Sie kommen an Ihre Grenzen, wenn Sie Dienstpläne in Excel erstellen? Wir zeigen Ihnen, wie eine geeignete Software Ihnen die Dienstplanerstellung erleichtern kann - und Sie somit Ade sagen können zum „Dienstplan in Excel erstellen“.
Einen Dienstplan in Excel zu erstellen ist für viele Unternehmen und Schichtplanende noch sehr üblich. Für Betriebe mit festen Schichten und klar definierten Arbeitstagen scheint das meist auch eine gute Lösung zu sein:
Einen einfachen Dienstplan in Excel zu erstellen ist relativ übersichtlich und Zeiträume lassen sich einfach kopieren. Dennoch kommt man dabei sehr schnell an die Grenzen des vermeintlich einfachen Tools.
Lesen Sie im Folgenden fünf gute Gründe, warum eine Software-Lösung heutzutage mehr Sinn macht als einen Dienstplan in Excel zu erstellen.
5 Faktoren, die bei der Erstellung eines Dienstplans in Excel zu berücksichtigen sind
1. Einen Dienstplan in Excel erstellen kostet vor allem eines: Zeit
Unterschiedliche Arbeitszeiten, personelle Anforderungen, individuelle Verfügbarkeiten und Wünsche der Mitarbeitenden, Urlaubszeiten und Krankheiten: Da wird es schnell zur Herausforderung, einen Dienstplan in Excel zu erstellen! Auch gesetzliche, tarifliche oder betriebliche Regelungen für Arbeits- und Pausenzeiten müssen beachtet werden.
Der Vorteil bei einer modernen Lösung zum Dienstplan erstellen: All das ist automatisch berücksichtigt. Schichtplanende sparen damit jede Menge Zeit – laut einer Branchenstudie von TechNavio sogar durchschnittlich neun Stunden pro Woche je Führungskraft! Einen Dienstplan in Excel zu erstellen ist ein Zeitfresser!
Dazu kommt, dass bei einer modernen Lösung im Gegensatz zu einem Dienstplan in Excel Fehlerquellen durch automatische Regelprüfung eliminiert werden, sodass man immer auf der sicheren Seite ist.
Dienstpläne in Excel erstellen bedeutet auch: Ein Eingabefehler kann die Arbeit von Stunden zunichtemachen. Das gehört mit einer Dienstplan-App der Vergangenheit an. Darüber hinaus gibt es in modernen Anwendungen sogar noch mehr Möglichkeiten: Man kann sich auch individuelle Ansichten nach Teams, Tagen, Wochen oder Monaten zusammenstellen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt: Dienstpläne werden meist von qualifizierten Mitarbeitenden erstellt, also z. B. von Filial- oder Schichtleitenden. Mit einer intelligenten Softwarelösung können diese die gewonnene Zeit in den Kundenkontakt investieren.
Von unterwegs arbeiten - mit einer intuitiven App
Egal ob am Computer, Tablet oder auch von unterwegs mit dem Smartphone:
Mit der cloudbasierten Software Quinyx sind sämtliche Informationen jederzeit und von überall erreichbar. Sie finden sich schnell zurecht und sparen wertvolle Arbeitszeit.
Lesen Sie hier, wie der Moderiese GANT seinen Aufwand für die Personalplanung um 75 % senkte
2. Das Problem der fehlenden Praxisnähe, wenn Sie einen Dienstplan in Excel erstellen
Natürlich können Sie einen Dienstplan in Excel erstellen, jedoch wird der tatsächliche Arbeitsbedarf in einem Excel-Dienstplan nur unzureichend abgebildet.
Jeder Schichtplanende will den Arbeitszeitbedarf des Unternehmens möglichst effektiv an die Arbeitszeitkapazität der Mitarbeitenden anpassen. Gute Software-Lösungen nutzen deshalb intelligente Algorithmen, die mit den wichtigen Kennzahlen des Unternehmens verknüpft sind.
Dadurch wird transparent, wann welche Mitarbeitenden benötigt werden. Die Filialleitung kann so eine optimale Besetzung für unterschiedliche Zeiten erstellen und dies in der Personalplanung berücksichtigen. Möglich ist das mit der Prognosefunktion, die historische Daten - zum Beispiel aus dem POS-System - mit dem aktuellen Anforderungsprofil abgleicht. So werden automatisiert Vorschläge für eine effiziente Dienstplanung erstellt. Überstunden und “leere” Zeiten werden vermieden. Das schont die teuerste Ressource vieler Unternehmen: das Personal. Algorithmen können in einem manuellen Dienstplan in Excel nicht umgesetzt werden.
3. Keine Schnittstellen zur tatsächlichen Arbeitszeit: Einen Dienstplan in Excel erstellen stellt Sie vor Herausforderungen
Einen Dienstplan in Excel zu erstellen ist zwar vielseitig und erfüllt seinen Zweck – aber Excel wurde natürlich nicht für die Zeiterfassung oder zur Dienstplanung entwickelt. Eine Spezial-Software bietet hingegen wichtige Schnittstellen. Vor allem die automatisierte digitale Zeiterfassung sowie die Integration zur Lohnbuchhaltung ist für jedes Unternehmen bares Geld wert. Denn so werden nur die Stunden abgerechnet, die tatsächlich in den Schichten gearbeitet wurden. Wenn man einen Dienstplan mit Excel erstellt, lässt sich eine solche Schnittstelle nicht umsetzen.
Gemäß Zahlen aus den USA, die im Harvard Business Review veröffentlicht wurden, verlieren Unternehmen jährlich bis zu 400 Mrd. US-Dollar durch Mitarbeitende, die „Zeit stehlen“ und Arbeitszeiten nicht korrekt angeben.
Die Lösung für dieses Problem: Eine vollständig integrierte Zeiterfassung, bei der die Mitarbeitenden direkt über ihre Smartphones ein- und ausstempeln – jeweils zum tatsächlichen Schichtbeginn und -ende.
Die Daten werden dann in Echtzeit an die Lohnbuchhaltung übermittelt, und auch Schichtleitende sehen diese Änderungen in einer Übersicht. So können Abwesenheitsberichte und Urlaubszeiten schnell verwaltet werden. Und die Abrechnung erfolgt automatisch auf Basis geplanter und tatsächlich geleisteter Stunden.
Ein weiteres Problem, welches bei einem Dienstplan in Excel auftaucht, wird damit ebenfalls gelöst: Wenn sich Zeiten, Pausen oder ganze Schichten ändern, wird das in einem Dienstplan in Excel oft nicht dokumentiert. Die Lohnbuchhaltung erhält keine Information und Änderungen sind im Nachgang schwer nachzuvollziehen. Verloren gegangene Zettel, schwer lesbare Handschriften, missverständliche Absprachen: All das wäre mit einer integrierten Softwarelösung Vergangenheit.
Hinzu kommt, dass Mitarbeitende durch die Nachverfolgung der Arbeitszeiten definitiv pünktlicher werden – und auch das spart Kosten.
Am Ende profitieren sogar die Mitarbeitenden selbst: Jeder kann sich sicher sein, dass geleistete Stunden auch wirklich entlohnt werden.
"Früher erhielten wir 50 Anrufe von unglücklichen Angestellten wegen Abrechnungsfehlern. Jetzt bekommen wir mit Quinyx keine mehr."
Dries Coppelmans, Payroll Specialist Benelux
4. Fehlende Kommunikation mit Mitarbeitenden als Störfaktor beim Dienstplan in Excel erstellen
Kennen Sie das? Sie haben gerade in mühevoller Kleinarbeit den perfekten Dienstplan in Excel erstellt – und dann ruft kurzfristig ein Mitarbeitender an und sagt Bescheid, dass er nicht zum Dienst kommen kann, weil er selbst krank ist oder keine Betreuung für das kranke Kind findet.
Jetzt beginnt der Planungsstress, denn es muss schnellstmöglich Ersatz für die offene Schicht gefunden werden.
Jemand, der
a) Zeit hat und
b) die erforderlichen Kenntnisse besitzt.
Mit einer Workforce Management App ist das kein Problem. Sie sehen im System, wer von Ihren Mitarbeitenden die entsprechenden Qualifikationen und Fachkenntnisse besitzt bzw. für diese Arbeit ausgebildet ist.
Über die App schicken Sie dann einfach in Echtzeit eine Anfrage an die entsprechenden Kolleg:innen. Oder Sie geben die Schicht im System frei, sodass die Mitarbeitenden sich darauf bewerben können. Lange Telefonketten sind damit passé. Ein großer Vorteil im Gegensatz dazu, wenn man einen Dienstplan in Excel erstellt.
Sie passen den Schichtplan ganz einfach und agil auf die neuen Rahmenbedingungen an.
5. Einen Dienstplan in Excel erstellen: Keine Individualität möglich
Ob man einen Dienstplan in Excel erstellen will oder in einer Software: Jeder Dienstplan greift in das Privatleben der Mitarbeitenden ein.
Mit einem professionellen Online-Planungstool können Wünsche und Präferenzen der Mitarbeitenden vor der Dienstplanerstellung viel besser integriert werden. Die Mitarbeitenden melden sich einfach online über die App mit ihrem Account an, legen Verfügbarkeiten fest, bewerben sich auf vorgegebene Schichten oder teilen sich sogar direkt selbst in diese ein. Spätere Anpassungen in Schichtplänen sind damit viel weniger erforderlich bzw. sie lassen sich zu jedem Zeitpunkt schnell und flexibel erledigen.
Über die cloudbasierte Software Quinyx können Mitarbeitende auch mit wenigen Klicks ihren Urlaub einreichen, Krankheits- oder andere Abwesenheitsanträge stellen. Alles in Echtzeit. Das erspart nicht nur beiden Seiten viel Zeit, sondern macht Mitarbeitenden sogar Spaß, wie in relevanten Bewertungsportalen nachzulesen ist. Wenn man Dienstpläne in Excel erstellt, sind solche Funktionen nicht möglich.
Wer Spaß hat, ist engagiert bei der Arbeit – und davon profitieren wiederum die Unternehmen. Laut einer Studie von Gallup sind dabei durchschnittliche Rentabilitätssteigerungen von 22 % möglich.
Unser Fazit zum Thema Dienstplan in Excel erstellen
Es gibt gute Gründe für den Trend, in der Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung in Richtung moderner Online-Lösungen zu gehen und von einem Dienstplan in Excel abzusehen.
Beim genaueren Betrachten des Themas „Dienstplan in Excel erstellen“ zeigt sich, dass Excel für die Erstellung von Arbeits- und Fertigungsplänen ausgedient hat. Tools mit einer intuitiven Bedienung und einem komfortablen Service verbessern die Effizienz und erhöhen den Spaßfaktor für alle Beteiligten!
Die Software von Quinyx bietet alles, was man für eine einfache und effiziente Personaleinsatzplanung braucht:
- eine automatisierte Zeiterfassung
- ein Prognose-Modul mit intelligenten Algorithmen
- umfangreiche Analyse-Funktionen
- die transparente Kommunikation mit Mitarbeitenden über Q-Mail und die beliebte App
Am besten probieren Sie es einfach mal mit den intuitiven und selbstgeführten Produkttouren von Quinyx aus, wie einfach und schnell sich Dienstpläne mit einer modernen Software erstellen lassen und wie auch die Mitarbeitenden via App mit einbezogen werden können: