Die Personalplanung einer großen Anzahl von Mitarbeitenden aus mehreren Abteilungen, manchmal sogar aus mehreren Ländern, ist alles andere als einfach. Von der Personalbedarfsplanung und Dienstplanerstellung bis hin zur Einhaltung des vorgegebenen Budgets und Erstellung genauer Prognosen gibt es eine ganze Reihe von Faktoren, die bei der Personaleinsatzplanung zu berücksichtigen sind.
Die richtigen Strategien für die Personalplanung sind unerlässlich, um zufriedene Mitarbeitende zu haben. Diese sorgen wiederum für ein glückliches Unternehmen mit zufriedenen Kunden.
Wir stellen Ihnen 10 effiziente Strategien für Ihr Workforce Management vor, von denen wir wissen, dass sie Ihnen, Ihrem Unternehmen und Ihren Mitarbeitern von Nutzen sein werden.
1. Die richtigen Mitarbeitenden zur richtigen Zeit am richtigen Ort einsetzen
Das ist die Grundlage, auf der alle guten Workforce-Management-Strategien basieren. Wenn Sie die richtigen Mitarbeitenden zur richtigen Zeit am richtigen Ort haben, können Sie einen besseren Kundenservice bieten und folglich die Kundenzufriedenheit steigern.
Schlechte Dienstpläne kosten Sie viel Geld, während gute Dienstpläne die Mitarbeitenden motivieren, wichtige Erkenntnisse liefern und letztlich den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg in Ihrem Unternehmen ausmachen kann.
Es ist Ihr Dienstplan, der Ihnen hilft, die richtigen Mitarbeitenden zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen. Um einen optimalen Dienstplan erstellen zu können, müssen Sie die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden und Ihres Unternehmens verstehen und in der Lage sein, diese miteinander zu vereinen.
Um das erfolgreich zu meistern, werden Sie etwas Hilfe brauchen.
2. Die richtigen Tools finden
Der Versuch, Ihre Angestellten mithilfe mehrerer verschiedener Systeme zu managen, kann schnell zur Frustration bei Ihnen und Ihren Managern führen und den Stresspegel enorm steigern. Die Möglichkeiten, die Ihnen Stift, Papier oder eine Excel-Tabelle bieten, sind begrenzt.
Ein gutes Workforce Management Tool ist hingegen in der Lage, Ihre Dienstpläne auf der Grundlage Ihrer Prognosen zu automatisieren, Ihnen eine einfache und effektive Kommunikationsmöglichkeit mit Ihren Mitarbeitenden zu bieten und Sie bei der Lohnabrechnung zu unterstützen.
Das richtige Tool zur Unternehmensoptimierung wird Ihnen Folgendes bieten:
- Einen Überblick über Ihr Unternehmen zu jeder Zeit und von überall aus
- Warnungen, wenn die geplanten Stunden überschritten werden
- Manager, die mehr Zeit für den Kundenservice haben
- Die Fähigkeit, schnell datenbasierte Entscheidungen zu treffen
- Eine einfache Möglichkeit, mit Ihren Mitarbeitenden zu kommunizieren
- Integrierte Aufgabenverwaltung
- Eine einfache Möglichkeit für Ihre Mitarbeitenden, zu sehen, wann sie arbeiten, ihre Schichten zu tauschen, Urlaubsanträge zu stellen und mehr Schichten zu beantragen
- Ein hohes Maß an Kontrolle über Ihre Dienstpläne, Budgets und Prognosen
3. Auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens reagieren
Die unterschiedlichen Instrumente zur Optimierung Ihres Unternehmens sind zwar sehr hilfreich, aber sie sind noch lange kein Wundermittel. Um das Beste aus ihnen herauszuholen und die besten Ergebnisse zu erzielen, müssen Sie Ihr Unternehmen verstehen. Ein guter Anfang ist es, sich die folgenden Fragen zu stellen:- Wann werden Ihre Kunden oder Gäste erscheinen?
- Wann ist besonders viel los?
- Wann sind Ihre Kunden besonders kauffreudig?
- Wann benötigen sie die meiste Beratung?
- Wie entwickelt sich Ihr Geschäft?
4. Intelligente Prognosen
Genaue Prognosen sind eine der wichtigsten Voraussetzungen für eine optimierte Personalplanung und -verwaltung. Es ist äußerst schwierig, den richtigen Personalbedarf auf Grundlage der historischen Kundennachfrage zu ermitteln. Wenn Sie jedoch genaue Prognosen erstellen, können Sie die Stoßzeiten in Ihrem Geschäft erkennen und entsprechend planen.
Sie erhalten die besten Dienstpläne, wenn Sie Ihre geplanten Kosten mit Ihren Ergebnissen abgleichen. Präzise Prognosen und eine intelligentere Schichtplanung ermöglichen es Ihnen, immer die richtigen Mitarbeitenden zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben.Um intelligentere Prognosen zu erstellen, sollten Sie Folgendes berücksichtigen: Lernen Sie aus der Vergangenheit und nutzen Sie Ihre historischen Daten als Grundlage:
- Die Anzahl der Verkäufe pro Stunde und pro Mitarbeitendem
- Das Verhältnis zwischen Personalkosten und Umsatz
- Kosten für die Lohnabrechnung
- Abwesenheitsquote, einschließlich Daten zu Krankheits- und Urlaubstagen
- Die optimale Zusammensetzung Ihres Personalbestands, insbesondere der Bedarf an Vollzeitbeschäftigten im Verhältnis zu Teilzeitbeschäftigten
5. Effiziente Dienstpläne erstellen
Mit verbesserten Prognosen lassen sich bessere Dienstpläne für Ihr Unternehmen erstellen, aber ein guter Dienstplan kann noch viel mehr als das: Sie können helfen, die Personalkosten zu senken, die Kundenzufriedenheit zu verbessern und den Umsatz zu steigern.
Aber sind sie auch in der Lage, Ihre Mitarbeitenden glücklicher zu machen? Die Antwort lautet eindeutig: Ja.
Frontline Workers bzw. Schichtarbeitende haben nur wenig Einfluss auf ihre Arbeitszeiten, und in den meisten Fällen werden sie im Durchschnitt nur drei Tage im Voraus über den Dienstplan der kommenden Woche informiert. Dies kann enorme Auswirkungen auf ihr Privatleben haben. Denn das macht es ihnen schwer, ihr Leben zu planen, und beeinträchtigt alles, von familiären Verpflichtungen bis hin zur Freizeitgestaltung. Dies konnten wir auch in unserer Studie 2023 feststellen: 62 % haben aufgrund ihres Dienstplans schon gesellschaftliche Ereignisse oder Feiertage verpasst, 45 % konnten bei wichtigen Meilensteinen von Freunden oder Familie nicht dabei sein.
Eine intelligente Workforce-Management-Lösung ist nicht nur in der Lage, schon im Vorhinein die Verfügbarkeiten und Präferenzen der Mitarbeitenden zu berücksichtigen, sondern kann auch bei kurzfristigen Ausfällen oder Änderungen im Dienstplan schnell agieren.
6. Effektiv kommunizieren
Um ein altbekanntes Zitat aufzugreifen: Das größte Problem bei der Kommunikation ist die Illusion, dass sie stattgefunden hat.
In der 2024 durchgeführten Trendstudie „The State of the Frontline Workforce" gaben 75 % der Frontline Workers an, hauptsächlich über WhatsApp zu kommunizieren. Auch Facebook mit 17 % und Instagram mit 14 % gehören noch zu den Kommunikationskanälen. Was ist daran problematisch?
Was auf den ersten Blick wie eine einfache Form der Kontaktaufnahme aussehen mag, stört das Privatleben der Arbeitnehmenden und erschwert ihnen, nach Feierabend vom Job abzuschalten. Außerdem handelt es sich dabei um sogenannte Schatten-IT - digitale Tools, die weder vom Unternehmen als sicher eingestuft wurden, noch im laufenden Betrieb moderiert werden können. Auch das Thema Datenschutz wird an dieser Stelle relevant und kann auf privat genutzten Messenger-Apps nicht zuverlässig eingehalten werden.
Auf Nummer sicher gehen Sie mit einer Unternehmensapp, über die alle Mitarbeitenden sicher und einfach miteinander kommunizieren können. Lösungen wie die von Quinyx bieten verschiedene Funktionen, wie einen Chat oder einen News-Feed. So können nicht nur Mitarbeitende untereinander kommunizieren, sondern auch die Unternehmenszentrale mit der Belegschaft.
7. Wissen, welche Kennzahlen entscheidend sind
Welche Kennzahlen werden Sie für Ihre Entscheidungen verwenden und welche Informationen sind für Sie entscheidend? Stellen Sie sich zunächst die Frage, wovon Ihr Personalbedarf abhängt. Jedes Unternehmen ist anders, aber als Faustregel sollten Sie Folgendes beachten:
- Produktivität
- Umsatz
- Kundenstrom
- Besucherzahlen
- Kundenzufriedenheit
Hierbei ist vor allem die Kundenzufriedenheit entscheidend. Zufriedene Kunden und zufriedene Mitarbeitende sorgen für ein glückliches und erfolgreiches Unternehmen. Außerdem kommen besonders zufriedene Kunden mit größerer Wahrscheinlichkeit wieder zu Ihnen und empfehlen Sie weiter.
Wenn Sie die Verhaltensmuster Ihrer Kunden kennen, können Sie sicherstellen, dass Sie die richtige Anzahl von Mitarbeitenden in Ihrem Geschäft, Restaurant, Hotel oder Büro haben - deshalb ist die Kundenzufriedenheit die wichtigste Kennzahl.
Indem Sie die Kundenzufriedenheit an erste Stelle setzen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Dienstpläne so optimiert sind, dass sie Ihren Kunden den größtmöglichen Mehrwert bieten und somit Ihren Umsatz steigern.
8. Seien Sie flexibel
Mit den richtigen Tools und Technologien können Unternehmen durch flexibles Arbeiten ihre Produktivität steigern, Zeit sparen, Kosten senken, die Mitarbeiterbindung verbessern und die Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden erhöhen. Flexibles Arbeiten ist zwar kein Allheilmittel, aber wenn Unternehmen ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit bieten, zu arbeiten, wann und wie sie wollen, könnten sie davon profitieren - und außerdem glückliche und motivierte Mitarbeitende schaffen.
Schichtarbeitende haben nur in seltenen Fällen Mitbestimmung über ihre Dienstpläne. Das hat erhebliche Auswirkungen auf ihr Leben und macht es ihnen schwer, ihr Privatleben zu planen. Für Teilzeitbeschäftigte, Arbeitnehmende ohne festen Arbeitsplatz oder Menschen, die in der Gig Economy tätig sind, bedeutet dies außerdem eine größere Herausforderung bei der Ausübung mehrerer Jobs und der Berechnung ihres Einkommens, da ihre Arbeitszeiten stark schwanken können.
Flexible Arbeitszeiten ermöglichen es Ihnen als Arbeitgeber nicht nur, besser auf unvorhersehbare Nachfragen zu reagieren, sie führen auch zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit, steigern die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens und tragen letztlich zu einem besseren Kundenservice bei.
9. Die richtigen Mitarbeitenden einstellen
Ihre Personalplanung wird wesentlich leichter, wenn Sie die richtigen Mitarbeitenden einstellen (und die Mitarbeiterbindung verbessern). Ein guter Ausgangspunkt hierfür ist eine klare Definition Ihrer Ziele und die Schaffung einer starken Unternehmenskultur. Stellen Sie dann sicher, dass Ihr Team und alle potenziellen neuen Mitarbeitenden diese Ziele und die Kultur verinnerlichen.
10. Keine Kompromisse beim Mitarbeiterengagement
Und zu guter Letzt: Machen Sie keine Kompromisse beim Mitarbeiterengagement. Laut einer Gallup-Studie verzeichnen Unternehmen mit engagierten Mitarbeitenden eine um 22 % höhere Rentabilität. Das liegt daran, dass engagierte Mitarbeitende produktiver sind. Sie gehen die Extrameile und sie leisten mehr für Sie und Ihre Kunden. Es gibt unzählige Möglichkeiten, wie Sie das Engagement Ihrer Mitarbeitenden fördern können - hier finden Sie einige unserer Module, die Engagement fördern.
Die Strategie steht und Sie suchen nach einer passenden Lösung? In einer unserer selbstgeführten Produkt-Touren können Sie bereits einen ersten Blick auf Quinyx werfen und einige Funktionen austesten.
