10 effiziente Workforce Management Strategien

Die Personalplanung einer großen Anzahl von Mitarbeitern aus mehreren Abteilungen, manchmal sogar aus mehreren Ländern, ist alles andere als einfach. Von der Personalbedarfsplanung und Dienstplanerstellung bis hin zur...

Die Personalplanung einer großen Anzahl von Mitarbeitern aus mehreren Abteilungen, manchmal sogar aus mehreren Ländern, ist alles andere als einfach. Von der Personalbedarfsplanung und Dienstplanerstellung bis hin zur Einhaltung des vorgegebenen Budgets und Erstellung genauer Prognosen gibt es eine ganze Reihe von Faktoren, die bei der Personaleinsatzplanung zu berücksichtigen sind.

Die richtigen Strategien für die Personalplanung sind unerlässlich, um zufriedene Mitarbeiter zu haben. Diese sorgen wiederum für ein glückliches Unternehmen mit zufriedenen Kunden.

Wir stellen Ihnen 10 effiziente Strategien zur Personalplanung vor, von denen wir wissen, dass sie Ihnen, Ihrem Unternehmen und Ihren Mitarbeitern von Nutzen sein werden.



1. Die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort einsetzen

Das ist die Grundlage, auf der alle guten Workforce-Management-Strategien basieren. Wenn Sie die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort haben, können Sie einen besseren Kundenservice bieten und folglich die Kundenzufriedenheit steigern. 

Schlechte Dienstpläne kosten Sie viel Geld, während ein guter Dienstplan die Mitarbeiter motivieren, wichtige Erkenntnisse liefern und letztlich den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg in Ihrem Unternehmen ausmachen kann.

Es ist Ihr Dienstplan, der Ihnen hilft, die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen. Um einen optimalen Dienstplan erstellen zu können, müssen Sie die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter und Ihres Unternehmens verstehen und in der Lage sein, diese miteinander zu vereinen.

Um das erfolgreich zu meistern, werden Sie etwas Hilfe brauchen.


2. Die richtigen Werkzeuge finden 

Der Versuch, Ihre Mitarbeiter mithilfe mehrerer verschiedener Systeme zu managen, kann schnell zur Frustration bei Ihnen und Ihren Managern führen und den Stresspegel enorm steigern. Die Möglichkeiten, die Ihnen Stift, Papier oder eine Excel-Tabelle bieten, sind begrenzt.

Ein gutes Tool zur Unternehmensoptimierung ist hingegen in der Lage, Ihre Dienstpläne auf der Grundlage Ihrer Prognosen zu automatisieren, Ihnen eine einfache und effektive Kommunikationsmöglichkeit mit Ihren Mitarbeitern zu bieten und Sie bei der Lohnabrechnung zu unterstützen.

Das richtige Tool zur Unternehmensoptimierung wird Ihnen Folgendes bieten:

- Einen Überblick über Ihr Geschäft zu jeder Zeit und von überall aus
Warnungen, wenn die geplanten Stunden überschritten werden
- Manager, die mehr Zeit für den Kundenservice haben
- Die Fähigkeit, schnell gute Entscheidungen zu treffen
- Eine einfache Möglichkeit, mit Ihren Mitarbeitern zu kommunizieren
- Integrierte Aufgabenverwaltung
- Eine einfache Möglichkeit für Ihre Mitarbeiter, zu sehen, wann sie arbeiten, ihre Schichten zu tauschen, Urlaubsanträge zu stellen und mehr Schichten zu beantragen
- Ein noch nie dagewesenes Maß an Kontrolle über Ihre Dienstpläne, Budgets und Prognosen


3. Auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens reagieren

Die unterschiedlichen Instrumente zur Optimierung Ihres Unternehmens sind zwar sehr hilfreich, aber sie sind noch lange kein Wundermittel. Um das Beste aus ihnen herauszuholen und die besten Ergebnisse zu erzielen, müssen Sie Ihr Unternehmen verstehen. Ein guter Anfang ist es, sich die folgenden Fragen zu stellen:

- Wann werden Ihre Kund:innen/Patient:innen/oder andere erscheinen?
- Wann ist besonders viel los?
- Wann sind Ihre Kunden besonders kauffreudig?
- Wann benötigen sie die meiste Beratung?
- Wie entwickelt sich Ihr Geschäft?

Je besser Sie Ihr Unternehmen kennen, desto besser wird Ihre Personalplanung und -verwaltung sein.


4. Intelligente Prognosen 

Genaue Prognosen sind eine der wichtigsten Voraussetzungen für eine optimierte Personalplanung und -verwaltung. Es ist äußerst schwierig, den richtigen Personalbedarf auf Grundlage der historischen Kundennachfrage zu ermitteln. Wenn Sie jedoch genaue Prognosen erstellen, können Sie die Stoßzeiten in Ihrem Geschäft erkennen und entsprechend planen.

Sie erhalten die besten Dienstpläne, wenn Sie Ihre geplanten Kosten mit Ihren Ergebnissen abgleichen. Genauere Prognosen und eine intelligentere Schichtplanung ermöglichen es Ihnen, immer die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben.

Um intelligentere Prognosen zu erstellen, sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

- Lernen Sie aus der Vergangenheit und nutzen Sie Ihre historischen Daten als Grundlage
- Die Anzahl der Verkäufe pro Stunde und pro Mitarbeiter
- Das Verhältnis zwischen Personalkosten und Umsatz
- Kosten für die Lohnabrechnung
- Abwesenheitsquote, einschließlich Daten zu Krankheits- und Urlaubstagen
- Die optimale Zusammensetzung Ihres Personalbestands, insbesondere der Bedarf an Vollzeitbeschäftigten im Verhältnis zu Teilzeitbeschäftigten



5. Bessere Dienstpläne erstellen

Mit verbesserten Prognosen lassen sich bessere Dienstpläne für Ihr Unternehmen erstellen, aber ein guter Dienstplan kann noch viel mehr als das. Gute Dienstpläne können vieles bewirken - sie können helfen, die Personalkosten zu senken, die Kundenzufriedenheit zu verbessern und den Umsatz zu steigern.

Aber sind sie auch in der Lage, Ihre Mitarbeiter glücklicher zu machen? Die Antwort lautet eindeutig: Ja. Bevor wir Ihnen sagen, wie genau das geht, müssen Sie zunächst einmal verstehen, wie das Leben von Schichtarbeitern aussieht. Schichtarbeiter sind auf Wochen- oder Monatspläne angewiesen, um zu wissen, wann sie arbeiten müssen.

Sie haben nur wenig Einfluss auf ihre Arbeitszeiten, und in den meisten Fällen werden sie im Durchschnitt nur drei Tage im Voraus über den Dienstplan der kommenden Woche informiert. Dies kann enorme Auswirkungen auf ihr Privatleben haben. Denn das macht es ihnen schwer, ihr Leben zu planen, und beeinträchtigt alles, von familiären Verpflichtungen bis hin zur Freizeitgestaltung. Dies konnten wir auch in unserer Studie aus 2021 The State of the Deskless Workforce feststellen: 86 % haben keine Zeit für persönliche oder soziale Aktivitäten oder haben bereits wichtige Ereignisse in der Familie / bei Freunden verpasst. 

Lesen Sie in unserer neuesten Studie  „The State of the Deskless Workforce 2021, wie deutsche Arbeitnehmer ihre Work-Life-Balance bewerten und was sie sich von ihren Arbeitgebern und Schichtplänen wünschen. 

Für Teilzeitbeschäftigte oder Menschen, die in der Gig Economy arbeiten, stellt dies eine weitere Herausforderung dar. Die Gig Economy bezieht sich auf Arbeitnehmer, die kurzfristige und zeitlich befristete Arbeitsverträge annehmen, meistens auf dafür vorgesehene Onlineplattformen. Für diese Menschen ist es unglaublich schwierig, ihr Einkommen zu berechnen, da ihre Arbeitszeiten stark schwanken können. Indem Sie bessere Dienstpläne erstellen, können Sie Ihre Personalplanung und -verwaltung erheblich vereinfachen.


6. Effektiv kommunizieren

Um ein altbekanntes Zitat aufzugreifen: Das größte Problem bei der Kommunikation ist die Illusion, dass sie stattgefunden hat.

Auch hier zeigen die Zahlen aus unserem Bericht The State of the Deskless Workforce 2021, dass 87 % der in Deutschland beschäftigten Deskless Workforce außerhalb ihrer Arbeitszeit von ihren Arbeitgebern kontaktiert werden. Im Vergleich dazu, werden auf globaler Ebene noch 80 % außerhalb der Arbeit kontaktiert, während Dänemark mit nur 36 % die Ausnahme bildet.

Der Bericht ergab auch, dass die Mehrheit der Arbeitnehmer weltweit von ihrem Arbeitgeber per SMS, Instant Messenger oder per Anruf kontaktiert wird. Dies ist zwar eine einfache Form der Kontaktaufnahme, stört aber das Privatleben der Arbeitnehmenden und erschwert ihnen die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. In den nordischen Ländern ist die Häufigkeit, auf diese Weise kontaktiert zu werden, am geringsten, während sie in den USA am höchsten ist.

Finden Sie heraus, was für Sie und Ihre Teams am besten funktioniert. Scheuen Sie sich auch nicht davor, moderne Lösungen auszuprobieren. Sicher, Sie können auch eine WhatsApp-Gruppe oder einen Slack-Kanal verwenden, aber denken Sie auch daran, dass eine moderne Workforce-Management-Lösung zu Ihrem zentralen Kommunikationskanal werden könnte, über den Sie einfach und effektiv mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren.


7. Wissen, welche Kennzahlen entscheidend sind 

Welche Kennzahlen werden Sie für Ihre Entscheidungen verwenden und welche Informationen sind für Sie entscheidend? Stellen Sie sich zunächst die Frage, wovon Ihr Personalbedarf abhängt. Jedes Unternehmen ist anders, aber als Faustregel sollten Sie Folgendes beachten:

Produktivität
Umsatz
Kundenstrom
Besucherzahlen
Kundenzufriedenheit

Hierbei ist vor allem die Kundenzufriedenheit entscheidend. Zufriedene Kunden und zufriedene Mitarbeiter sorgen für ein glückliches und erfolgreiches Unternehmen. Außerdem kommen besonders zufriedene Kunden mit größerer Wahrscheinlichkeit wieder zu Ihnen und empfehlen Sie weiter. Die Kundenzufriedenheit ist bekanntermaßen schwer zu messen. Eine einfache Möglichkeit ist die Verwendung von Touch-Buttons mit glücklichen, neutralen und traurigen Symbolen, mit denen die Kunden nach ihrem Erlebnis gefragt werden.

Wenn Sie die Verhaltensmuster Ihrer Kunden kennen, können Sie sicherstellen, dass Sie die richtige Anzahl von Mitarbeitern in Ihrem Geschäft, Restaurant, Hotel oder Büro haben - deshalb ist die Kundenzufriedenheit die wichtigste Kennzahl.

Indem Sie die Kundenzufriedenheit an erste Stelle setzen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Dienstpläne so optimiert sind, dass sie Ihren Kunden den größtmöglichen Mehrwert bieten und somit Ihren Umsatz steigern.


8. Seien Sie flexibel

Mit den richtigen Instrumenten und Technologien können Unternehmen durch flexibles Arbeiten ihre Produktivität steigern, Zeit sparen, Kosten senken, die Mitarbeiterbindung verbessern und die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter erhöhen. Flexibles Arbeiten ist zwar kein Allheilmittel, aber wenn Unternehmen ihren Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, zu arbeiten, wann und wie sie wollen, könnten sie davon profitieren - und außerdem glückliche und motivierte Mitarbeiter haben.

Schichtarbeitende haben nur in seltenen Fällen Kontrolle über ihre Dienstpläne. Das hat erhebliche Auswirkungen auf ihr Leben und macht es ihnen schwer, ihr Privatleben zu planen. Für Teilzeitbeschäftigte, Arbeitnehmende ohne festen Arbeitsplatz oder Menschen, die in der Gig Economy tätig sind, bedeutet dies außerdem eine größere Herausforderung bei der Ausübung mehrerer Jobs und der Berechnung ihres Einkommens, da ihre Arbeitszeiten stark schwanken können.

Flexible Arbeitszeiten ermöglichen es Ihnen als Arbeitgeber nicht nur, besser auf unvorhersehbare Nachfragen zu reagieren, sie führen auch zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit, steigern die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens und tragen letztlich zu einem besseren Kundenservice bei.


9. Die richtigen Mitarbeiter einstellen

Ihre Personalplanung wird wesentlich leichter, wenn Sie die richtigen Mitarbeiter einstellen (und die Mitarbeiterbindung verbessern). Ein guter Ausgangspunkt hierfür ist eine klare Definition Ihrer Ziele und die Schaffung einer starken Unternehmenskultur. Stellen Sie dann sicher, dass Ihr Team und alle potenziellen neuen Mitarbeiter diese Ziele und die Kultur verinnerlichen.


10. Keine Kompromisse beim Mitarbeiterengagement 

Und zu guter Letzt: Machen Sie keine Kompromisse beim Mitarbeiterengagement. Laut einer Gallup-Studie verzeichnen Unternehmen mit engagierten Mitarbeitern eine um 22 % höhere Rentabilität. Das liegt daran, dass engagierte Mitarbeiter produktiver sind. Sie gehen die Extrameile, sie arbeiten härter und sie leisten mehr für Sie und Ihre Kunden. Es gibt unzählige Möglichkeiten, wie Sie das Engagement Ihrer Mitarbeiter fördern können - hier finden Sie einige unserer Favoriten.


Finden Sie heraus, wie Ihre Personaleinsatzplanung mithilfe von KI und Automatisierung noch einfacher und genauer werden kann.  

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