Hoe Roadchef demand forecasting inzet voor meerdere locaties

"Roadchef is geen rinse and repeat business. Er zijn zeker trends die je jaar na jaar, week na week kunt zien. Het kan echter een complexe uitdaging zijn om in te spelen op hoge aankomsten van klanten die gebruik willen maken van onze diensten en merken zonder voorafgaande kennisgeving. Ons bewust zijn van die nuances gedurende de dag en de week helpt ons om arbeid en middelen te plannen om aan die vraag op dat specifieke tijdstip voorafgaand aan die aankomst te voldoen" legt Iain uit. 

Een van de belangrijkste doelstellingen van Roadchef is ervoor te zorgen dat klanten bij aankomst met een gelukkiger gevoel op weg gaan dan bij aankomst, wat volgens Iain niet altijd vanzelfsprekend is. Roadchef heeft te maken met een sterk wisselende vraag en moet ervoor zorgen dat zijn diensten en omgeving volledig klaar zijn voor aankomst. De vraag kan variëren van grote hoeveelheden klanten die in zeer korte tijd verschillende merken gebruiken tot een zeer lage vraag tijdens bepaalde uren - vooral voor 24/7-winkels. Verschillende vraagniveaus betekenen ook verschillende implicaties voor roosters in termen van ploegen en pauzes.  Maar het gaat niet alleen om arbeid, ze moeten er ook voor zorgen dat de koelkasten vol zijn voor de verschillende restaurants en cafés, dat de schappen in de winkels en kruidenierszaken gevuld zijn en dat er grote zitplaatsen beschikbaar zijn.

Het probleem was dat de details van de prognoses niet zo gedetailleerd waren als ze wilden en dat ze ook niet per merk konden worden gedifferentieerd. Dit gebrek aan granulariteit weerhield managers en senior teams ervan om op dat niveau te plannen. Bovendien wilden ze niet dat managers 100% van hun week zouden besteden aan het bekijken van prognoses en het maken van planningen, maar zich in plaats daarvan zouden richten op de klantervaring en de bedrijfsvoering. 

Verder bouwend merkt Iain op: "Hoeveel we ook willen leveren aan klantenservice, we moeten er ook voor zorgen dat we de juiste inzet van kosten hebben en het winstgevende element van het bedrijf behouden. Een van de belangrijkste zaken waar we naar kijken is de kostenbeheersing in al onze vestigingen. We willen onze locatiemanagers het financiële eigenaarschap van het bedrijf geven." En met klantenservice en kostenbeheersing in gedachten, selecteerde Roadchef Quinyx om te helpen met hun prognoses en personeelsplanning.  

Brand-specific forecasts and schedules 

Wanneer klanten bij een Roadchef vestiging aankomen, zijn er een aantal merken en franchises om uit te kiezen. Van McDonald's tot Costa Coffee en van Leon tot WHSmith, elk merk heeft zijn eigen werkwijze en focus op wat ze hun klanten willen leveren. Elk merk heeft dus een andere aanpak nodig voor forecasting en planning. 

Iain licht de rol van Quinyx hierin toe: "Quinyx wist heel goed dat we geen standaard bedrijf zijn en dat een one-size-fits-all oplossing voor ons niet zou werken. Met behulp van hun hyperlokale forecasting functionaliteit zijn we in staat om alle belangrijke arbeidsregels en labour metrics te configureren die voor al onze merken verschillend zijn. Hierdoor kunnen we zeer nauwkeurige prognoses maken voor verkoop, transacties en arbeidsinzet voor elk afzonderlijk bedrijf, tot op 15 minuten nauwkeurig." 

Dit niveau van granulariteit en nauwkeurigheid is belangrijk voor Roadchef omdat het de managers meer autonomie geeft bij het plannen binnen de overeengekomen arbeidskosten, budgetten en prognoses. Aangezien er op dagbasis veel kan gebeuren, geeft het feit dat de arbeidsprognose en -planning een maand van tevoren worden gemaakt de managers echt het vertrouwen om een zekere mate van flexibiliteit binnen hun team te implementeren en werknemers hun leven beter te laten plannen. 

Het zijn echter niet alleen de managers of de korte termijn planning die profiteren van Quinyx forecasting. "De gegevens die ons werden aangeleverd waren in een formaat waar we ons goed bij voelen. We konden de gegevens verwerken, analyseren, omzetten en delen met belangrijke stakeholders zoals de teams, leidinggevenden en investeerders. Het stelt ons in staat om te praten over komende verkooptrends, te kijken naar de prestaties van vorig jaar, trends en run rates in verschillende businesses. Dit alles wordt samengebracht in een high-level sales forecast die we gebruiken voor de financiële planning en budgettering voor het volgende jaar. "Iain legt uit. 

95% accurate bezettingsgraadvoorspellingen

Roadchef heeft consequent voorspellingen ontvangen met een nauwkeurigheid van meer dan 95% voor de komende 7 dagen tot 5 weken. Wanneer het aankomt op het voorspellen van meer weken vooruit, wordt het echter een beetje lastiger. Desondanks heeft Roadchef nog nooit de nauwkeurigheid zo ver zien teruglopen dat er extra personeel moest worden ingezet. 

Iain herinnert zich een voorbeeld waarbij de fijnmazigheid van de vraagprognose zijn waarde bewees: "Alle ervaring en alle kennis die we hadden, vertelde ons dat de hoogste vraag piek in de dag altijd rond 12 uur was, maar in werkelijkheid zagen we de vraag aanzienlijk toenemen vanaf ongeveer 11.15 uur - precies zoals de voorspellingen lieten zien. Het zien van die nuances geeft de locatiemanagers het vertrouwen om daadwerkelijk te plannen en aan die vraag te voldoen." 

Verbeterde aansluiting van vraag en aanbod

De aard van het wegennet van Roadchef is dat ze vaak tussen eindbestemmingen liggen. Er is geen garantie dat een locatie dicht bij een stad of dorp ligt, wat in deze gebieden voor wervingsproblemen kan zorgen omdat mensen niet graag 20 tot 30 kilometer reizen voor hun werk. Roadchef gebruikte de granulaire voorspellingen om deze gaten op onverwachte manieren op te vullen.

"We introduceerden een gesubsidieerde minibusdienst om mensen uit die afgelegen gebieden op te halen. Die voorspellingen hebben ons echt geholpen om die moeilijk te werven en moeilijk te plannen diensten in te plannen om aan de vraag te voldoen. Nu weten we dat de diensten die we op een bepaalde dag nodig hebben vroeger of later zijn en een bepaalde lengte hebben.  Die zekerheid en het feit dat we geen mensen hoeven op te halen om 7 uur 's ochtends en ze te laten blijven tot 6 uur 's avonds maakt het werk aantrekkelijker en makkelijker om werknemers en transport in te plannen.  Het was niet een van de voordelen die we hadden voorzien, maar het laat gewoon zien dat er meer elementen zijn die we hebben kunnen verbeteren."  

Blijere werknemers

De vraag is altijd: "Kunnen we onze arbeid beter inzetten zonder de kosten te verhogen?" Een ander voordeel van de nieuwe aanpak is dat Roadchef nu efficiënter kan plannen en toch kostenneutraal blijft.   

Die kostenneutraliteit heeft ook op een andere manier geholpen om belanghebbenden tegemoet te komen. Gevraagd naar de acceptatie van roosters, legt Iain uit dat de nieuwe roosters goed zijn ontvangen. "Werknemers hebben hier geen standaard 9 tot 5 banen, maar we kunnen roosters maken waarin bepaalde wensen zijn verwerkt en toch goed aan de vraag voldoen. Een voorbeeld is dat we in sommige gebieden kortere en langere diensten konden aanbieden dan de typische 7- tot 8-urige dag, waardoor werknemers hun schema's beter konden combineren met hun leven. In alle eerlijkheid is de algemene feedback van werknemers enorm positief geweest."