Valiolla on uudistettu työvuorosuunnittelua ja resurssienhallintaa ottamalla käyttöön Quinyx-järjestelmä. Siirtymällä perinteisestä Excelistä Quinyxiin tavoitellaan läpinäkyvyyttä ja työvuorojen suunnittelun tehokuutta. Lisäksi se mahdollistaa työntekijöiden vapaa-ajan ja työn paremman hallinnan. Käyttöönotto on edennyt vaiheittain, ja kokemukset Quinyxistä ovat olleet positiivisia.
Puuilon nopea kasvu asetti uudenlaisia vaatimuksia alati laajentuvan myymäläverkoston työvuorosuunnittelulle. Kun aikaisemmin käytössä ollut manuaalinen ja hajautettu malli ei enää palvellut kasvavaa yritystä, työvuorosuunnitteluprosessi päätettiin uudistaa. Keskitetty työvuorosuunnittelu Quinyxin avulla on vapauttanut esihenkilöiden aikaa, yhtenäistänyt käytäntöjä ja tehnyt arjesta sujuvaa niin HR:lle kuin työntekijöille.
Hajautettu malli ei enää tukenut kasvua
Ennen yhtenäistä työvuorosuunnittelua työvuorot laadittiin myymälöissä käsin. Myymälä- ja henkilöstömäärän kasvaessa hajautettu malli alkoi kuitenkin aiheuttaa haasteita, ja työvuorosuunnitteluprosessia päätettiin uudistaa.
- Hajautettu malli alkoi olla melko haastava siinä kohtaa, kun myymälöitä alkoi olla paljon, kertoo Puuilon HR-asiantuntija Joona Ohvo.
Työvuorosuunnittelukäytännöt erosivat myymälöittäin, ja lisäksi esihenkilöiden osaamisessa oli vaihtelua. Kaikilla ei ollut aikaisempaa kokemusta työvuorojen suunnittelusta, mikä teki kouluttamisesta ja perehdyttämisestä työlästä.
- Kouluttaminen ja perehdyttäminen vei paljon aikaa, eikä HR:n resurssit enää riittäneet, toteaa Puuilon toinen HR-asiantuntija Jenna Niemi.
Quinyx toi kaivatun keskitetyn ratkaisun
Haasteiden myötä Puuilossa lähdettiin etsimään ratkaisua, joka tehostaisi ja helpottaisi työvuorojen suunnittelua keskittämällä vastuun HR:lle. Tavoitteena oli luoda selkeä ja skaalautuva malli, joka palvelisi kaikkia myymälöitä.
- Halusimme, että prosessit olisivat yhtenäiset, Jenna kertoo.
Lopulta Puuilo päätyi Quinyxin tarjoamaan työvuorosuunnitteluratkaisuun, jonka käyttöönotto aloitettiin pilottina neljässä myymälässä. Pilotointijakson aikana Quinyxin toimintaa testattiin ja kehitettiin, minkä jälkeen malli laajennettiin kattamaan kaikki myymälät.
- Koska Puuilon kasvu on kovaa, tarvittiin mukaan automaatiota, Joona sanoo.
Keskeinen osa uudistusta on myymäläkohtaiset vuoropohjat, jotka suunnitellaan yhdessä myymälöiden kanssa. Kun pohjat on määritelty, Quinyxin automaatio huolehtii työvuorojen sijoittelusta Puuilon asettamien sääntöjen, työehtosopimuksen ja lainsäädännön mukaisesti.
- Quinyx hoitaa työvuorojen sijoittelun ja meille jää lähinnä sellaista hienosäätöä, Joona toteaa.
Työvuorot suunnitellaan jopa puolen vuoden jaksoissa kerrallaan, ja työvuorosuunnittelusta vastaa kaksi Puuilon HR-tiimiin kuuluvaa asiantuntijaa. Myymäläpäälliköt huolehtivat manuaalisista muokkauksista, kuten vapaatoiveiden ja poissaolojen käsittelystä.
Aikaa säästyy ja arki sujuvoituu
Keskitetty työvuorosuunnittelu Quinyxin avulla on tuonut Puuilolle merkittäviä hyötyjä. Aiemmin yksittäinen esihenkilö saattoi käyttää viikossa jopa seitsemän tuntia työvuorosuunnitteluun, mutta Quinyxin avulla aikaa kuluu nykyisin noin tunti viikossa.
- Suurin hyöty Quinyxissä on se, että sen avulla manuaalinen työ on vähentynyt merkittävästi, Joona sanoo.
Myös esihenkilöiden rooli on muuttunut. Työvuoroja ei enää rakenneta alusta saakka käsin, vaan työläimmän työn, eli vuorojen sijoittelun hoitaa Quinyxin tekoäly. Esihenkilöiden vastuulle jää lähinnä vuorojen tarkastus, mikä on vapauttanut aikaa arjen johtamiseen.
- Quinyx vapauttaa paljon aikaa, toteaa myymäläpäällikkö Leo Näse.
Myös työntekijöiden näkökulmasta muutos on ollut sujuva. Vaikka työvuorosuunnittelu on keskitetty, työntekijöiden mahdollisuus vaikuttaa omiin työvuoroihinsa on säilynyt ennallaan.
- Aina kun on laittanut esimerkiksi vapaatoiveita, ne on huomioitu, kertoo Puuilon myyjä Joonatan Sirkka.
Yhteistyö Quinyxin kanssa on uudistuksen myötä tiivistynyt ja sujunut moitteettomasti.
- Quinyxin porukka on huikea ja yhteistyömme on ollut sujuvaa. He kuuntelevat meidän kehitysideoitamme ja toiveitamme, Joona summaa.
Oletko valmis näkemään Quinyxin toiminnassa?
Anna meidän näyttää miten säästät aikaa, pienennät kuluja ja parannat työntekijäkokemusta säännöt huomioiden.