Die Marke HMV, ein Einzelhändler für Musik, und Entertainment, beschäftigt ein Team von über 1.200 Mitarbeitenden in 120 Geschäften sowie einem Online-Shop. Allein im Jahr 2022 wurden 10 Filialen neu eröffnet und 7 Umgestaltungen vorgenommen.
HMV wird seit etwa fünf Jahren von Quinyx unterstützt, nachdem das Unternehmen nach einer Alternative zu seinem alten Planungssystem gesucht hatte.
Rupert Banning-Lover, Central Operations Manager, sagt: „Im Jahr 2016 war unsere Dienstplanung zwar funktionsfähig, aber sehr simpel. Wir druckten Dienstpläne aus und hängten sie an die Wand – ein Mitarbeiter kam vielleicht am Ende der Schicht herein und machte mit dem Handy ein Foto davon. Der Manager hatte dann vielleicht zehn Minuten später etwas geändert, aber zu diesem Zeitpunkt war der Mitarbeiter bereits nach Hause gegangen, ohne zu wissen, dass sich seine Arbeitszeiten für die folgende Woche geändert hatten."
„Wir hatten keinen vollständigen Überblick über die Planung im gesamten Unternehmen. Wir wollten wissen, was die verschiedenen Filialen tun und wie „gut“ die Performance im Hinblick auf betriebliche Effizienz aussieht."
„HMV war schon immer ein Unternehmen, das bei Kalenderereignissen, wie zum Beispiel am Vatertag, sehr gut abschneidet. Als wir einen Business Case für ein neues Workforce-Management-System erstellten, haben wir uns die Dienstpläne für verschiedene Filialen angesehen und konnten die Unterschiede in der Personalbesetzung erkennen – wir wussten sofort, welche Filialen einen erfolgreichen Vatertag haben würden und welche nicht, weil sie nicht über das erforderliche Personal verfügten."
„Wir mussten diese Zahlen auf Knopfdruck vor uns haben, damit wir immer die richtigen Leute zur richtigen Zeit am richtigen Ort haben konnten. Wir haben uns die verfügbaren Optionen angesehen und Quinyx schien am besten zu uns zu passen. Mit der mobilen App können wir im gesamten Unternehmen kommunizieren. Die Mitarbeitenden haben die Möglichkeit, Schichten zu tauschen, Urlaub zu beantragen und ihren Dienstplan einzusehen – die Quinyx-Lösung war die beste in dem Bereich, den wir betrachtet haben."
„Wir haben die Lösung mit einigen „Super-Usern“ getestet, bevor wir sie 2018 im gesamten Unternehmen eingeführt haben. Für einige Filialleitungen war es eine große Umstellung, aber nach etwas Schulung und Übung erkannten sie bald die Vorteile – die Planung wurde viel effizienter und Quinyx kam allen Kolleginnen und Kollegen zugute, nicht nur dem Management."
„Dann kam 2020 Covid. In dieser Zeit mussten wir ständig mit unseren Angestellten kommunizieren, und das Quinyx-System wurde unerlässlich, um Mitarbeitende einzubinden und auf dem Laufenden zu halten. Als wir in den Lockdown gingen, waren die Mitarbeitenden zu Hause und wollten unbedingt Informationen über das Unternehmen und ihre Arbeit, was die Beurlaubung für sie bedeuten würde und so weiter. Die Qmail-Funktion über die mobile App war sehr wichtig, um Nachrichten zu versenden. Wir konnten auf das Portal zugreifen und die Kommunikation sehr schnell abwickeln; eine sofortige Push-Benachrichtigung auf den Handys aller Angestellten."
„Wir konnten uns auch in Sachen Wohlbefinden an alle wenden – wir haben Informationen über psychische Gesundheit verschickt und dafür gesorgt, dass die Kolleginnen und Kollegen wussten, wo sie Unterstützung bei psychischen Problemen finden können."
„Obwohl die Quinyx-Module für interne Kommunikations und Engagement für uns nicht Priorität hatten, als wir über die Investition in ein WFM-System nachdachten, haben sie sich als unschätzbar wertvoll erwiesen.“
Charlotte Lawrance, Central Operations Coordinator, erklärt, dass Quinyx nun, da das „normale Leben“ nach Covid fast wieder seinen gewohnten Gang geht, weiterhin die Mitarbeiterkommunikation erleichtert und die Effizienz der Planung erheblich gesteigert hat: „Insgesamt haben wir im gesamten Unternehmen viel Zeit bei der Planung gespart; es ist viel effizienter und wir haben einen vollständigen Überblick über alle Filialen."
„Die Akzeptanz der App bei den Mitarbeitenden ist sehr hoch. Für unsere jüngeren Angestellten ist die Nutzung einer App selbstverständlich – sie sind es nicht gewohnt, ans Telefon zu gehen! Außerdem bedeutet die App, dass ihr Dienstplan von allem anderen getrennt ist. Sie erhalten keine Nachricht auf WhatsApp oder Facebook, können aber trotzdem jederzeit darauf zugreifen. Diese Verfügbarkeit ist natürlich wichtig, insbesondere für Teilzeitkräfte, die ihre Arbeitszeiten je nach Schule, Universität oder weiteren Jobs richten müssen."
„Wir haben einen wöchentlichen Newsletter für alle Kolleginnen und Kollegen mit dem Titel „What's Going On“, der die neuesten Nachrichten aus dem Unternehmen, Erfolge des Teams, Profile von Teammitgliedern, die über ihre Lieblingsprodukte sprechen, und so weiter enthält. Vor Quinyx wurde er als E-Mail verschickt, vielleicht wurde er gedruckt und in den Personalräumen aufgehängt – und wahrscheinlich ignoriert! Jetzt sende ich ihn über die Quinyx-App und es gibt viel mehr Engagement. Er erreicht die Menschen, sie wollen ihn lesen, mit ihm interagieren und ihre eigenen Neuigkeiten teilen."
„Bei jedem Einzelhändler gibt es immer eine Kluft zwischen den Filialen und den Teams in der Zentrale, aber der Einsatz von Quinyx hat dazu beigetragen, die Zentrale näher und die Filialmitarbeitenden näher zusammenzubringen. Der Mehrwert von Quinyx für das Mitarbeiterengagements ist nicht zu unterschätzen.“
Rupert sagt, dass es für HMV Möglichkeiten gibt, in Zukunft die Funktionen von Quinyx noch besser zu nutzen.
„Wir können Teams kontaktieren und ihnen mitteilen, dass es freie Schichten gibt, und sie bitten, sich darauf zu bewerben, wenn sie interessiert sind. Wir könnten auch verschiedene Rollen innerhalb des Unternehmens hervorheben und fragen: „Wenn Sie diese Fähigkeit haben, warum bewerben Sie sich nicht dafür?“ Wir wissen, dass wir mit dem System noch viel mehr tun könnten."
„Wir haben großes Glück, dass wir ein interessantes Unternehmen sind, das Dinge verkauft, für die sich die Menschen wirklich begeistern. Die Verwendung von Quinyx hilft uns, einen Teil dieser Leidenschaft zu vermitteln und das Engagement im gesamten Unternehmen zu steigern, während die Planung für alle viel reibungsloser abläuft.“
Erfahren Sie hier mehr darüber, wie die Lösungen von Quinyx im Einzelhandel genutzt werden und welche Vorteile andere Unternehmen wie Rituals, Vodafone oder EDEKA Schmidt & Christ bereits erzielen.