Valiolla on uudistettu työvuorosuunnittelua ja resurssienhallintaa ottamalla käyttöön Quinyx-järjestelmä. Siirtymällä perinteisestä Excelistä Quinyxiin tavoitellaan läpinäkyvyyttä ja työvuorojen suunnittelun tehokuutta. Lisäksi se mahdollistaa työntekijöiden vapaa-ajan ja työn paremman hallinnan. Käyttöönotto on edennyt vaiheittain, ja kokemukset Quinyxistä ovat olleet positiivisia.
Quinyx vastaa elintarviketoimijan monipuolisiin tarpeisiin
Aikaisemmin työvuorosuunnittelu Valiolla oli käytännöiltään vaihtelevaa ja hyvin esihenkilövetoista. Työvuoroja hallinnoitiin Excel-taulukoiden avulla, ja järjestelmän uudistamista pidettiin tarpeellisena.
“Halusimme keskittää ja tehostaa työvuorosuunnitteluamme, joka oli aikaisemmin melko hajanaista”, kertoo Valion työsuhdejohtaja Panu Paajanen.
Kun Valio lähti kilpailuttamaan uusia ratkaisuja, tavoitteena oli löytää järjestelmä, joka palvelisi kokonaisvaltaisesti eri toimipaikkoja ja työtehtäviä. Lopulta käyttöön valikoitui Quinyx, koska se tarjosi juuri Valion tarpeisiin sopivat toiminnallisuudet.
“Kaikki ne toiminnallisuudet, joita halusimme, löytyivät Quinyxistä, ja se taipuu luonnostaan moneen asiaan”, sanoo Valion resurssisuunnittelusta vastaava Samuli Paaso.
Käyttöönotto käynnistyi maaliskuussa 2024 ja se etenee vaiheittain eri toimipaikoissa. Marraskuuhun 2025 mennessä Quinyx on käytössä jo 11 toimipaikassa, ja järjestelmää käyttää noin 2000 valiolaista.
Pilvipohjainen Quinyx mahdollistaa helpon pääsyn järjestelmään. Esihenkilöt voivat kirjautua omilta työasemiltaan ja työntekijät käyttävät järjestelmää mobiilisovelluksen kautta.
“Se, että Quinyx on pilvipohjainen palvelu, on meille iso juttu”, Paaso kehuu.
Quinyx tekee arjesta sujuvampaa
Quinyx on helpottanut Valion arkea monella tasolla. Resurssisuunnittelijoiden ja esihenkilöiden käsin tehtävä työ on vähentynyt huomattavasti, sillä järjestelmä laskee automaattisesti viikko- ja kuukausityöajat ja tarjoaa käyttöön erilaisia valmiita raportteja.
“Kaikki sellainen käsin laskeminen on jäänyt Quinyxin ansiosta pois. Lisäksi analytiikasta saa hyvin erilaisia raportteja esimerkiksi poissaoloista tai tehdyistä töistä”, kertoo resurssisuunnittelijana toimiva Jenni Korte.
Työntekijöiden vuorotoiveet ja työaikaan liittyvät asiat löytyvät nyt yhdestä paikasta, eikä tietoa tarvitse enää hakea useista eri taulukoista.
“Quinyxistä löytyy kaikki tarvittava tieto yhdestä paikasta”, Korte jatkaa.
Työntekijöiden näkökulmasta muutos Quinyxiin on ollut konkreettinen: aiemmin käytössä olleet kellokortit ja leimauspisteet on korvattu mobiilisovelluksena toimivalla järjestelmällä. Quinyxistä työntekijät voivat itse tarkistaa omat saldonsa, pekkaset ja vapaat sekä hallinnoida työaikaansa.
“Quinyx on helppo, koska sen kautta voi kirjata itsensä paikasta riippumatta. Ei tarvitse enää mennä tiettyyn paikkaan leimaamaan itseään sisään tai ulos”, sanoo Valion henkilöstöravintolassa tarjoilijana toimiva Johanna Winberg.
Uusi järjestelmä on tuonut myös selkeyttä siihen, miten työaikaa kertyy ja miten vapaat muodostuvat.
“Quinyxin kautta pystyy itse hallinnoimaan omaa työsuhdettaan paremmin ja pyytämään esimerkiksi vapaata”, Winberg kertoo.
Toimivaa yhteistyötä
Quinyxin avulla Valiolla on pystytty rakentamaan entistä läpinäkyvämpi ja yhdenmukaisempi työvuorosuunnittelu. Quinyxissä tehtävä työvuorosuunnittelu pohjautuu selkeisiin sääntöihin, jotka huomioivat työehtosopimuksien ja työaikalain vaatimukset.
“Pystytään helposti varmistamaan, että kaikilla ovat samat toimintatavat, ja työehtosopimuksen ja työaikalain mukaiset normit tulevat suoraan järjestelmästä”, Paaso kuvailee.
Samalla työntekijöiden mahdollisuudet vaikuttaa omaan arkeensa ovat kasvaneet. He näkevät Quinyxistä omat työvuoronsa, poissaolonsa ja mahdolliset muutokset heti, ja voivat lisäksi jättää vapaa- ja työvuorotoiveita järjestelmän kautta.
Läpinäkyvyys ulottuu myös palkkahallintoon, sillä palkkadata siirtyy suoraan Quinyxistä palkanlaskennan järjestelmiin.
“Palkanlaskenta saa varmasti myös hyötyä tästä, kun kaikki palkkadata siirtyy suoraan heidän omiin järjestelmiinsä”, Paaso toteaa.
Kokonaisuudessaan yhteistyötä Quinyxin kanssa on kuvattu onnistuneeksi, toimivaksi ja avoimeksi.
“Yhteistyö Quinyxin kanssa on toiminut hyvin. Meillä on aina ollut avoin ja hyvä keskusteluyhteys heidän kanssaan”, Paajanen kehuu.
“Quinyx on aina ollut hyvin tavoitettavissa ja sieltä on saanut apuja tarvittaessa. Olemme olleet todella tyytyväisiä yhteistyöhön ja siihen, miten hommat ovat edenneet”, Paaso tiivistää.
Valio:
Valio, joka on tarjonnut pohjoismaisen luonnon makuja vuodesta 1905 lähtien, on johtava brändi Suomessa ja merkittävä toimija kansainvälisillä maitotuotteiden ainesosamarkkinoilla. Se valmistaa herkullisia, korkealaatuisia maito- ja kasvipohjaisia tuotteita ja toimii myös tukkukaupassa. Valio työllistää yhteensä 25 000 henkilöä maitotiloilla ja noin 4 200 ammattilaista Valion palveluksessa.
Oletko valmis näkemään Quinyxin toiminnassa?
Anna meidän näyttää miten säästät aikaa, pienennät kuluja ja parannat työntekijäkokemusta säännöt huomioiden.