Barnardo’s hat mehr als 600 Sozialkaufhäuser im Vereinigten Königreich. Barnardo's verwendet die Funktionen von Quinyx (ehemals Concrete Platform) für das Aufgabenmanagement für die Mitarbeitenden in den Filialen. Der Leiter der Zentrale, Jo Strachan, erklärt, wie der tägliche Betrieb der Barnardo's-Filialen mit Quinyx verändert wurde.
Vorher: Interne Kommunikation mit Lücken
Ich habe vor zehn Jahren bei Barnardo's als Bereichsleiter angefangen und war für 34 Filialen zuständig. Damals hatten wir kein anderes internes Messaging-Tool als E-Mail, um mit den Kollegen in den Filialen in Kontakt zu treten und Mitteilungen zu verschicken - und Mitteilungen wurden von jeder einzelnen Abteilung an die Filialen geschickt, ständig. Es gab kein "Gatekeeping", das dafür gesorgt hätte, dass die einzelnen Filialen oder Manager die entsprechenden Mitteilungen erhalten hätten. Es konnte sein, dass eine E-Mail mit einer Anweisung für die Filialen verschickt wurde, dann gab es eine Folgeaktualisierung und eine weitere - und die Informationen waren ohnehin nicht für alle relevant. Das war meine größte Frustration.
Alle Formulare wurden ebenfalls auf einem Server gespeichert, aber alte Dokumente und veraltete Versionen wurden nicht gelöscht. Wenn es in einer Filiale einen Vorfall gab, der gemeldet werden musste, verbrachten die Mitarbeitenden viel Zeit damit, das richtige Formular zu finden, das sie ausfüllen mussten, und es war das falsche. Gedanken an diesen Server bereiten mir immer noch Kopfschmerzen.
Der Weg zur Veränderung
Als ich vor fünf Jahren in die Rolle des zentralen Betriebsleiters versetzt wurde, war es mein Ziel, ein Tool einzurichten, das die Filialen nutzen konnten, mit dem wir zentral kommunizieren und alles kontrollieren konnten, was an die Kollegen und die Kolleginnen in den Filialen geschickt wurde. Außerdem brauchten wir eine Art zentrale Dokumentationsbibliothek, in der wir alte Versionen von Formularen einfach löschen konnten und wussten, dass es von jedem nur ein Exemplar gab.
Die Lösung: Quinyx
Das war der Beginn der Nutzung von [Quinyx]. Unsere Kundenbetreuer, Tom und Simon, unterstützten uns bei der Entwicklung der Plattform, die wir brauchten. Wir testeten sie zunächst in einem Bereich und bekamen großartiges Feedback, dann führten wir sie in der gesamten Organisation ein.
Eine Person aus meinem Team managed bei uns die Quinyx-Plattform. Wir sind jetzt in der Lage, sicherzustellen, dass alle Mitteilungen für die Filialen rechtzeitig bei uns ankommen, wir können alles überprüfen, so dass wir alle Details kennen, wir können Fristen verändern, wir können sicherstellen, dass die Filialen nur die für sie relevanten Informationen erhalten. Einige unserer Filialen verkaufen zum Beispiel eingekaufte (d. h. nicht gespendete) Artikel wie Süßigkeiten, die wir häufig liefern lassen müssen, da wir kein Hauptlager und somit keine großen Lagermöglichkeiten haben. Und der Kalender - welcher Filiale welche Lieferung erhält - ändert sich ständig. Aber jetzt können wir mit den betreffenden Filialen ganz einfach über ihre bevorstehenden Bestellungen kommunizieren. Wenn die Mitarbeitenden der Filialen in ihren Kalendern nachsehen, sehen sie nur die Aufgaben für ihre Filiale. Das ist ein viel effizienterer Prozess.
Wir haben etwa 1500 Mitarbeitende, die die Plattform in der Filiale nutzen. Sie nutzen sie hauptsächlich am PC im Shop, aber einige loggen sich auch über ihre Mobiltelefone ein, und ich gehe davon aus, dass dies in Zukunft noch zunehmen wird. Derzeit wird die Plattform von unseren festangestellten Mitarbeitenden und den wichtigsten ehrenamtlichen Mitarbeitenden genutzt, die eine zusätzliche Schulung absolviert haben, aber wir möchten den Zugang für mehr ehrenamtliche Mitarbeitende öffnen.
Die Rückmeldungen aus den Filialen waren im Allgemeinen sehr positiv, und es ist ein großartiges Instrument, um Einblicke in alle Aspekte der Organisation zu gewinnen. Wir planen, in naher Zukunft einige Benutzerforen zu veranstalten, um weitere Kommentare von den Shops darüber zu erhalten, was ihnen helfen würde. Wir prüfen zum Beispiel, ob wir anfangen könnten, Aufgaben aus dem Bereich Merchandising am Montag zu verschicken, und alles, was mit Finanzen und Risiken zu tun hat, am Dienstag, Gesundheit und Sicherheit am Mittwoch und so weiter.
Die themenbasierte Chat-Option für unsere "Newsmeldungen" (auf der Plattform ist die Kommunikation in Newsmeldungen - für Informationen - und Aufgaben, die eine Aktion erfordern, unterteilt) ist ebenfalls nützlich, um Feedback zu erhalten, so dass das Team bei Bedarf Fragen zu dieser bestimmten "Story" stellen kann.
Wir sind immer auf der Suche nach Möglichkeiten, unsere Prozesse zu verbessern, um den Kollegen und Kolleginnen sowie unseren Manager:innen in den Filialen aber auch in der Unternehmenszentrale die Arbeit zu erleichtern, und Quinyx ist dabei eine wertvolle Unterstützung. Ohne Quinyx wären wir jetzt wirklich verloren.