Warum die Wertschätzung von Mitarbeitern immer mehr Einzug in die Personal Einsatzplanung hält
Die Definition von Personal Einsatzplanung (PEP) ist allseits klar. Oder etwa nicht? Geht es tatsächlich nur darum, die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Qualifikationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen? Rein faktisch gesehen ist das so.
Doch Schichtplanung, Zeiterfassung und Lohnbuchhaltung sind alleine nichts. Sie werden erst durch den Menschen mit Leben gefüllt. Durch Mitarbeiter, die so vielfältig wie unterschiedlich sind – und in ihrer Individualität wertgeschätzt werden wollen. Und das alles sollte idealerweise in der Personal Einsatzplanung berücksichtig werden.
Das ist natürlich keine neue Erkenntnis. Und doch gerät sie immer wieder in Vergessenheit. Was merkwürdig erscheint. Weil hier viel Potenzial ungenutzt bleibt. Zukunftsorientierte Arbeitgeber, die dieses Wissen intelligent einsetzen, haben damit einen Vorteil: Sie schaffen sich flexible Mitarbeiter, die da sind, wenn ihre Kunden sie brauchen.
Wohl niemand möchte bei der firmeninternen Urlaubsregelung übergangen werden, nur die ungeliebten Schichten erhalten oder gar mehrere Tage hintereinander den Job für zwei oder drei Leute übernehmen. Und doch passiert das in Unternehmen tagtäglich. Meistens nicht absichtlich. Sondern vielmehr aufgrund einer Personal-Einsatzplanung und Zeiterfassung, bei der die Effizienz im Vordergrund steht - und nicht der Mensch.
Dabei gibt es wenig Dinge, über die sich Unternehmen mehr den Kopf machen als über Schichtplanung und Personalbedarf. Zumindest, wenn sie im Einzelhandel, Gastgewerbe, in der Logistik, im Gesundheitswesen und anderen Dienstleistungsbranchen in Schichten oder mit Stundenabrechnung tätig sind.
Derzeit sind es weltweit über 1,5 Milliarden Menschen, die hier zum Teil zu ungünstigen Zeiten arbeiten, oft nur Mindestlöhne verdienen und wenig Mitspracherecht haben. Wie wenig Vertrauen und Flexibilität da beim Einzelnen vorhanden ist, dürfte nicht schwer zu erraten sein. Und das genau in den Branchen, in denen beides elementar wichtig ist. Schließlich läuft hier ohne einsatzfähiges Personal gar nichts.
Der Arbeitsmarkt im Wandel
Warum sprechen wir eigentlich aus diesem Blickwinkel über das Thema Personal-Einsatzplanung? Weil der Arbeitsmarkt im Wandel ist. Fast überall sind digitale Lösungen und flexible Interaktionen inzwischen fester Bestandteil des Unternehmensalltags – und das in allen Prozessen. Von Self-Service und Online-Shops über Supply Chain Management, Business Intelligence und softwaregestütztes Human Ressource Management bis hin zu mobilen Arbeitsgeräten (Laptops, Smartphones) und Home-Office-Lösungen. Learning on the Job erhält immer mehr Relevanz. Veränderung wird zur neuen Norm.
Der Arbeitnehmer der Zukunft passt sich nicht mehr seinem Arbeitsplatz an, sondern umgekehrt (Karrierebibel). Er betreibt vermehrt Jobhopping. Und zeichnet sich durch ungerade Lebensläufe und zahlreiche kürzere Arbeitsverhältnisse aus.
Agilität und Flexibilität sind dadurch zu gefragten Fähigkeiten geworden. Ebenso wie Unerschrockenheit. Denn über allem wabert diffus die Angst, dass wir in naher Zukunft von Maschinen und Robotern ersetzt werden. Und das nicht zum ersten Mal. Schließlich haben sich schon in Zeiten der industriellen Revolution ganze Berufsfelder durch den Einsatz von Dampfmaschinen und Fließbändern grundlegend verändert. Die Frage ist halt nur: Wie geht man damit am besten um?
Moderne Personal-Einsatz-Planunungs-Lösungen können eine gute Antwort sein. Sie fördern den Trend zu Mobilität und Dezentralität, bieten hohe Flexibilität und gehen eine brandaktuelle Herausforderung mit System an: Die effektive Steuerung einer heterogenen Belegschaft aus festen und freien Mitarbeitern.
Zeitgemäße Personal Einsatzplanung aus Unternehmersicht
Allein die vorgenannten Fakten zeigen: Eine Personal Einsatz Planung greift viel zu kurz, wenn sie sich allein auf den Personalbedarf und die Verteilung von Mitarbeitern über eine bestimmte Anzahl an Schichten pro Tag konzentriert. Sie sollte Unternehmen vielmehr darin unterstützen, die Planungen zweigleisig am Bedarf des Unternehmens und an den individuellen Anforderungen der Arbeitnehmer auszurichten. Schon deshalb, damit die Versorgung mit Arbeitskräften nicht zu einem limitierenden Faktor für die Geschäftsentwicklung wird.
Derzeit heiß diskutiert werden drei Trends in der Personal-Einsatzplanung, die dem anspruchsvollen Arbeitsmarkt von heute und morgen gerecht werden:
- Fokussierung auf den Mitarbeiter
- hohe Flexibilität
- hohe System-Intelligenz.
Alle drei Faktoren stellen den Mitarbeiter in den Mittelpunkt der Personal Einsatz Planung und sichern so buchstäblich automatisch eine höhere Motivation und bessere Leistung.
Zeitgemäße Personal-Einsatzplanung aus Mitarbeitersicht
Weder „Zuckerbrot und Peitsche“ noch finanzielle Anreize allein machen aus einem Menschen einen motivierten, leistungsbereiten Mitarbeiter. Das ist inzwischen bis in die letzte Büroecke durchgedrungen.
Wertschätzung, Orientierung und Sicherheit dagegen werden nicht nur von älteren Mitarbeitern als wichtige Motivationskriterien angeben. Auch die sogenannten „Millennials“, die Generation Y, die in den frühen 1980er bis zu den späten 1990er Jahren geboren wurde, ist dafür empfänglich.
Wobei sie schneller, ungeduldiger und teilweise auch oberflächlicher agiert. Ihr ist alles rund um die Selbstverwirklichung wichtig. Sie ist mit dem Handy in der Hand geboren, digital aufgewachsen und setzt moderne Technik auch an ihrem – natürlich ergonomischen – Arbeitsplatz voraus. Darüber hinaus sind Millennials neugierig, stellen sich gern selbst dar, entwickeln sich gern weiter und wollen mehr Eigenverantwortung. Alles Faktoren, die in bisherigen Systemen zur Personal Einsatz Planung kaum berücksichtigt wurden und Raum gefunden haben.
Früh digitalisierte Länder zeigen den Weg
Welche Chancen und Möglichkeiten sich aus den neuen Arbeitsweisen und einer mitarbeiterzentrierten Personal Einsatz Planung ergeben können, zeigen inzwischen zahlreiche Unternehmen aus den früh digitalisierten Ländern, zu denen unter anderem die USA zählen.
Ein Teil des dortigen Arbeitsmarktes (bis zu 20 % der Arbeitnehmer) hat sich hier zur „Gig Economy“ entwickelt. Das macht die Personalplanung herausfordernder. Kleine Aufträge werden – zum Beispiel bei Kapazitätsengpässen – nicht mehr an angestellte Mitarbeiter, sondern kurzfristig an eine Vielzahl von Selbstständigen und Freiberuflern vergeben.
Diese machen dann wie Musiker einen bezahlten Auftritt (Gig) und arbeiten sich von Auftrag zu Auftrag weiter. Keine Frage, dass man da als Unternehmen schon sehr gewinnend sein muss, damit ein guter Gig-Auftragnehmer nicht schneller wieder weg ist als einem lieb ist.
Als Paradebeispiel gilt jedoch nach wie vor Skandinavien. Die nordischen Länder sind richtungsweisend bei innovativen Arbeitsweisen, die die Team-Produktivität steigern, die Unternehmenskultur stärken und in vielerlei Hinsicht mit traditionellen Geschäftsmodellen brechen.
Hier stehen die Mitarbeiter und ihre Familien im Fokus und das ganz selbstverständlich. Viele Menschen sind für ihre (Arbeits-)Zeiten selbst verantwortlich und können ihre persönliche Work-Life-Balance mit viel Flexibilität und Individualität jeden Tag wirklich leben. Jede Stimme wird hier gehört. Alles läuft entspannt oder zumindest entspannter als bei uns. Mit großartigen Ergebnissen.
Intelligente Personal EinsatzPlanung hilft bei der Umsetzung
Mit den richtigen Werkzeugen können Unternehmen flexibel agieren, um ihre Produktivität zu steigern, Zeit zu sparen, Kosten zu senken, die Mitarbeiterbindung zu verbessern und die Zufriedenheit zu erhöhen. Intelligente Lösungen zur Personal Einsatz Planung sind das beste Beispiel dafür. Sofern sie mitarbeiterfokussiert sind und die größtmögliche Schnittmenge zwischen dem Flexibilitätsbedarf des Arbeitgebers und dem Flexibilitätsangebot des Arbeitnehmers bieten.
Technologie hilft hier. Ein Mobile-First-Ansatz für die Personal Einsatz Planung kann sogar Wunder für ein Unternehmen und seine Mitarbeiter vollbringen – in Verbindung mit möglichst vielen sozialen Komponenten.
Quinyx geht deshalb genau diesen Weg, bringt als einer der Marktführer im cloud-basierten Workforce Management die soziale Komponente in die Personal Einsatz Planung und übersetzt menschliche Bedürfnisse in Software.
Damit diese schneller, digitaler, integrierter und selbstbestimmter arbeiten können. Was wiederum dem Unternehmen zugutekommt. Weil viele Mitarbeiter dadurch motivierter und leistungsbereiter sind.
Soziale Lösungen sichern die Zukunft ab
Damit Zeiterfassung, Dienstplanung, Abrechnung und viele andere Geschäftsprozesse für alle möglichst schnell und leicht gehen, hat Quinyx eine Workforce-Management-App entwickelt. Eine mobile Anwendungssoftware, die Mitarbeiter in die Planung integriert und ihnen so Wertschätzung zollt.
„Es liegt uns fern, das letzte Quäntchen Effizienz aus der ‚Ressource Mensch‘ herauszuquetschen. Unsere Philosophie ist es, sie in den Planungs- und Umsetzungsprozess zu integrieren und so wertzuschätzen.“
Maximilian Thost, Quinyx Germany GmbH
Beide Seiten haben jederzeit und von überall Zugriff auf die mobile App und können sie ganz leicht für alle anfallenden Vorgänge nutzen. Mitarbeiter können nachschauen, wann ihre nächste Schicht beginnt, ihre Arbeitszeit automatisch erfassen, Einsatzwünsche platzieren, Urlaube und Krankheiten einreichen sowie schnell und einfach mit ihren Kollegen und Teamleitern kommunizieren. Zum Beispiel, um Schichten in Eigenregie untereinander zu tauschen. So werden ihre Wünsche - so gut es geht - berücksichtigt und sie aktiv in die Personal Einsatz Planung mit einbezogen.
Aber auch konkrete Funktionen zur Einbeziehung der Mitarbeiter sind vorhanden. Dazu zählen schnelle, unkomplizierte „Puls-Messungen“ der Mitarbeiterzufriedenheit durch kurze Umfragen oder Abstimmungen sowie automatische Anerkennungs- und Belohnungssysteme, die in der cloud-basierten App als Engagement-Funktionen angelegt sind.
Stift, Papier und eine Excel-Tabelle gehören ergo der Vergangenheit an. Mit einer Cloud-basierten Workforce-Management-Lösung lassen sich Personal Einsatzplanung (PEP), Zeiterfassung und einiges mehr sinnvoll und zielführend automatisieren – und Mitarbeiter so flexibel und wertschätzend in die Prozesse einbinden, wie es die Arbeitsmarktsituation erfordert
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