Slik får du vaktlistekabalen til å gå opp

av | 25.09.2019
Gå tilbake til listen

VAKTLISTER – ET UNIVERSELT PROBLEM

Enten du jobber i detaljhandelen, helsevesenet, byggindustrien eller hotellbransjen, er det få ting som forårsaker så mye hodebry for ledere som vaktlister.

Å opprettholde en funksjonell og rettferdig vaktliste som gjør alle fornøyde, er en heltidsjobb i seg selv. Personalledere føler seg ofte begravd under hauger med regneark, tidsplaner, kalendere og permisjonsskjemaer, og det kan ta dager – og noen ganger uker – å lage en god vaktliste. Og når det gjøres en feil, eller det kommer inn en endring i siste liten, kan det være utrolig frustrerende å måtte gå tilbake til tegnebrettet.

Ved å ta i bruk en enkel og praktisk programvare for personalplanlegging slipper du imidlertid å bekymre deg for alt dette. Programvaren lar deg ganske enkelt sende digitale vaktlister til de ansatte, gi beskjed via tekstmeldinger om oppdateringer samt gjøre endringer på kort varsel dersom det skulle dukke opp noen overraskelser. Dette er med andre ord den perfekte løsningen for bedrifter som er ute etter mer fleksibilitet.

Her er noen av de vanligste utfordringene et personalplanleggingsverktøy kan hjelpe bedriften din med å løse.

 

1. HØYT GJENNOMTREKK AV ANSATTE

Skiftarbeid kan ofte være uforutsigbart. Ansatte kommer og går, og oversikten over hvem som kan og ikke kan jobbe når, endrer seg konstant. Noen liker å jobbe om dagen, mens andre foretrekker nattskift. Noen vil jobbe i helgene, mens andre ønsker å jobbe på hverdager. Å koordinere skiftene til de ansatte kan derfor raskt bli en av de mest tidkrevende oppgavene bedriften din må håndtere. Klikk her for å finne ut mer om hvordan du holder på og øker engasjementet til dine ansatte.

2. REDUSERT TILGJENGELIGHET UNDER FERIER

Alle ønsker å ta ut ferie fra tid til annen. Men når ferien legges til den travleste tiden på året, kan det være et mareritt å finne erstatninger eller vikarer. Og når du først har funnet dem, må du lage dobbelt så mange vaktlister.

3. FOR KORT TID MELLOM SKIFTENE

Det anbefales å gi de ansatte minst 12 timer mellom hvert skift. Alle har behov for en pust i bakken, og tilstrekkelig hvile er viktig for de ansattes arbeidsmoral og produktivitet. Men når du får forfall på kort varsel og har ansatte som jobber overtid, kan det være vanskelig å følge denne anbefalingen. 

4. LAV BEMANNING UNDER PERIODER MED HØY AKTIVITET

Det kan være vanskelig nok i seg selv å finne ut hvor mange ansatte du trenger i begynnelsen av hvert skift. Og hvis det dukker opp flere kunder eller bedriften får flere henvendelser enn du hadde regnet med, oppstår det raskt problemer. Slike travle perioder kan være de mest lukrative for dine ansatte, så samtidig som du må få tak i nok folk til å håndtere etterspørselen, må du også gi alle dine ansatte den samme muligheten til å jobbe slike skift. 

5. ENDRINGER PÅ KORT VARSEL

Uansett hvor arbeidsvillige dine ansatte er, vil det av og til dukke opp noe som gjør at de ikke kan jobbe. Sykdom, biltrøbbel, sykt barn og andre uventede hendelser kan føre til at ansatte ikke kan stille opp når du trenger dem. Noen ansatte får andre til å ta skiftet for dem, men ofte dukker de ganske enkelt ikke opp.

En rekke andre problemer oppstår dessuten når du må be andre om å ta over skiftet, blant annet overtid og skiftendringer som må kommuniseres til andre medarbeiderne.

Løsningen er en personalplanleggingsprogramvare som lar deg opprette, endre og publisere vaktlister med et enkelt tastetrykk.

Vink farvel til Excel-regnearket! Vi har utviklet en programvare for personalplanlegging som sparer deg for hodebryet vaktlister fører med seg – slik at du heller kan konsentrere deg om de tingene som virkelig betyr noe.

Quinyx har nylig mottatt anerkjennelse i to Gartner-rapporter fra 2018: Market Guide for Retail Workforce Management Applications og Market Guide for Workforce Management Applications.

Last ned den komplette rapporten

Morten Sørlundsengen

Country Manager Norway

default-icon

Bli kjent med Quinyx og start reisen din i dag

Oppgi din informasjon under, så tar vi kontakt med deg for å avtale en kostnadsfri og uforpliktende demo.