die Kreislaufwirtschaft gefördert werden. Die Konsumenten haben Partioaitta mehrfach zur beliebtesten Sportmarke Finnlands und zum nachhaltigsten Unternehmen der Branche gewählt – diese Spitzenplatzierungen sind das Ergebnis langjähriger Bemühungen.
Partioaitta ist Teil der Fenix Outdoor-Gruppe, zu der auch Globetrotter in Deutschland, Naturkompaniet in Schweden und Norwegen, Frlifuftsland in Dänemark und Trekitt in Großbritannien gehören. Naturkompaniet nutzt ebenfalls die Dienstplanungslösung von Quinyx.
Quinyx-Kunde seit 2018
Partioaitta nutzt die Lösung von Quinyx bereits seit 2018. Derzeit wird Quinyx von 230 Mitarbeitenden im Unternehmen verwendet.
HR Business Partner Karin Nykter und Harri Valtamo, der als Filialleiter im Raum Turku tätig ist, sind nach über sechsjähriger Zusammenarbeit mit Quinyx sehr zufrieden.
„Wir sind sehr zufrieden mit Quinyx. Das System vereinfacht und beschleunigt die Dienstplanung kontinuierlich, und neue Funktionen werden nach Bedarf eingeführt.“
Reibungsloser Alltag für Filialleitende
Als einen der Vorteile von Quinyx hebt Harri zunächst die digitale Lösung hervor und die damit verbundene Effizienzsteigerung für die Filialleitung.
„Mit Quinyx können wir schnell reagieren und eigentlich alles über das Smartphone erledigen, was die Arbeit sehr effizient macht. So können sich die Filialleitenden auf das Wesentliche konzentrieren, nämlich den Verkauf", erklärt Harri.
Die Digitalisierung ermöglicht auch eine bessere Verwaltung von Schichtwünschen und Urlaubsanträgen. Früher wurden freie Wünsche in verschiedenen Heften notiert, was dazu führte, dass sie vergessen wurden. Wenn alle Informationen an einem Ort gespeichert sind, werden auch solche Fehler reduziert.
Effizienz bei der Dienstplanung
Laut Karin und Harri wird die Dienstplanung mit Quinyx immer effizienter. Die Einheiten von Partioaitta sind überwiegend recht klein und die Wocheneinteilung ist ähnlich, sodass die Verwendung vorgefertigter Dienstplanvorlagen die Arbeit einfacher und schneller macht.
Quinyx ermöglicht auch die reibungslose Verlegung von Mitarbeitenden von einer Filiale in eine andere. Partioaitta verfügt über Filialen in ganz Finnland, insbesondere im Großraum Helsinki. Das System unterstützt Teilzeitkräfte und Mitarbeitende mit Rahmenverträgen, die in mehreren Filialen im Wechsel arbeiten. Darüber hinaus werden auch die Daten von wiederkehrenden Mitarbeitenden im System gespeichert, was die Wiederaufnahme von Arbeitsverhältnissen beschleunigt und den Verwaltungsaufwand reduziert.
Erleichterung für die Personalabteilung: alles an einem Ort
Auch die Mitarbeitenden in der Verwaltung von Partioaitta sind auf Quinyx umgestiegen, was die Effizienz erheblich gesteigert hat. Früher verwendeten die Mitarbeitenden Excel zur Erfassung der Arbeitsstunden, doch für die Vorgesetzten war es schwierig, die Einträge zu überwachen und die benötigten Informationen zu finden.
„Die Umstellung auf Quinyx löste bei den Büroangestellten zunächst gemischte Gefühle aus, aber als den Mitarbeitenden erklärt wurde, dass die Arbeitszeiterfassung Überstunden verhindert und eher ein Zeichen der Fürsorge als der Kontrolle ist, wurde das neue System positiv aufgenommen“, berichtet Karin.
Quinyx dient Partioaitta nun als eine Art HR-System, in dem alle personenbezogenen Daten, Verträge und Anhänge gespeichert sind.
„Wir hatten zuvor kein HR-System, in das Dokumente hochgeladen werden konnten. In Quinyx können Anhänge und Informationen zu einzelnen Personen hinzugefügt werden. Jetzt finden wir alles, was wir brauchen, an einem Ort.”
Der Einsatz von Quinyx im Personalwesen hat viele alltägliche Aufgaben vereinfacht.
Wenn beispielsweise ein Arbeitsvertrag für einen bereits ausgeschiedenen Mitarbeiter erstellt werden muss oder ein Geburtstagskarte an einen Mitarbeiter versendet werden soll, sind die entsprechenden Informationen leicht im System zu finden. Quinyx ist auch in Situationen hilfreich, in denen die Lohnbuchhaltung Informationen zu Urlauben oder Verträgen benötigt.
„Letzten Sommer war beispielsweise der Filialleiter im Urlaub und sein Stellvertreter hat die Gehälter berechnet, aber der Schlüssel zum abgeschlossen Vertragsschrank war nicht weitergegeben worden – aus solchen Situationen haben wir gelernt, dass alle Informationen an einem Ort gespeichert werden sollten“, erklärt Karin.
Positive Employee Experience und Early Access-Funktionalität
Auch die Mitarbeitenden sind mit Quinyx zufrieden, insbesondere die mobile Anwendung wird von ihnen sehr geschätzt. Die Nutzeroberfläche von Quinyx wird als intuitiv empfunden, und neue Mitarbeitende können sich nach einer gründlichen Einweisung schnell zurechtfinden. In den letzten sechs Jahren ist Quinyx in Finnland gewachsen, und viele Arbeitnehmende kennen Quinyx bereits. „Heutzutage beginnen neue Mitarbeitende bei uns, die Quinyx möglicherweise bereits in ihren früheren Jobs verwendet haben“, erwähnt Karin.
Die Early-Access-Funktion von Quinyx wird sowohl von den Mitarbeitenden als auch von den Filialleitenden gelobt. Bisher war es nur möglich, sich bei Quinyx erst zu Beginn des Arbeitsverhältnisses bzw. bei der ersten Schicht anzumelden. Mit Early Access sind die kommenden Schichten bereits vor Arbeitsbeginn einsehbar und müssen nicht mehr separat per E-Mail verschickt werden. Die Early Access-Funktion erleichtert die Einarbeitung und stärkt das positive Image des Arbeitgebenden bereits vor dem ersten Arbeitstag.
Enge Zusammenarbeit und Blick in die Zukunft
Die Zusammenarbeit zwischen Partioaitta und Quinyx verläuft sehr gut, und in den letzten sechs Jahren gab es kaum Probleme. „Ein System wie Quinyx könnte viele Probleme und Fehler aufweisen, aber Quinyx funktioniert wirklich einwandfrei. Falls es einmal Herausforderungen gab, wurden diese stets schnell gelöst", berichten Karin und Harri.
In Zukunft soll die Dienstplanung bei Partioaitta noch effizienter werden, wobei der Fokus auf den Möglichkeiten liegt, Analysen und künstliche Intelligenz für die Optimierung der Dienstplanung zu nutzen.