Die Definition von „Personaleinsatzplanung"
Die Definition von Personaleinsatzplanung (PEP) ist allseits klar. Oder etwa nicht? Geht es tatsächlich nur darum, die richtigen Mitarbeitenden mit den richtigen Qualifikationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen?
Rein faktisch gesehen ist das so. Doch heutzutage ist klar, dass die Personaleinsatzplanung mehr umfasst als die bloße, administrative Aufgabe der Schichtbesetzung. Die Dienstplanung wird erst durch die Menschen mit Leben gefüllt. Durch Mitarbeitende, die so vielfältig wie unterschiedlich sind – und in ihrer Individualität wertgeschätzt werden wollen. Und das alles sollte idealerweise in der Personaleinsatzplanung berücksichtigt werden.
Warum die Wertschätzung von Mitarbeitenden immer bedeutender für die Personaleinsatzplanung wird
Das ist natürlich keine neue Erkenntnis. Und doch gerät sie immer wieder in Vergessenheit. Was merkwürdig erscheint, weil hier viel Potenzial ungenutzt bleibt. Zukunftsorientierte Arbeitgeber, die dieses Wissen intelligent einsetzen, haben damit einen Vorteil: Sie schaffen sich flexible Mitarbeitende, die da sind, wenn ihre Kunden sie brauchen.
Wohl niemand möchte bei der firmeninternen Urlaubsregelung übergangen werden, nur die ungeliebten Schichten erhalten oder gar mehrere Tage hintereinander den Job für zwei oder drei Leute übernehmen. Und doch passiert das in vielen Unternehmen tagtäglich. Meistens nicht absichtlich, sondern vielmehr aufgrund einer Personaleinsatzplanung, bei der allein die Effizienz im Vordergrund steht - und nicht der Mensch.
Dabei gibt es wenig Dinge, über die sich Unternehmen mehr Gedanken machen als über die Schichtplanung und den Personalbedarf. Zumindest, wenn sie im Einzelhandel, Gastgewerbe, in der Logistik, im Facility Management und anderen Dienstleistungsbranchen im Schichtbetrieb tätig sind.
Derzeit sind es weltweit über 1,5 Milliarden Menschen, die hier zum Teil zu ungünstigen Zeiten arbeiten, oft nur Mindestlöhne verdienen und wenig Mitspracherecht haben. Wie wenig Wertschätzung und Flexibilität da beim Einzelnen vorhanden ist, dürfte nicht schwer zu erraten sein. Und das genau in den Branchen, in denen beides elementar wichtig ist. Schließlich ist die Arbeit der Frontline Workers das Herzstück des Unternehmens und der Arbeitskräftemangel ist hier besonders deutlich spürbar.
Dabei gibt es wenig Dinge, über die sich Unternehmen mehr den Kopf machen als über Schichtplanung und Personalbedarf. Zumindest, wenn sie im Einzelhandel, Gastgewerbe, in der Logistik, im Gesundheitswesen und anderen Dienstleistungsbranchen in Schichten oder mit Stundenabrechnung tätig sind.
Derzeit sind es weltweit über 1,5 Milliarden Menschen, die hier zum Teil zu ungünstigen Zeiten arbeiten, oft nur Mindestlöhne verdienen und wenig Mitspracherecht haben. Wie wenig Vertrauen und Flexibilität da beim Einzelnen vorhanden ist, dürfte nicht schwer zu erraten sein. Und das genau in den Branchen, in denen beides elementar wichtig ist. Schließlich läuft hier ohne einsatzfähiges Personal gar nichts.
Der Arbeitsmarkt im Wandel
Warum sprechen wir eigentlich aus diesem Blickwinkel über das Thema Personaleinsatzplanung? Weil der Arbeitsmarkt im Wandel ist. Fast überall sind digitale Lösungen und Flexibilität inzwischen fester Bestandteil des Unternehmensalltags – und das in allen Prozessen. Von Self-Services und Online-Shops über Business Intelligence und softwaregestütztes Human Resource Management bis hin zu mobilen Arbeitsgeräten (Laptops, Smartphones) und Home-Office-Lösungen. Learning on the Job erhält immer mehr Relevanz. Veränderung wird zur neuen Norm.
Die Arbeitnehmenden der Zukunft passen sich nicht mehr ihrem Arbeitsplatz an, sondern umgekehrt. Angestellte betreiben vermehrt Jobhopping und zeichnen sich durch ungerade Lebensläufe und kürzere Arbeitsverhältnisse aus.
Agilität und Flexibilität sind dadurch zu gefragten Fähigkeiten geworden. Ebenso wie Offenheit für neue Technologien und Lernfähigkeit. Denn über allem schwebt diffus die Angst, dass wir in naher Zukunft von Maschinen und Robotern ersetzt werden. Und das nicht zum ersten Mal. Schließlich haben sich schon in Zeiten der industriellen Revolution ganze Berufsfelder durch den Einsatz von Dampfmaschinen und Fließbändern grundlegend verändert. Die Frage ist nur: Wie geht man damit am besten um?
Moderne Lösungen für die Personaleinsatzplanung können eine große Hilfe sein. Sie fördern den Trend zur Digitalisierung, bieten hohe Flexibilität und gehen eine brandaktuelle Herausforderung mit System an: Die effiziente Steuerung einer heterogenen Belegschaft, bestehend aus Mitarbeitenden mit unterschiedlichen Präferenzen, Vertragsarten und Lebensmodellen.
Der moderne Arbeitsmarkt erfährt durch soziale Personaleinsatzplanung also eine grundlegende Veränderung. Dieser Ansatz bringt verschiedene Vorteile mit sich:
- Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
- Steigerung der Mitarbeitermotivation und -bindung
- Verbesserung der Arbeitsatmosphäre durch erhöhte Zufriedenheit
- Inklusiveres Arbeitsumfeld durch das Eingehen auf die individuellen Bedürfnisse und Fähigkeiten der Mitarbeitenden
- Vermehrung innovativer Ideen durch verbesserte Inklusion
Das Umdenken zu einer sozialeren Personaleinsatzplanung führt dazu, dass einzelne Unternehmen die Chance bekommen, den Arbeitsmarkt in eine menschlichere Richtung zu denken.
Soziale Personaleinsatzplanung aus Unternehmersicht
Allein die vorgenannten Fakten zeigen: Eine Personaleinsatzplanung greift viel zu kurz, wenn sie sich allein auf den Personalbedarf und die Verteilung von Mitarbeitenden über eine bestimmte Anzahl an Schichten pro Tag konzentriert. Sie sollte Unternehmen vielmehr darin unterstützen, die Planungen zweigleisig am Bedarf des Unternehmens und an den individuellen Anforderungen der Arbeitnehmenden auszurichten. Schon deshalb, damit die Fluktuation unzufriedener Mitarbeitender nicht zu einem Risiko für das Unternehmen wird.
Immer wieder heiß diskutiert werden drei Trends im Workforce Management 2024, die dem anspruchsvollen Arbeitsmarkt von heute und morgen gerecht werden:
- intelligente, KI-gestützte Systeme, die der Belegschaft administrative Aufgaben abnehmen
- ein All-in-One-Ansatz, der Mitarbeitenden alles Wichtige an einem Ort bietet
- hoher Fokus auf der Employee Experience
Alle drei Faktoren stellen die Mitarbeitenden in den Mittelpunkt der Personaleinsatzplanung und sichern so eine höhere Motivation und in der Folge bessere Leistungen.
Soziale Personaleinsatzplanung aus Mitarbeitersicht
Weder „Zuckerbrot und Peitsche“, noch finanzielle Anreize allein machen aus einem Menschen einen motivierten, leistungsbereiten Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterin. Wertschätzung, Orientierung und Sicherheit dagegen werden nicht nur von älteren Mitarbeitern als wichtige Motivationskriterien angeben. Auch die sogenannten „Millennials“, die Generation Y, die in den frühen 1980er bis zu den späten 1990er Jahren geboren wurde, ist dafür empfänglich. Wobei sie schneller und ungeduldiger agiert. Ihr ist alles rund um die Selbstverwirklichung wichtig. Sie ist mit dem Handy in der Hand geboren, digital aufgewachsen und setzt moderne Technik auch an ihrem Arbeitsplatz voraus. Darüber hinaus sind Millennials neugierig, stellen sich gern selbst dar, entwickeln sich gern weiter und wollen mehr Eigenverantwortung. Alles Faktoren, die in traditionellen Systemen zur Personaleinsatzplanung kaum berücksichtigt wurden und wenig Raum gefunden haben.
In unserer jährlich durchgeführten Trendstudie „The State of the Frontline Workforce" untersuchen wir seit 2020 die Bedürfnisse, Wünsche und Herausforderungen der Frontline Workers. Lesen Sie im diesjährigen Studienbericht mehr über die Unterschiede zwischen den Generationen, ihre Gemeinsamkeiten und was Arbeitgebende tun können, um Problemen entgegenzuwirken.
Früh digitalisierte Länder zeigen den Weg
Welche Chancen und Möglichkeiten sich aus den neuen Arbeitsweisen und einer mitarbeiterzentrierten Personaleinsatzplanung ergeben können, zeigen inzwischen zahlreiche Unternehmen aus den früh digitalisierten Ländern, zu denen unter anderem die USA zählen. Ein Teil des dortigen Arbeitsmarktes (bis zu 20 % der Arbeitnehmenden) hat sich hier zur „Gig Economy“ entwickelt. Das macht die Personaleinsatzplanung herausfordernder.
Kleine Aufträge werden – zum Beispiel bei Kapazitätsengpässen – nicht mehr an angestellte Mitarbeitende, sondern kurzfristig an eine Vielzahl von Selbstständigen und Freiberuflern vergeben. Diese machen dann wie Musiker einen bezahlten Auftritt (Gig) und arbeiten sich von Auftrag zu Auftrag weiter. Keine Frage, dass man da als Unternehmen schon sehr gewinnend sein muss, damit gute Gig-Auftragnehmende nicht schneller wieder weg sind als einem lieb ist.
Als Paradebeispiel gilt jedoch nach wie vor Skandinavien . Die nordischen Länder sind richtungsweisend bei innovativen Arbeitsweisen, die die Produktivität steigern, die Unternehmenskultur stärken und in vielerlei Hinsicht mit traditionellen Geschäftsmodellen brechen. Hier stehen die Mitarbeitenden und ihre Familien im Fokus – und das ganz selbstverständlich. Viele Menschen sind für ihre (Arbeits-)Zeiten selbst verantwortlich und können ihre persönliche Work-Life-Balance mit viel Flexibilität und Individualität Tag für Tag leben. Jede Stimme wird hier gehört.
Intelligente Personaleinsatzplanung hilft bei der Umsetzung
Mit den richtigen Tools können Unternehmen flexibel agieren, um ihre Produktivität zu steigern, Zeit zu sparen, Kosten zu senken, die Mitarbeiterbindung zu verbessern und die Zufriedenheit zu erhöhen. Intelligente Lösungen zur Personaleinsatzplanung, wie etwa Quinyx, sind das beste Beispiel dafür. Sofern sie eine mitarbeiterzentrierte Planung ermöglichen und eine optimale Schnittmenge zwischen den Bedürfnissen der Arbeitgebenden und der Arbeitnehmenden bieten.
Ein Mobile-First-Ansatz für die Personaleinsatzplanung kann Wunder für ein Unternehmen und seine Mitarbeitenden vollbringen – in Verbindung mit möglichst vielen mitarbeiterfreundlichen Funktionen. Quinyx geht deshalb genau diesen Weg, bringt als einer der Marktführer im cloud-basierten Workforce Management die soziale Komponente in die Personaleinsatzplanung und übersetzt menschliche Bedürfnisse in Software, damit Mitarbeitende schneller, digitaler und selbstbestimmter arbeiten können. Was wiederum dem Unternehmen zugutekommt, weil motivierte und zufriedene Mitarbeitende länger im Unternehmen bleiben und bessere Leistungen erbringen.
Soziale Lösungen machen Ihr Unternehmen zukunftsfähig
Damit Dienstplanung, Zeiterfassung, Abrechnung und viele andere Geschäftsprozesse für alle möglichst schnell und leicht von der Hand gehen, hat Quinyx eine Workforce-Management-App entwickelt. Eine mobile Anwendung, die Mitarbeitende durch die Abfrage von Verfügbarkeiten, die Möglichkeit des eigenständigen Schichttauschs und weitere Funktionen in die Planung integriert und ihnen so Wertschätzung zollt.
„Es liegt uns fern, das letzte Quäntchen Effizienz aus der ‚Ressource Mensch‘ herauszuquetschen. Unsere Philosophie ist es, sie in den Planungs- und Umsetzungsprozess zu integrieren und so wertzuschätzen.“
Maximilian Thost, Quinyx Germany GmbH
Beide Seiten, Mitarbeitende und Manager, haben jederzeit und von überall Zugriff auf die mobile App und können sie ganz leicht für alle alltäglichen Arbeitsabläufe nutzen. Mitarbeitende können nachschauen, wann ihre nächste Schicht beginnt, ihre Arbeitszeit automatisch erfassen, Einsatzwünsche platzieren, Urlaube und Krankheiten einreichen sowie schnell und einfach mit ihren Kolleg:innen und Vorgesetzten kommunizieren. Zum Beispiel, um Schichten in Eigenregie untereinander zu tauschen. So werden ihre Wünsche - so gut es im Rahmen der betrieblichen Anforderungen geht - berücksichtigt und sie aktiv in die Personaleinsatzplanung einbezogen.
Aber auch konkrete Funktionen zur Einbindung der Mitarbeitenden sind vorhanden. Dazu zählen schnelle, unkomplizierte „Puls-Umfragen“ oder Abstimmungen sowie Anerkennungs- und Belohnungssysteme, die in der intuitiven App als Engagement-Funktionen angelegt sind.
Stift, Papier und eine Excel-Tabelle gehören damit der Vergangenheit an. Mit einer Cloud-basierten Workforce-Management-Lösung lassen sich Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung und vieles mehr sinnvoll und zielführend automatisieren und zusammenführen – was Unternehmen die Möglichkeit gibt, Mitarbeitende so flexibel und wertschätzend in die Prozesse einzubinden, wie es die Arbeitsmarktsituation erfordert
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