Digitale Zeiterfassung

Sie suchen eine digitale Lösung für Ihre Arbeitszeiterfassung?
Individuell auf Ihr Unternehmen anpassbar, schnell implementiert,
mit genauer Abrechnung, für alle Endgeräte, Arbeitszeitgesetzkonform
und zukunftssicher? Erfahren Sie hier in verschiedenen Schwerpunktthemen alles,
was Sie bei der digitalen Zeiterfassung berücksichtigen müssen.

Kapitel 1

Digitale Zeiterfassung - was sie kann und wem sie nützt

Erfassen Sie papierlos und präzise, wann und in welchen Schichten Ihre Mitarbeitenden arbeiten. Unter Einhaltung von arbeitsrechtlichen Vorgaben. Für genaue Gehaltsabrechnungen. Zur Steuerung der Mitarbeiterproduktivität. Schnell implementiert. Zukunftssichere Zeitwirtschaft anpassbar an Ihre bestehenden Systeme.

Eine Zeiterfassung – egal ob Zettel, Stempeluhr oder App – zur reinen Überwachung der Anwesenheitszeit der Mitarbeitenden einzusetzen, ist antiquiert.

Sie ist allerdings sehr sinnvoll zum Führen von Arbeitszeitkonten, zur Berechnung von Zuschlägen, zum Bearbeiten von Abwesenheiten und um die richtigen Mitarbeitenden zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben.

Sie ermöglicht die volle Kontrolle über die geleisteten Arbeitsstunden und auch:

✓ klare Genehmigungsprozesse für Manager
✓ einfaches Management von Urlaubsanträgen
✓ zentrale Erfassung und Speicherung aller Krankheitstage
✓ automatische Berechnung der verschiedenen Vergütungsarten anhand der geplanten und der geleisteten Stunden
Tools zur besseren Verwaltung von Überstunden
✓ Nachweis und Einhalten von rechtlichen Vorgaben

Wir möchten allen unseren verschiedenen Kunden ein Lächeln auf die Gesichter zaubern: von Hotels, Restaurants und Cafés über den Einzelhandel, Facility Management bis zu Lager- und Logistikunternehmen. Und dieses Lächeln reicht von der Manager-Ebene bis hin zu Teilzeitbeschäftigten und Aushilfen.

Zeiterfassung Zeitstempel-1

Kapitel 2

Vorteile einer intelligenten Digitalisierung Ihrer Arbeitszeiterfassung

Nahtlose Integration in Dienstplanung und Lohnbuchhaltung. Die Stechuhr 2.0 und was sie kann.

Quinyx-Zeiterfassung-Ablauf

In vielen Branchen ist die Arbeitszeiterfassung schwierig und unübersichtlich. Vollzeit-, Teilzeit- und Minijobber wollen unter einen Hut gebracht werden. Mit der Quinyx App stempeln sich die Mitarbeitenden ganz einfach ein und aus und haben jederzeit und von überall Zugriff auf ihr Arbeitszeitkonto.

Ob Mitarbeitende die Möglichkeit zum Ein- oder Ausstempeln haben, kann bei Bedarf auch ortsgebunden festgelegt werden (Geofencing).

Die gestempelten Zeiten der Mitarbeitenden werden erfasst und können in der App oder auf dem Desktop bei Bedarf online korrigiert oder bestätigt werden (Vier-Augen-Prinzip).

Das kann eine digitale Zeiterfassung:

1. Optimierung und Automatisierung zahlreicher HR-Prozesse

• Weniger administrativer Aufwand zur Erfassung und Kontrolle der Arbeits- und Pausenzeiten

• Neben der Zeiterfassung auch Optimierung weiterer HR-Prozesse, z. B. Urlaubsplanung und -genehmigung, Erfassung von Krankheitstagen. So haben Arbeitgebende und Arbeitnehmende jederzeit und von überall Zugang zum aktuellen Status.

• Integrationsmöglichkeit in die vorhandene Unternehmenssoftware. Digital gestempelte Zeiten werden in Echtzeit in die Zeitwirtschaft übertragen und dort verarbeitet. Dadurch erfolgt z. B. eine automatische Auswertung und Übergabe der gestempelten Daten an Lohnbuchhaltung, betriebliche Kosten- und Leistungsrechnung, Unternehmenssteuerung, Qualitätssicherung usw. Und das vermeidet Fehler.

• Überstunden werden über Warnmechanismen regulierbar und kontrollierbar

• Arbeitszeiten werden automatisch nach mitarbeiterspezifisch definierten Lohnarten bewertet, und Salden werden automatisch geführt

• Durchgängige Datentransparenz zur Vorbereitung unternehmerischer Entscheidungen

• Dokumentation ganz einfach auf Knopfdruck und vereinfachte Analysen und Auswertungen durch übersichtliche, grafische Darstellung der Ergebnisse

• Verbesserung der Produktivität und damit Einsparungen an Personal- und Verwaltungskosten durch die flexiblere Gestaltung der Arbeits- und Pausenzeiten

• Erhöhte Transparenz und damit Reduzierung von Überstunden, Fehl- und Leerlaufzeiten

2. Mitarbeiterschutz und Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit

• Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit durch Integration der Arbeitnehmer in Einsatzplanung und Erfassung – und dadurch Wertschätzung

• Einhaltung der Richtlinien durch Gesetze, Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen usw., insbesondere Höchstarbeitszeit, sowie Ruhezeit

• Warnungen an die Mitarbeitenden, z. B. bei drohender Überschreitung der täglichen Höchstarbeitszeit, werden vom System automatisch übermittelt

• Fehlende oder falsche Zeitbuchungen können vom Mitarbeitenden über Self Services selbst bearbeitet und Korrekturen beantragt werden

3. Digitalisierung im Unternehmen vorantreiben

• Senkung der Betriebskosten
Bei cloud-basierten Lösungen keine lokale Wartung, automatische Updates, keine lokalen Serverkosten, hoher Automatisierungsgrad

• Zukunftssicherheit, denn Sie arbeiten immer mit der aktuellsten Version. Die Lösungen wachsen mit Ihren Unternehmens-Anforderungen mit.

4. Rechtssicherheit

• Rechtskonforme und effiziente Zeiterfassung, Einhaltung von Arbeits- und Datenschutzgesetzen (DSGVO)

• Hohe Datensicherheit über Rechtevergabe

• Einfache Einbeziehung von Arbeitnehmervertretungen/Betriebsräten

Schon gewusst?

Unternehmen, die nicht nur eine digitale Zeiterfassung nutzen, sondern einen Schritt weiter gehen und eine Workforce Management Lösung implementieren, können in weniger als zwölf Monaten durchschnittlich 6-10 % ihrer Kosten einsparen. (Studie von HR.com)

Der größte Anteil an den Gemeinkosten vieler Unternehmen sind die Personalkosten. Fehler in der Gehalts- und Lohnabrechnung machen im Schnitt 0,4-9 % der jährlichen Personalkosten aus. (Maxwell Research Corporation)

Stefanie Schorschinski - freenet
Wir haben mit Quinyx ein Tool gefunden, das unseren Mitarbeitenden einen schnellen und immer erreichbaren Zugang zur Dienstplanung gewährleistet. Die Planung hat vor der Nutzung von Quinyx enorm viel Zeit und Kapazitäten gekostet - teilweise 16 Stunden auch für kleinere Shops.
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Checkliste: Digitale Zeiterfassung

Digitale, zukunftsorientierte und gesetzeskonforme Zeiterfassung kann ganz einfach sein. Die Suche nach der richtigen Lösung zur Zeiterfassung erscheint allerdings häufig wie die berühmte Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Diese Checkliste gibt Tipps, Anregungen und Impulse für Ihre Auswahl.

Kapitel 3

Diese Eigenschaften sollte Ihr Zeiterfassungssystem besitzen

Alles was Sie brauchen, um Ihre Teams zu managen

Mobiles Ein- und Ausstempeln

  • Mitarbeitende können direkt von der App aus auf ihrem Smartphone oder lokalen Terminals ein- und ausstempeln

Pausenzeiten

  • Pausenzeiten können entweder frei innerhalb einer Schicht genommen werden oder fest vorgegeben werden.
  • Das System unterstützt den Manager und gibt Warnhinweise, um gesetzliche oder betriebliche Richtlinien einzuhalten. 

Vermeidung von zu früh oder zu spät gestempelten Arbeitszeiten

  • Im System werden Regeln hinterlegt, wie Ihr Unternehmen diesen Punkt handhabt.
  • Stempel können automatisch auf Dienstbeginn und/oder -ende können gerundet werden.
  • Außerdem kann festgelegt werden, ob ab einer gewissen Verspätung ein Abwesenheitsgrund eingegeben werden muss.

Mitarbeiterspezifische Anforderungen

  • Sie jonglieren mit unterschiedlichen Vertragsmodellen wie Vollzeit/Teilzeit, Minijobbern usw.?
  • Das System berechnet automatisch für jede gestempelte Stunde Lohn- und Gehaltskosten gemäß den rechtlichen oder tariflichen Richtlinien oder Ihren eigenen Betriebsvereinbarungen sowie Zuschläge oder Abschläge.

Mindestlohnkonforme Zeiterfassung

  • Von vielen Unternehmen wird durch das Mindestlohngesetz eine detaillierte Personalzeiterfassung der Mitarbeitenden gefordert. Mit Quinyx kommen Sie diesem automatisch nach. 

Reduzierung von Arbeitszeitbetrug

  • Nutzen Sie sogenanntes "Geofencing", um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden sich nur an ihren Arbeitsorten ein- und ausstempeln können.

Vielfalt an Arbeitszeitkonten

  • In der Manager-Ansicht können Sie jegliche Art von Arbeitszeitkonten anlegen und diese mit verschiedenen Regeln belegen, z.B. Urlaubs-, Krankheitskonten, Flexzeiten, Überstunden- Mehrarbeitszeitkonten, Projektzeiterfassung.
  • Neue Mitarbeitende sind in nur wenigen Minuten angelegt.

Teams jederzeit und von überall steuern

  • Das System sollte -Ihnen transparente Ihre Controlling-Instrumente an die Hand geben.
  • Die Anwendung sollte für Android, iPad, iPhone geeignet sein, damit Sie Ihre Mitarbeitenden problemlos von jedem Ort aus steuern können.

DSGVO-konforme Kommunikation

Die Software muss selbstverständlich die geltenden Datenschutzbestimmungen berücksichtigen.

Betriebsrat - sozialverträglich

Über eine granulare Rechte- und Rollenverteilung sollten Sie die Möglichkeit haben, eine Betriebsratsansicht zur Verfügung zu stellen, mit der der Betriebsrat seinem Mitwirkungsrecht nachkommen kann. In der Regel sind das rein lesende Rechte. Hier finden Sie unser Whitepaper speziell für Betriebsräte.

Volle Datensicherheit dank Cloud Zeiterfassung

  • Lösung wie Quinyx sind cloud-basiert. Das heißt, alle Daten werden auf einem Server in Deutschland verarbeitet. So werden alle Zeiten, die gestempelt werden, automatisch in der zentralen Cloud Anwendung gespeichert.
  • Die Übertragung erfolgt verschlüsselt.
  • Ihre Daten werden durch stündliche und tägliche Backups vollständig auf unseren Servern in Deutschland gesichert.
  • Streng nach deutschen Datenschutzrichtlinien / DSGVO-konform
Quinyx Zeiterfassung
Vizepräsident(in)/CIO - aus dem Einzelhandel
Wir rechnen mit einer halben Million Dollar pro Jahr [an Einsparungen] allein durch die Verringerung des Aufwands bei der Entgeltabrechnung.
Zur TEI Studie>

Kapitel 4

Zeiterfassung online mit Quinyx

So funktioniert die digitale Zeiterfassung mit Quinyx

Ein wichtiger Bestandteil des Quinyx Workforce Managements ist die vollintegrierte und digitale Zeiterfassung.

Quinyx kann die Stempelzeiten der Mitarbeitenden entweder über deren Smartphones oder über eine digitale Stempeluhr, den sogenannten "Webpunch", erfassen. Der Webpunch kann auf allen internetfähigen Endgeräten, die einen Browser aufrufen können, verwendet werden.

Die elektronische Zeiterfassung über die Smartphones ist mehrfach gegen Missbrauch gesichert. Auch eine Zeiterfassung über Stempeluhren von Drittanbietern ist denkbar und kann mit unseren Partnern gelöst werden.

Die Zeiterfassung in Quinyx kann verschiedene Typen der Zeiterfassung (Aktiv-, Passiv-, Negativ- oder Abweichungserfassung) abbilden. Dabei kann auch konfiguriert werden, dass unterschiedliche Mitarbeitertypen unterschiedliche Zeiterfassungsmethoden zur Verfügung haben.

Die gestempelten Arbeits- und Pausenzeiten können von Mitarbeitenden und Managern entsprechend in Quinyx bestätigt oder nachvollziehbar korrigiert werden, bevor diese an die Lohnabrechnung übergeben werden.

Das Urteil des EuGH aus Mai 2019, forciert durch eine Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts im September 2022, verpflichtet Unternehmen in Europa dazu, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden komplett zu erfassen. Das hat viele Unternehmen verunsichert.

Die Integration aus Zeiterfassung und Schichtplanung ermöglicht zudem ein noch effizienteres, sicheres und komfortables Planen der Mitarbeitenden.

2.1 Zeiterfassung durch die Mitarbeitenden

Quinyx verfügt u.a. über ein Zeiterfassungsmodul, das direkt mit dem Dienstplanungsmodul der Softwarelösung integriert ist. Den Kolleg:innen werden grundsätzlich zwei Möglichkeiten zur Zeiterfassung zur Verfügung gestellt.
So können die Mitarbeiter Ihre Zeiten entweder mittels der Quinyx-App direkt auf den eigenen Smartphones erfassen oder hierzu den von Quinyx zur Verfügung gestellten Web-Punch verwenden.

Beide Methoden sind vollständig digital, so dass beim Einsatz von Quinyx der Einkauf von zusätzlichen Zeiterfassungsterminals, die häufig kostspielig sind und weitere Integrationsaufwände erfordern, überflüssig wird. 

Eine detaillierte Beschreibung der Zeiterfassung über die App und/oder Webpunch finden Sie hier.

2.2. Zeitbestätigung durch die Filialleitung

Um Abrechnungsfehler vollständig zu vermeiden, wird bei der Bestätigung der Zeiten in Quinyx auf ein Vier-Augen-Prinzip gesetzt.

Zuerst müssen Mitarbeitende ihre gestempelten Arbeits- und Pausenzeiten durch Setzen eines Häkchens in der App an dem entsprechenden Zeitstempel bestätigen.

In einem zweiten Schritt prüft z. B. die Filialleitenden diese Zeiten, passen sie gegebenenfalls an und geben sie dann für den Übertrag in die Lohn- und Gehaltsabrechnung frei.

Dazu werden die Zeitstempel komfortabel und übersichtlich in der Quinyx-Web-Oberfläche dargestellt. 

Anschließend kann ein Übertrag der erfassten Stunden an das Lohnbuchhaltungssystem erfolgen. Die Quinyx-Web-Oberfläche zeigt alle Zeitstempel der Mitarbeitenden für frei wählbare Zeiträume übersichtlich an.

Eine detaillierte Beschreibung der Zeitbestätigung über die App und/oder Webpunch finden Sie hier.

Vorteile für Manager und Mitarbeitende:

1. Für Manager

  • Einfache Implementierung und Konfiguration der Quinyx Software auf Ihre betrieblichen Anforderungen
  • Mitarbeitende sind mit wenigen Klicks angelegt
  • Einfache Auswertungen

2. Für Mitarbeitende

  • Ein- und Ausstempeln an lokalen Terminals oder Tablets
  • Oder: einfach die App auf’s Smartphone oder iPad herunterladen. Los geht’s.
  • Die Mitarbeitenden lieben die einfache und zuverlässige Handhabung der Quinyx App und bewerten sie mit Höchstnoten:           

Quinyx-App-Ratings

 

 

Schon gewusst?

90 % der Zugriffe auf Quinyx erfolgen über mobile Geräte

90 % laden die App innerhalb der ersten Woche herunter – ★★★★☆ Sterne in den Bewertungs-Portalen

Maximilian Stengel - Assured Fleet Services
Viele der Anbieter auf dem Markt kommen aus dem Hardwarebereich und legen mehr Wert auf die Zeiterfassung als zusätzlich noch auf die Zeitplanung. Quinyx bietet mit seiner Software beides: Die Planung und Übergabe an die Lohnbuchhaltung. Quinyx hilft uns als Arbeitgeber professioneller aufzutreten, weil wir digital in der Zeitplanung arbeiten. Das heißt, die Mitarbeitenden haben das Zeitmanagement ebenfalls unter Kontrolle. Der Web-Punch in der Quinyx App zum Ein- und Ausstempeln, den wir digital durchführen, schafft Mitarbeitenden Sicherheit: 'Meine Arbeitsstunden werden registriert, ich habe meine Stunden auf den Tag/auf die Woche/auf den Monat (genau) und weiß letztlich, welchen Lohn ich bekommen werde.'
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Kapitel 5

Zeiterfassung Excel

Unternehmen erledigen ihre Zeiterfassung noch oft in Excel. Für Betriebe mit festen Schichten und klar definierten Arbeitstagen scheint das meist auch eine gute Lösung zu sein: Die Erstellung geht schnell, und Zeiträume lassen sich einfach kopieren. Doch eine Zeiterfassung mit einem Tabellenkalkulations-Programm hat ihre Grenzen! Lesen Sie hier fünf gute Gründe, warum heutzutage eine Software-Lösung mehr Sinn macht.

1. ZEITERFASSUNG IN EXCEL KOSTET ZEIT

Unterschiedliche Arbeitszeit- und Personalanforderungen, individuelle Verfügbarkeiten und Wünsche der Mitarbeitenden, Urlaubszeiten und Krankheiten: Da wird die Zeiterfassung  schnell zur Herausforderung! Auch gesetzliche, tarifliche oder betriebliche Regelungen für Arbeits- und Pausenzeiten müssen beachtet werden.

Der Vorteil bei einer modernen Workforce Management Lösung ist: All das ist automatisch berücksichtigt. Alle Beteiligten sparen damit jede Menge Zeit. 

Dazu kommt, dass Fehlerquellen eliminiert werden, sodass man immer auf der sicheren Seite ist. Eingabefehler im Tabellenkalkulationsprogramm, die die Arbeit von Stunden zunichte machen? Das war einmal. Darüber hinaus gibt's sogar noch mehr Möglichkeiten: Man kann sich auch individuelle Ansichten nach Teams, Tagen, Wochen oder Monaten zusammenstellen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt: die Abrechnung der erfassten Zeiten wird meist von den „besten Leuten" erstellt, also z. B. von Filial- oder Schichtleitenden. Mit einer intelligenten Softwarelösung könnten sie die gewonnene Zeit in den Kundenkontakt investieren.

Egal ob am Computer, Tablet oder auch von unterwegs mit dem Smartphone:

Mit der Cloud-Software Quinyx sind sämtliche Informationen jederzeit und von überall erreichbar. Sie finden sich schnell zurecht und sparen wertvolle Arbeitszeit.


2. EXCEL HAT KEINE SCHNITTSTELLEN ZUR TATSÄCHLICHEN ARBEITSZEIT

Das Programm ist zwar vielseitig und erfüllt seinen Zweck – aber es wurde natürlich nicht für die Zeiterfassung entwickelt. Eine Spezial-Software bietet hingegen wichtige Schnittstellen. Vor allem die automatisierte Zeiterfassung sowie die Integration zur Lohnbuchhaltung ist für jedes Unternehmen bares Geld wert. Denn so werden nur die Stunden abgerechnet, die tatsächlich gearbeitet wurden.

Nach Zahlen aus den USA, die im Harvard Business Review veröffentlicht wurden, verlieren Unternehmen jährlich bis zu 400 Mrd. US Dollar durch Mitarbeitende, die „Zeit stehlen“ und Zeiten nicht korrekt angeben.

Die Lösung für dieses Problem: eine vollständig integrierte Zeiterfassung, bei der die Mitarbeitenden direkt über ihre Handys ein- und ausstempeln – jeweils zum tatsächlichen Schichtbeginn und -ende.

Die Daten werden dann in Echtzeit an die Lohnbuchhaltung übermittelt, und auch die Schichtleitenden sehen diese Änderungen in ihrer Übersicht. So können Abwesenheitsberichte und Urlaubszeiten schnell verwaltet werden. Und die Abrechnung erfolgt automatisch auf Basis geplanter und tatsächlich geleisteter Stunden.

Ein weiteres Problem wird damit ebenfalls gelöst: Wenn sich Zeiten, Pausen oder ganze Schichten ändern, wird das in Excel-Dienstplänen oft nicht dokumentiert. Die Lohnbuchhaltung erhält keine Information und Änderungen sind im Nachgang schwer nachzuvollziehen. Verloren gegangene Zettel, schwer lesbare Handschriften, missverständliche Absprachen: All das wäre mit einer integrierten Softwarelösung Vergangenheit.  

Hinzu kommt: Mitarbeitende werden durch die Nachverfolgung der Arbeitszeiten definitiv pünktlicher – und auch das spart Kosten. 
Am Ende profitieren sogar die Mitarbeitenden selbst: Jeder kann sich sicher sein, dass geleistete Stunden auch wirklich entlohnt werden.

3. EXCEL KOMMUNIZIERT NICHT MIT IHREM PERSONAL

Kennen Sie das? Sie haben gerade in mühevoller Kleinarbeit den perfekten Schichtplan ausgearbeitet – und dann ruft kurzfristig ein Mitarbeiter an und sagt Bescheid, dass er nicht zum Dienst kommen kann. Weil er selbst krank ist oder keine Betreuung für das kranke Kind findet.

Jetzt beginnt der Planungsstress und Zeitaufwand, denn es muss schnellstmöglich Ersatz gefunden werden. 
Jemand, der 
a) Zeit hat und 
b) die erforderlichen Kenntnisse besitzt.

Mit einer Workforce Management App ist das kein Problem. Sie sehen im System, wer von Ihrem Personal die entsprechenden Qualifikationen und Fachkenntnisse besitzt bzw. für diese Arbeit ausgebildet ist. 
Über die App schicken Sie dann einfach in Echtzeit eine Anfrage an die entsprechenden Kolleg:innen. Oder Sie geben die Schicht einfach im System frei, so dass die Mitarbeitenden sich darauf bewerben können. Lange Telefonketten sind damit passé.

Sie passen den Plan ganz einfach und agil auf die neuen Rahmenbedingungen an.

4. EXCEL IST NICHT INDIVIDUELL

Jeder Dienstplan greift in die Privatsphäre der Mitarbeitenden ein.

Mit einem professionellen Online-Planungstool können Wünsche und Präferenzen der Mitarbeitenden viel besser integriert werden. Die Mitarbeitenden melden sich einfach online über die App mit ihrem Account an, legen Verfügbarkeiten fest, bewerben sich auf vorgegebene Schichten oder teilen sich sogar direkt selbst in diese ein. Spätere Anpassungen in Schichtplänen sind damit viel weniger erforderlich bzw. sie lassen sich zu jedem Zeitpunkt schnell und flexibel erledigen.

Über die Cloud-Software Quinyx können Ihre Mitarbeitenden auch mit wenigen Klicks ihren Urlaub einreichen, Krankheits- oder andere Abwesenheitsanträge stellen. Alles in Echtzeit. Das erspart nicht nur beiden Seiten viel Zeit, sondern macht allen Beteiligten sogar richtig Spaß, wie in relevanten Bewertungsportalen nachzulesen ist.

Wer Spaß hat, ist engagiert dabei – und davon profitieren wiederum die Unternehmen. Laut einer Studie von Gallup sind dabei durchschnittlich Rentabilitätssteigerungen von 22 % möglich.

Es gibt gute Gründe für den Trend in der Zeitwirtschaft und Zeiterfassung in Richtung moderner Online-Lösungen.

Es zeigt sich, dass Excel für die Zeiterfassung ausgedient hat. Tools mit einer intuitiven Bedienung und einem komfortablen Service verbessern die Effizienz und erhöhen den Spaßfaktor für alle Beteiligten!

Die Workforce Management Software von Quinyx bietet alles, was man für eine einfache und effiziente Einsatzplanung braucht:

- eine automatisierte Zeiterfassung
- ein Prognose-Modul mit intelligenten Algorithmen
- umfangreiche Analyse-Funktionen
- die transparente Kommunikation mit Ihrem Personal über Q-Mail und die beliebte App.

Schon gewusst?

Die Produktivität steigt um 25 %, wenn sich die Mitarbeitenden mit ihrer Arbeit identifizieren und mit ihren Kollegen vernetzt sind. (Gallup)

95 % der Teilzeitbeschäftigten geben an, dass die Verwendung einer App es ihnen leicht macht, ihre Schichtpläne an ihre Bedürfnisse anzupassen. (Harvard Geschäftsbericht)

Steve Gryson - Store Manager bei eyes + more
Vor der Einführung von Quinyx wurde die Dienstplanung in einer Excel-Tabelle vorgenommen, die irgendwo auf einem Server gespeichert war. Nicht jeder konnte immer sehen, dass eine Anpassung des Dienstplans vorgenommen worden war, da das System von zu Hause aus nicht zugänglich war. Daher mussten die Manager:innen bei jeder Änderung des Zeitplans anrufen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden über ihre neuen Schichten informiert waren. Ein zeitaufwändiger Prozess. Mit Quinyx haben sowohl Manager:innen als auch Mitarbeiter:innen über die App auf ihren Handys Zugriff auf ihren Dienstplan, mit der Option für Push-Benachrichtigungen, so dass alle immer automatisch über Dienstplanänderungen informiert werden. Was auch sehr praktisch an Quinyx ist, ist das Stempelsystem im Rahmen der Zeiterfassung. Man kann sich einfach über die Quinyx-App einstempeln. Auch das Ausstempeln wird automatisch registriert und die Gehaltsabrechnung wird dementsprechend geupdatet.
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Kapitel 6

Praktische Tipps zur Auswahl für Ihre Zeiterfassung

Die Auswahl einer guten Lösung zur Arbeitszeiterfassung ist eine zeitraubende und schwierige Aufgabe. Darauf sollten Sie achten:

Die Suche nach der richtigen Lösung zur elektronischen Zeiterfassung kann einem wie die berühmte Suche nach der Nadel im Heuhaufen erscheinen. Das Angebot ist riesig. Und dabei gilt es viele Aspekte zu beachten.

Denn die Einführung neuer oder die Änderung bestehender Systeme erfordert gleichzeitig ein gutes Change Management, das "Buy-In" der Mitarbeitenden und eine entsprechende Investition von Zeit und Ressourcen in der Anfangsphase.

Das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH), das Unternehmen in Zukunft verpflichtet, die komplette Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden zu erfassen, hat viele Arbeitgeber verunsichert.

Gehören auch Sie zu den proaktiven Personalverantwortlichen, die eine zukunftsfähige, professionelle Lösung suchen? Oder nutzen Sie bereits ein System zur Zeiterfassung und wollen dieses modernisieren?

Unserer Auffassung nach reicht ein reines System zur Arbeitszeiterfassung nicht aus. Denn mit der reinen Erfassung der Zeiten hört der Prozess nicht auf. 

Die Zeiten müssen mit die geplanten Schichten in Einklang gebracht, geprüft, analysiert und natürlich an die Lohn- und Gehaltsabrechnung übergeben werden.

Fehlzeiten wie Urlaub, Krankheit usw. müssen beantragt, genehmigt, dokumentiert werden. Und das alles unter Berücksichtigung der gesetzlichen, tariflichen, betrieblichen und mitarbeiterindividuellen Anforderungen.

Das Ergebnis eines integrierten, digitalen Prozesses: Flexibilität für Arbeitgebende und Arbeitnehmende. Integration und damit Wertschätzung der Mitarbeitenden. Und damit ein zukunftssicherer Prozess.

Wir empfehlen, auf diese Punkte zu achten:

• Zukunftssicherheit der Lösung, die mit Ihrem Unternehmen und Ihren Anforderungen mitwächst

• Möglichkeit für Self-Service der Mitarbeitenden

• Einfache Handhabung sowohl für Mitarbeitende als auch Manager und HR-Verantwortliche

• Einfache, automatische Genehmigungsprozesse (ohne Zettelchaos)

• Automatische Regeln, die vielfältige Szenarien der Zeiterfassung abbilden können

• Einfache Nutzung und Individualisierung von Funktionen auf Ihr Unternehmen

• Einfache Integration in bestehende Systemlandschaft, insbesondere ERP, Einsatzplanung und Lohnbuchhaltung

• Verschiedene Zugriffsrechte für unterschiedliche Funktionen im Unternehmen

• Ortsunabhängige Erfassung der Arbeitszeiten, ohne teure lokale Terminals anschaffen zu müssen

• Ein-/Ausstempeln mit Foto möglich (Identifizierung, Vermeidung von Missbrauch, wichtig bei hoher Fluktuation)

• Datenschutz gewährleistet

• Kompetenter Support

• Möglichkeit, den Betriebsrat mit einzubinden

• Schnelle Amortisierung der Kosten

Funktionen der Zeiterfassung:

1. Zeiterfassung, insbesondere Erfassung von Ist-/Soll- und Gleitzeiten, Berechnung von Gleitzeitzuschlägen, variable Einrichtung von Kernzeiten, automatischer Pausenabzug/variable Pausen, Ruhezeiten nach Mindestanwesenheit, Rundungsmöglichkeit, Projektzeiterfassung, variabler Tagesbeginn, Überstundenlimit, Kommt/Geht-Automatik, Erfassung von Projektzeiten

2. Übersichten, Analysen, insbesondere Übersichten drucken/exportieren, Salden/Übertrag editierbar, Mitarbeiterübersichten (Stunden, Gleitzeit, Urlaub, Resturlaub), An-/Abwesenheitsanzeige, Monats- und Tages-Sollstunden, geleistete Überstunden, Jahresübersicht

3. Verwaltung, insbesondere Passwortschutz, detaillierte Nutzungsrechteverwaltung, Freifelder für frei definierbare Abwesenheitsgründe, Import-/Export-Funktionen, automatische Datensicherung, Terminalserver-Unterstützung

 

Franziska Reuthe-Deutsch - Salonleitung beim Super Cut Friseur
Für meine Mitarbeitenden hat sich viel zum Positiven verändert, indem sie immer drei Monate vorher schon wissen, wann sie arbeiten müssen. Wenn die Mitarbeitenden beispielsweise einen Termin beim Arzt planen müssen, können sie einfach direkt in der Quinyx App nachschauen, wann sie arbeiten müssen - das finde ich sehr toll
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Kapitel 7

Arbeitszeiterfassung für Mitarbeitende - die häufigsten Fragen

Fragen unserer Kunden zur Zeiterfassung - und unsere Antworten

Was benötige ich, um die Arbeitszeiterfassung in meinem Unternehmen zu starten, und wie lange ist die Vorlaufzeit?

Quinyx ist als Cloud-Lösung in kürzester Zeit einsatzbereit.

Anders als bei On-Premise Lösungen benötigen Sie keine umfangreichen IT-Ressourcen für die Implementierung. “Implementierung à la Quinyx" bedeutet nicht Programmierung, sondern Konfiguration und Anpassung auf Ihrer individuellen Bedürfnisse. 

Unser Customer Onboarding Team begleitet Sie dabei auf jedem Schritt. Danach benötigen Sie lediglich einen PC oder ein Tablet mit Internetzugang, um mit der Quinyx Zeiterfassung zu beginnen. 

Da die App sehr intuitiv ist, sind die Endanwender i.d.R. in maximal 30 Minuten geschult.

Müssen meine Mitarbeitenden über Ihr privates Smartphone stempeln?

Das ist Ihre Entscheidung. Ihre Mitarbeiter können entweder über Ihre eigenen Smartphones ein- und ausstempeln oder über Terminals, die Sie bereitstellen.

Was passiert, wenn mein/e Mitarbeiter:in schon im Schichtplan eingeteilt ist, und sich dann spontan krank meldet?

Der Vorgesetzte bekommt eine Nachricht über das System, wenn Mitarbeitende nicht zu Schichtbeginn erscheinen, so dass er schnell reagieren kann. Dies wird im Dienstplan ebenfalls automatisch vermerkt. 

Ist die Arbeitszeiterfassung mit dem Dienstplan verknüpft?

Die Zeiterfassung ist sowohl in den Dienstplan als auch in die Lohn- und Gehaltsabrechnung integriert. 

Wie genau funktioniert die Arbeitszeiterfassung mit Quinyx?

Eine Schritt-für-Schritt Beschreibung finden Sie hier.

Welche Vorteile habe ich durch die Integration von Zeiterfassung mit Dienstplanung bzw. Lohnbuchhaltung?

Daraus ergeben sich zahlreiche Vorteile, vor allem im Bereich der Kontroll- und Auswertungsmöglichkeiten. Die Quinyx App ist in der Lage, mit Ihrem Anbieter für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu sprechen und Ihre Abrechnungsdateien problemlos und automatisch in verschiedenen Formaten an die Buchhaltung weiterzugeben. Das spart wertvolle Zeit und garantiert, dass nur die Stunden abgerechnet werden, die auch tatsächlich gearbeitet wurden. 

Welche Rechtsvorschriften gilt es bei der Arbeitszeiterfassung zu beachten?

Einen Überblick über die aktuellen Vorschriften laut Arbeitszeitgesetz (ArbZG) haben wir hier für Sie zusammengestellt.

Für welche Arbeitnehmenden müssen die Arbeitszeiten in jedem Fall erfasst werden?

Die Aufzeichnungspflicht gilt für:

  • Minijobber, d.h. für alle geringfügig Beschäftigten – egal ob geringfügig entlohnt (450 EUR) oder kurzfristig beschäftigt.
  • für alle Arbeitnehmer in Betrieben, die in einer sofortmeldepflichtigen Branche tätig sind. Das sind gem. 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes: Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Personenbeförderungsgewerbe, Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe, Schaustellergewerbe, Unternehmen der Forstwirtschaft, Gebäudereinigungsgewerbe, Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen, Fleischwirtschaft.

 

Schon gewusst?

„Ich habe ab und zu abends Anrufe von den Mitarbeitenden mit der Frage 'Wie muss ich denn arbeiten?' bekommen. Das entfällt jetzt, ich habe seitdem wir Quinyx haben, keinen Anruf mehr bekommen, weil meine Mitarbeitenden alles auf dem Handy haben - das macht mich sehr glücklich." (Franziska Reuthe-Deutsch, Salonleitung Super Cut)

Starbucks verzeichnet eine 98%-ige Nutzungsrate für die Quinyx-App. „Früher hat die Dienstplanung vier Stunden gedauert, jetzt sind es 30 Minuten. Quinyx ist eine großartige Ergänzung zu unseren bestehenden Engagement-Tools." (Wayne Byrne, Operations Manager UK)

Nico Wartenberg - Rituals Cosmetics
Wir haben eine IT-Strategie, die auf der Cloud basiert, Best-of-Breed und Software, die einfach über APIs verbunden werden kann. Quinyx passt perfekt dazu. Ein weiterer Grund ist, dass sie echte Experten in Workforce-Management-Funktionen sind, die den Alltag in unseren Filialen verändern
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Kapitel 8

Interessiert an einer Zeiterfassung per App?

Definieren Sie, was Ihr Unternehmen benötigt, wo Ihre wichtigsten Verbesserungsbereiche liegen, und was Sie als nächstes tun möchten, um Ihre Zeiterfassung zukunftsfähig zu machen.

Wir hoffen, dass dieser Überblick nützlich für Sie war. Der erste Schritt besteht für uns immer darin, zu verstehen, was der spezielle Bedarf für Ihr Unternehmen ist, wo Sie sein wollen, und wie wir Sie dabei unterstützen können.

Für eine erfolgreiche Implementierung sollten Sie berücksichtigen, dass Ihre Organisation ungefähr das Zweifache der Zeit benötigen wird wie Ihr Lieferant einer Workforce Management Lösung. Viele Organisationen unterschätzen diesen Punkt in ihren Projektberechnungen. Bestimmte Teile des Projekts können vom Lieferanten einfach nicht ausgeführt werden, und Ihre Organisation sollte ausreichend Zeit für die Durchführung dieser Aktivitäten reservieren.

Der Vorteil einer Cloud-Lösung im Vergleich zu eine "On Premise" Lösung ist allerdings, dass dieser Zeitbedarf sehr viel geringer ist. Auch zukünftige Updates sind "silent". Das heißt, dass Sie dafür keinen internen Ressourcen bereitstellen müssen.

Daher ist Kommunikation wichtig, um das Projekt zum Erfolg zu führen. Der Buy-In muss von den leitenden Angestellten auf C-Ebene bis zum Teilzeitangestellten sichergestellt werden. Die Teilzeitbeschäftigten sind in der Regel an Bord zu bekommen, da eine moderne Zeiterfassung per App für sie meistens von großem Vorteil ist. Berücksichtigen Sie jedoch die Bereichsleiter, die Schichtplaner und die HR-Manager, um sicherzustellen, dass auch sie den Nutzen in Ihrem WFM-Projekt sehen.

Es gibt keinen Grund, einen dieser Faktoren Ihr geplantes Projekt verzögern zu lassen. Wenn Sie jetzt loslegen wollen, müssen Sie lediglich die Informationen bereithalten, wenn Sie einen Lieferanten ausgewählt haben, damit Ihr Team sofort an den Start gehen kann. Selbst wenn eine Implementierung einen gewissen Aufwand erfordert, lohnt es sich angesichts des enormen Potenzials und der Einsparungen, die bei richtiger Implementierung zur Verfügung stehen.

Sie möchten mehr erfahren und den nächsten Schritt mit uns gehen? Dann freuen wir uns sehr, von Ihnen zu hören. Buchen Sie eine unverbindliche Demo.

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1. Schenken Sie uns 30 Minuten Ihrer Zeit für ein kurzes Telefonat, damit wir Ihre individuellen Anforderungen verstehen. 2. Danach zeigen wir Ihnen eine personalisierte, kostenlose  Produktdemo, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.3. Wenn Ihnen das Ergebnis gefällt, setzt unser Onboarding Team das System für Sie auf und hilft, damit Sie schnell starten können.