US/Global
Varaa esittely

Dermoshop

Dermoshopilla työvoimanhallintajärjestelmä auttaa organisaatiota yli osasto- ja maarajojen

”Quinyxin ansiosta kokonaisvaltaiselle kehitystyölle jää nyt huomattavasti enemmän aikaa”

Dermoshop Oy on ottanut käyttöönsä Quinyxin työvoimanhallintajärjestelmän. Dermoshop on yksi Suomen merkittävimmistä kosmetiikka-alan yrityksistä, ja se on perustanut kosmetiikan verkkokaupan ensimmäisenä Suomeen vuonna 1996. 

Quinyx otettiin yrityksessä käyttöön vuoden 2018 loppupuolella, ja jo vain muutaman kuukauden käyttökokemuksen perusteella Dermoshopissa on huomattu merkittävää työajan ja kustannusten säästöä. ”Aikaisemmin käytimme työvuorosuunnitteluun Exceliä, mutta se ei ollut tehokasta”, Dermoshop Oy:n IT- ja logistiikkapäällikkö Joakim Vest kertoo.

”Quinyxin ansiosta kokonaisvaltaiselle kehitystyölle jää nyt huomattavasti enemmän aikaa”

Vapautunut aika kalenterissa tuo säästöä monella tasolla – prosessit tehostuvat, kun aikaa voidaan hyödyntää tärkeisiin asioihin koko organisaatiossa, niin varaston kuin toimistonkin puolella. ”Quinyxin ansiosta kokonaisvaltaiselle kehitystyölle jää nyt huomattavasti enemmän aikaa”, Vest toteaa. 

Yksi tärkeä syy Quinyxiin siirtymiseen oli uusi ja ketterä mobiilisovellus. Dermoshop käyttää mobiilisovelluksen lisäksi myös Quinyxin selainversiota. Mobiilisovelluksessa Vest mainitsee myös käteväksi ominaisuudeksi mobiilileimauksen, joka voidaan sitoa ennalta määrättyihin GPS-koordinaatteihin – järjestelmä avaa kirjaustoiminnallisuuden tietyissä karttakoordinaateissa, ja näin työntekijät voivat kirjautua sisään ja ulos aina ollessaan toimipisteensä alueella.

Koko Dermoshop Groupissa työskentelee vakituisesti 85 henkilöä, heistä Suomessa 58. Työntekijöitä on paitsi varastossa ja toimiston puolella myös asiakaspalvelussa, jossa tehdään toimistotyöajan lisäksi ilta- ja viikonloppuvuoroja. Työtä tehdään yli osastorajojen, ja työvuorojen optimointi taittuu Quinyxin avulla siihen helposti. Lisäksi työtä tehdään yli maarajojen, sillä konsernilla on tytäryhtiöitä Ruotsissa, Virossa ja Venäjällä.

”Aiemmin vuokratyöntekijöiden suuntaan ei ollut mitään yhtenäistä viestintäjärjestelmää”

Vakituisen henkilöstön lisäksi Dermoshopilla työskentelee kaudesta riippuen jopa 50 vuokratyöntekijää.  Sesonkityöntekijöitä on töissä esimerkiksi joulun aikaan ja erilaisten kampanjoiden työllistäminä. Heidän työaikansa painottuu usein iltaan ja viikonloppuun, ja vuorot voivat olla eripituisia. Moni vuokratyöntekijä on opiskelija ja heidän työnsä on osa-aikaista.

”Aiemmin vuokratyöntekijöiden suuntaan ei ollut mitään yhtenäistä viestintäjärjestelmää, sillä varaston puolella kaikilla yksittäisillä työntekijöillä ei ole omaa sähköpostia”, Vest kertoo. Quinyxin kautta tavoitetaan nyt helposti kaikki, yhdellä napinpainalluksella. Myös työvuorolistat siirtyvät automaattisesti vuokratyöntekijöille. On todella hyvä, jos nämä työntekijät saadaan kaikki saman työvuorosuunnittelun piiriin, niin etteivät ne aina ole erillinen osa.”

Samoilla linjoilla on myös Dermoshopin varastopäällikkö Johanna Ekström, joka on Quinyxin avulla saanut lisää selkeyttä työvuorosuunnitteluunsa ja aiempaa paremman katsauksen kaikista työvuoroista. ”Ehdottomasti paras asia Quinyxissä on meille ollut helppo ja tehokas kommunikaatio varastotyöntekijöiden kanssa,” Ekström kiteyttää.

Tiedonkulku on organisaatiossa erittäin tärkeää. Dermoshopissa voidaan Quinyxin kautta myös tiedottaa kaikille työntekijöille vapaista työvuoroista. ”Aikaisemmin nämä olivat tulosteena toimiston ilmoitustaululla, ja näkyivät siten ainoastaan niille työntekijöille, jotka olivat juuri silloin työpaikalla”, Vest kertoo. ”Se järjestely ei ollut tasapuolinen eikä se toiminut kovin hyvin. Quinyxin myötä työvuorolistat vapaapäivätoiveineen kaikkineen on helpompi hallita, mikä lisää myös työntekijöiden tyytyväisyyttä. Ylityötunnit näkyvät mobiilisovelluksessa, joten työntekijän on helppo seurata sieltä tietojaan, jos esimerkiksi haluaa ottaa saldovapaata. Kokonaisvaltaiset tiedot löytyvät Quinyxistä ja se helpottaa meidän kaikkien päivittäistä työtä, ei pelkästään työvuorosuunnittelua tekevän henkilön.”

Aiemmin Dermoshopin käytössä oli myös erillinen työajanseurantaohjelma. Quinyxin avulla saadaan raportoitua kaikki poissaolot ja loma-anomukset yhteen järjestelmään, ja Quinyx integroidaan lisäksi palkkajärjestelmään. Nykyään Quinyxiä käytetään Dermoshopissa myös HR-työkaluna, ja Vest luonnehtiikin Quinyxiä erittäin monikäyttöiseksi.

”Tämän työkalun avulla voidaan taata, että työntekijöitä on jokaisessa vuorossa sopivasti – ei liikaa, eikä liian vähän.”

Työvuorosuunnittelun optimointiin saadaan lisää tehostusta, kun Dermoshop ottaa lähiaikoina varaston puolelle käyttöönsä myös Quinyxin Ennuste-moduulin. Sen avulla yritys voi ennustaa, kuinka monta henkilöä milloinkin tarvitaan. ”Tämän työkalun avulla voidaan taata, että työntekijöitä on jokaisessa vuorossa sopivasti – ei liikaa, eikä liian vähän”, Vest kiteyttää. ”Oikein mitoitetulla työntekijämäärällä toiminnan tehokkuus nousee.”

”Suosittelen ehdottomasti Quinyxiä muillekin.”

Entä miten päädyitte Quinyxin käyttäjiksi? ”Olin kauan etsinyt meille sopivaa järjestelmää. Saimme hyvän demon Quinyxiltä, ja tykkäsin heti tuotteen moderneista ja innovatiivisista toiminnallisuuksista. Pidän myös siitä, että Quinyxin työkalu on moneen muuhun järjestelmään verrattuna helppokäyttöinen. Varsinkin mobiilisovelluksen käyttö ei ole vaatinut oikein mitään koulutusta, vaan sen käytön oppi hetkessä. Suosittelen ehdottomasti Quinyxiä muillekin.”

”Olemme saaneet Quinyxiltä kaiken tarvitsemamme tuen ja avun, kaikki on toiminut hyvin.”

Quinyxin käyttöönotto sujui Vestin mukaan ongelmitta. Dermoshopissa hyödynnetään paljon myös Quinyxin support-sivua, josta Vestin mukaan löytyy kaikki tarvittavat lisätiedot. ”Olemme saaneet Quinyxiltä kaiken tarvitsemamme tuen ja avun, kaikki on toiminut hyvin”, Vest toteaa.

Joakim Vestiä kiehtoo myös järjestelmän monet mahdollisuudet. ”Quinyxissä on paljon asetusmahdollisuuksia, joita voi myös itse säädellä. Tämä toki vaatii sen, että pääkäyttäjä on kiinnostunut ja haluaa oppia järjestelmästä lisää. Olen itse todella kiinnostunut järjestelmän käyttämismahdollisuuksista, ja myös organisaatiomme pääkäyttäjä on innokas oppimaan mitä kaikkea Quinyxillä voi tehdä.”

”On huomattavasti kätevämpää ja myös tehokkaampaa, kun kaikki tieto on samassa paikassa.”

Vestin omaan päivittäiseen työhön Quinyx on vaikuttanut myönteisesti. Hänen ei enää tarvitse kirjata työtunteja, poissaoloja ja loma-anomuksia erillisiin dokumentteihin. ”On huomattavasti kätevämpää ja myös tehokkaampaa, kun kaikki tieto on samassa paikassa,” hän kertoo. ”Aikaisemmin yrityksessä oli useampi excel-taulukko, yksi kutakin asiaa varten, ja sitten ne olivat tallennettu moneen eri paikkaan. Nyt on paljon helpompaa myös taloushallinnon väelle, kun kaikki tiedot voidaan tarkastaa samasta paikasta. Ja väärinkäsityksiltäkin vältytään.”

Joakim Vest on työskennellyt Dermoshopin palveluksessa yli 10 vuoden ajan, ja hänen vastuualueenaan on kehitystyö varaston, logistiikan ja IT:n puolella. Yrityksen monialainen henkilöstö koostuu kemian, logistiikan, markkinoinnin, asiakaspalvelun, tuotekehityksen ja taloushallinnon ammattilaisista. ”Jokainen työntekijä on Dermosil-tuotteiden asiantuntija ja kaikki valikoimamme tuotteet ovat meillä itsellämme käytössä. Työntekijöistä ja työhyvinvoinnista pidetään hyvää huolta ja meillä on esimerkiksi erittäin hyvät työtilat ja myös mahdollisuus etätyöhön.” Joakimin mukaan työssä parasta on vaihtelu. ”Olen kiinnostunut kehitystyöstä ja pidän siitä, että työni ei ole samaa rutiinia päivästä toiseen. Saan tehdä erilaisia asioita joka ikinen päivä!”

Olemme saaneet Quinyxiltä kaiken tarvitsemamme tuen ja avun, kaikki on toiminut hyvin.”

Joakim Vest kertoo

IT- ja logistiikkapäällikkö

Löydä Quinyx ja aloita matkasi jo tänään

Täytä yhteystietosi alla olevaan lomakkeeseen, niin otamme sinuun yhteyttä ilmaisen tuote-esittelyn tiimoilta. Yhteydenottopyyntö ei sido sinua mihinkään.