Kappahl Group puki työvoimanhallintansa uuteen asuun

Kappahl Group ja Quinyx ovat tehneet yhteistyötä jo vuodesta 2018 lähtien. Yhteistyön tavoitteena on alusta alkaen ollut digitalisoida ja tehostaa Kappahl Groupin työvoimanhallintaa. Nykyään järjestelmä on konsernin käytössä useissa maissa, ja se tukee kaikkia osa-alueita aina työvuorosuunnittelusta liiketoiminnan seurantaan. Tuloksena on parempi kokonaiskuva, tehokkaampi hallinta ja enemmän aikaa varsinaiselle työlle.

Kappahl Group kuuluu Pohjoismaiden johtaviin muotiyrityksiin, ja se on tarjonnut asiakkailleen laadukasta ja vastuullista muotia sen perustamisvuodesta 1953 alkaen. Vastuullisuus on keskeinen osa Kappahl Groupin liiketoimintaa, ja se pyrkii aktiivisesti vähentämään ympäristövaikutuksia kaikissa työvaiheissa – suunnittelusta valmiiseen vaatteeseen. Nykyään Kappahl Groupilla on noin 350 myymälää kuudessa maassa ja noin 4000 työntekijää.

Yhteistyö Quinyxin kanssa on alkanut vuonna 2018. Nykyään järjestelmä on Kappahl Groupilla käytössä Suomessa, Ruotsissa, Norjassa, Puolassa ja Ahvenanmaalla. Ennen Quinyxin käyttöönottoa heidän työvuorosuunnittelunsa perustui manuaalisiin toimintatapoihin. Työsopimuksia, työvuorolistoja ja tietoja käsiteltiin pitkälti paperiversioina, ja yhteisiä tietoja kiinnitettiin myymälöiden sisäisille ilmoitustauluille. Tämä rajoitti työntekijöiden mahdollisuuksia saada tietoa ja teki työstä vahvasti riippuvaista vain paikallisesti saatavilla olevasta datasta.

Kappahl Groupin Transformation & IT -osaston Application Lead Louise Alverönn vastaa Quinyxistä teknisestä näkökulmasta ja tekee tiivistä yhteistyötä eri maiden pääkäyttäjien kanssa. Hän kuvailee, miltä työ käytännössä näytti aiemmin:

”Esihenkilön vastuulla oli aikaisemmin paljon manuaalisesti seurattavia asioita, kuten työvuoromuutokset ja poissaolot sekä sijaisten etsiminen. Koska suuri osa tiedoista kirjattiin jälkikäteen, ajantasaisen kokonaiskuvan muodostaminen oli usein vaikeaa.”

Tämä aiheutti hallinnollista työtä sekä myymäläpäälliköille että palkanlaskennalle. Muutokset oli kirjattava jälkikäteen, mikä lisäsi virheiden mahdollisuutta ja vaikeutti oikean henkilöstöresursoinnin varmistamista sekä työaikalainsäädännön ja työehtosopimusten noudattamista.

Parempi kokonaiskuva ja tehokasta resursointia

Nykyään Kappahl Group käyttää Quinyxin työvoimanhallintajärjestelmää toimivien työvuorojen suunnitteluun ja seurantaan myymälöissään, jakelukeskuksessaan ja asiakaspalvelussaan. Ratkaisu tukee koko prosessia työvuorosuunnittelusta työaikakirjauksiin ja näiden seurantaan. Se tuo yhtenäisen rakenteen myös koko työn suunnittelulle ja seurannalle.

Käyttöönoton jälkeen Kappahl Groupilla on huomattu paljon selkeitä parannuksia. Digitaalisuus on vähentänyt hallinnollista työtä ja vapauttanut aikaa koko organisaatiossa. Samalla tiedon ja prosessien laatu on parantunut, sillä tiedot päivittyvät reaaliaikaisesti ja ovat useiden eri toimintojen käytettävissä.

”Läpinäkyvyys on lisääntynyt. Työvuorolistat, tehdyt työtunnit, työsopimukset ja poissaolot löytyvät nyt kootusti yhdestä paikasta ja ovat helposti saatavilla. Näin on helpompi tunnistaa toistuvia ilmiöitä, havaita poikkeamia ja suunnitella tulevaa”, Louise Alverönn kertoo.

Parempi hallinta ja sujuvampi yhteistyö

Myös liiketoiminnan hallinta on vahvistunut entisestään. Kappahl Group pystyy nyt paremmin varmistamaan, että tehdyt työtunnit vastaavat työsopimuksia ja että toiminnassa noudatetaan työlainsäädäntöä ja työehtosopimuksia. Samalla myymälöiden, HR:n ja palkanlaskennan välinen yhteistyö sujuu aiempaa helpommin, sillä kaikki työskentelevät saman rakenteen ja samojen tietojen pohjalta.

Työvuorolistojen ja työaikakirjausten käyttö mobiilisovelluksen kautta on myös lisännyt työn joustavuutta. Sekä työntekijät että esihenkilöt voivat hallita työvuoroja, käytettävyyttä ja poissaoloja entistä helpommin.

”Olemme saaneet paremman kokonaiskuvan ja parantaneet suunnittelumme laatua sekä tehostaneet työvoimanhallintaa koko organisaatiossa”, Louise Alverönn kertoo.

Tulevaisuudessa Kappahl Groupilla nähdään mahdollisuuksia kehittää toimintaa entisestään Quinyxin tekoälypohjaisten ominaisuuksien avulla. Hyödyntämällä esimerkiksi myynti- ja budjettitietoja halutaan saavuttaa entistä parempaa päätöksenteon tukea henkilöstöresursointiin ja työvuorosuunnitteluun.
Tavoitteena on tehostaa toimintaa edelleen, optimoida kustannuksia ja tarjota esihenkilöille parempaa tukea työhön – niin, että teknologia täydentää heidän työtään, ei korvaa heitä.

Vankan yhteistyön ansiosta Quinyx jatkaa Kappahl Groupin kumppanina työvoimanhallinnan kehittämisessä myös tulevaisuuden tarpeissa ja mahdollisuuksissa.

Haluatko nähdä, miten Quinyx tehostaa liiketoimintaa käytännössä? Voit tutustua sen toimintaan opastetun esittelyn avulla.