Dienstplan in Excel - noch zeitgemäß?

by | 04.12.2018
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Sie erstellen Ihren Dienstplan in Excel und kommen damit an Ihre Grenzen? Wir zeigen Ihnen wie eine geeignete Software Ihnen die Dienstplanerstellung erleichtern kann - und Sie somit Excel adé sagen können. 

Unternehmer und Schichtplanende erstellen Dienstpläne noch oft in einer Vorlage in Excel. Für Betriebe mit festen Schichten und klar definierten Arbeitstagen scheint das meist auch eine gute Lösung zu sein: 
Die Erstellung geht schnell, und Zeiträume lassen sich einfach kopieren. Doch eine Dienstplan in Excel hat seine Grenzen!

Lesen Sie hier fünf gute Gründe, warum heutzutage eine Software-Lösung mehr Sinn macht:


1. Dienstplanung in Excel kostet Zeit

Unterschiedliche Arbeitszeiten, personelle Anforderungen, individuelle Verfügbarkeiten und Wünsche der Mitarbeiter, Urlaubszeiten und Krankheiten: Da wird Dienstplan-Erstellung schnell zur Herausforderung! Auch gesetzliche, tarifliche oder betriebliche Regelungen für Arbeits- und Pausenzeiten müssen beachtet werden.

Der Vorteil bei einer modernen Workforce Management Lösung ist: All das ist automatisch berücksichtigt. Schichtplaner sparen damit jede Menge Zeit – laut einer Branchenstudie von TechNavio sogar durchschnittlich neun Stunden pro Woche und Führungskraft!

Dazu kommt, dass Fehlerquellen eliminiert werden, sodass man immer auf der sicheren Seite ist im Vergleich zur Excel-Vorlage, die keine automatische Regelprüfung abbilden kann.

Eingabefehler in Excel, die die Arbeit von Stunden zunichte machen? Das war einmal. Darüber hinaus gibt's sogar noch mehr Möglichkeiten: Man kann sich auch individuelle Ansichten nach Teams, Tagen, Wochen oder Monaten zusammenstellen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt: Dienstpläne werden meist von den „besten“ Mitarbeitern erstellt, also z. B. von Filial- oder Schichtleitern. Mit einer intelligenten Softwarelösung könnten sie die gewonnene Zeit in den Kundenkontakt investieren.

Von unterwegs arbeiten – mit der intuitiven App

Egal ob am Computer, Tablet oder auch von unterwegs mit dem Smartphone:

Mit der Cloud-Software Quinyx sind sämtliche Informationen jederzeit und von überall erreichbar. Sie finden sich schnell zurecht und sparen wertvolle Arbeitszeit.

Lesen Sie hier, wie der Moderiese GANT seinen Aufwand für Personalplanung um 75 % senkte

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2. Excel bietet keine Praxisnähe

Anders gesagt: Der tatsächliche Arbeitsbedarf wird nur unzureichend abgebildet.

Jeder Schichtplaner will den Arbeitszeitbedarf des Unternehmens möglichst effektiv an die Arbeitszeitkapazität der Mitarbeiter anpassen. Gute Software-Lösungen nutzen deshalb intelligente Algorithmen, die mit den Kennzahlen des Unternehmens verknüpft sind.

Dadurch wird transparent, wann welche Mitarbeiter benötigt werden. Der Filialleiter kann so eine optimale Besetzungskurve für unterschiedliche Zeiten erstellen und dies in der Personalplanung berücksichtigen. Möglich ist das mit der Prognosefunktion, die historische Daten - zum Beispiel aus dem POS-System - mit dem aktuellen Anforderungsprofil abgleicht. Und so automatisiert Vorschläge für eine effiziente Dienstplanung erstellt. Überstunden und “leere” Zeiten werden vermieden. Das schont die meist teuerste Ressource vieler Unternehmen: die Personalkosten.

 Dienstplan Excel

 
3. Excel hat keine Schnittstellen zur tatsächlichen Arbeitszeit

Das Programm ist zwar vielseitig und erfüllt seinen Zweck – aber es wurde natürlich nicht für die Zeiterfassung oder Schichtplanung entwickelt. Eine Spezial-Software bietet hingegen wichtige Schnittstellen. Vor allem die automatisierte Zeiterfassung sowie die Integration zur Lohnbuchhaltung ist für jedes Unternehmen bares Geld wert. Denn so werden nur die Stunden abgerechnet, die tatsächlich in den Schichten gearbeitet wurden.

Nach neuesten Zahlen aus den USA, die im Harvard Business Review veröffentlicht wurden, verlieren Unternehmen jährlich bis zu 400 Mrd. US Dollar durch Mitarbeiter, die „Zeit stehlen“ und Arbeitszeiten nicht korrekt angeben.

Die Lösung für dieses Problem: Eine vollständig integrierte Zeiterfassung, bei der die Mitarbeiter direkt über ihre Handys „ein- und ausstempeln“ – jeweils zum tatsächlichen Schichtbeginn und -ende.

Die Daten werden dann in Echtzeit an die Lohnbuchhaltung übermittelt, und auch der Schichtleiter sieht diese Änderungen in seiner Übersicht. So können Abwesenheitsberichte und Urlaubszeiten schnell verwaltet werden. Und die Abrechnung erfolgt automatisch auf Basis geplanter und tatsächlich geleisteter Stunden.

Ein weiteres Problem wird damit ebenfalls gelöst: Wenn sich Zeiten, Pausen oder ganze Schichten ändern, wird das in einem Excel Dienstplan oft nicht dokumentiert. Die Lohnbuchhaltung erhält keine Information und Änderungen sind im Nachgang schwer nachzuvollziehen. Verloren gegangene Zettel, schwer lesbare Handschriften, missverständliche Absprachen: All das wäre mit einer integrierten Softwarelösung Vergangenheit.  

Hinzu kommt: Mitarbeiter werden durch die Nachverfolgung der Arbeitszeiten definitiv pünktlicher – und auch das spart Kosten. 
Am Ende profitieren sogar die Mitarbeiter selbst: Jeder kann sich sicher sein, dass geleistete Stunden auch wirklich entlohnt werden.

"Früher erhielten wir 50 Anrufe von unglücklichen Angestellten wegen Abrechnungsfehlern. Jetzt bekommen wir mit Quinyx Zero !!!"
Dries Coppelmans, Payroll Specialist Benelux

 

4. Excel kommuniziert nicht mit Mitarbeitern

Kennen Sie das? Sie haben gerade in mühevoller Kleinarbeit den perfekten Dienstplan ausgearbeitet – und dann ruft kurzfristig ein Mitarbeiter an und sagt Bescheid, dass er nicht zum Dienst kommen kann. Weil er selbst krank ist oder keine Betreuung für das kranke Kind findet.

Jetzt beginnt der Planungsstress und Zeitaufwand, denn es muss schnellstmöglich Ersatz für die offene Schicht gefunden werden. 
Jemand, der 
a) Zeit hat und 
b) die erforderlichen Kenntnisse besitzt.

Mit einer Workforce Management App ist das kein Problem. Sie sehen im System, wer von Ihren Mitarbeitern die entsprechenden Qualifikationen und Fachkenntnisse besitzt bzw. für diese Arbeit ausgebildet ist. 
Über die App schicken Sie dann einfach in Echtzeit eine Anfrage an die entsprechenden Kollegen. Oder Sie geben die Schicht einfach im System frei, so dass die Mitarbeiter sich darauf bewerben können. Lange Telefonketten sind damit passé.

Sie passen den Schichtplan ganz einfach und agil auf die neuen Rahmenbedingungen an.

 

5. Excel ist nicht individuell

Jeder Dienstplan greift in die Privatsphäre der Mitarbeiter ein.

Mit einem professionellen Online-Planungstool können Wünsche und Präferenzen der Mitarbeiter vor der Dienstplanerstellung viel besser integriert werden. Die Mitarbeiter melden sich einfach online über die App mit ihrem Account an, legen Verfügbarkeiten fest, bewerben sich auf vorgegebene Schichten oder teilen sich sogar direkt selbst in diese ein. Spätere Anpassungen in Schichtplänen sind damit viel weniger erforderlich bzw. sie lassen sich zu jedem Zeitpunkt schnell und flexibel erledigen.

Über die Cloud-Software Quinyx können Ihre Mitarbeiter auch mit wenigen Klicks ihren Urlaub einreichen, Krankheits- oder andere Abwesenheitsanträge stellen. Alles in Echtzeit. Das erspart nicht nur beiden Seiten viel Zeit, sondern macht Mitarbeitern sogar richtig Spaß, wie in relevanten Bewertungsportalen nachzulesen ist.

Wer Spaß hat, ist engagiert dabei – und davon profitieren wiederum die Unternehmen. Laut einer Studie von Gallup sind dabei durchschnittlich Rentabilitätssteigerungen von 22 % möglich.

Die Mitarbeiter sind begeistert von der Quinxy App:
98 % laden die App innerhalb der ersten Woche herunter
★★★★☆ Sterne in den Bewertungs-Portalen

Dienstplan Team 

Die besten Tipps für Ihre digitale Personaleinsatzplanung haben wir in einem kostenlosen eBook für Sie zusammengestellt:

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Fazit:

Es gibt gute Gründe für den Trend in der Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung in Richtung moderner Online-Lösungen.

Es zeigt sich, dass Excel für die Erstellung von Arbeits- und Fertigungsplänen ausgedient hat. Tools mit einer intuitiven Bedienung und einem komfortablen Service verbessern die Effizienz und erhöhen den Spaßfaktor für alle Beteiligten!

Die Software von Quinyx bietet alles, was man für eine einfache und effiziente Einsatzplanung braucht:

- eine automatisierte Zeiterfassung
- ein Prognose-Modul mit intelligenten Algorithmen
- umfangreiche Analyse-Funktionen
- die transparente Kommunikation mit Mitarbeitern über Q-Mail und die beliebte App.

 

Am besten probieren Sie es einfach mal aus! Wir zeigen Ihnen gern, wie eine Software-Lösung auch die Einsatzplanung in Ihrem Unternehmen vereinfachen kann.

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Anke Otte

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