Digitale Zeiterfassung

1. ZEITERFASSUNG IN EXCEL KOSTET ZEIT

Unterschiedliche Arbeitszeit- und Personalanforderungen, individuelle Verfügbarkeiten und Wünsche der Mitarbeitenden, Urlaubszeiten und Krankheiten: Da wird die Zeiterfassung  schnell zur Herausforderung! Auch gesetzliche, tarifliche oder betriebliche Regelungen für Arbeits- und Pausenzeiten müssen beachtet werden.

Der Vorteil bei einer modernen Workforce Management Lösung ist: All das ist automatisch berücksichtigt. Alle Beteiligten sparen damit jede Menge Zeit. 

Dazu kommt, dass Fehlerquellen eliminiert werden, sodass man immer auf der sicheren Seite ist. Eingabefehler im Tabellenkalkulationsprogramm, die die Arbeit von Stunden zunichte machen? Das war einmal. Darüber hinaus gibt's sogar noch mehr Möglichkeiten: Man kann sich auch individuelle Ansichten nach Teams, Tagen, Wochen oder Monaten zusammenstellen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt: die Abrechnung der erfassten Zeiten wird meist von den „besten Leuten" erstellt, also z. B. von Filial- oder Schichtleitenden. Mit einer intelligenten Softwarelösung könnten sie die gewonnene Zeit in den Kundenkontakt investieren.

Egal ob am Computer, Tablet oder auch von unterwegs mit dem Smartphone:

Mit der Cloud-Software Quinyx sind sämtliche Informationen jederzeit und von überall erreichbar. Sie finden sich schnell zurecht und sparen wertvolle Arbeitszeit.

2. EXCEL HAT KEINE SCHNITTSTELLEN ZUR TATSÄCHLICHEN ARBEITSZEIT

Das Programm ist zwar vielseitig und erfüllt seinen Zweck – aber es wurde natürlich nicht für die Zeiterfassung entwickelt. Eine Spezial-Software bietet hingegen wichtige Schnittstellen. Vor allem die automatisierte Zeiterfassung sowie die Integration zur Lohnbuchhaltung ist für jedes Unternehmen bares Geld wert. Denn so werden nur die Stunden abgerechnet, die tatsächlich gearbeitet wurden.

Nach neuesten Zahlen aus den USA, die im Harvard Business Review veröffentlicht wurden, verlieren Unternehmen jährlich bis zu 400 Mrd. US Dollar durch Mitarbeitende, die „Zeit stehlen“ und Zeiten nicht korrekt angeben.

Die Lösung für dieses Problem: eine vollständig integrierte Zeiterfassung, bei der die Mitarbeitenden direkt über ihre Handys ein- und ausstempeln – jeweils zum tatsächlichen Schichtbeginn und -ende.

Die Daten werden dann in Echtzeit an die Lohnbuchhaltung übermittelt, und auch die Schichtleitenden sehen diese Änderungen in ihrer Übersicht. So können Abwesenheitsberichte und Urlaubszeiten schnell verwaltet werden. Und die Abrechnung erfolgt automatisch auf Basis geplanter und tatsächlich geleisteter Stunden.

Ein weiteres Problem wird damit ebenfalls gelöst: Wenn sich Zeiten, Pausen oder ganze Schichten ändern, wird das in Excel-Dienstplänen oft nicht dokumentiert. Die Lohnbuchhaltung erhält keine Information und Änderungen sind im Nachgang schwer nachzuvollziehen. Verloren gegangene Zettel, schwer lesbare Handschriften, missverständliche Absprachen: All das wäre mit einer integrierten Softwarelösung Vergangenheit.  

Hinzu kommt: Mitarbeitende werden durch die Nachverfolgung der Arbeitszeiten definitiv pünktlicher – und auch das spart Kosten. 
Am Ende profitieren sogar die Mitarbeitenden selbst: Jeder kann sich sicher sein, dass geleistete Stunden auch wirklich entlohnt werden.

3. EXCEL KOMMUNIZIERT NICHT MIT IHREM PERSONAL

Kennen Sie das? Sie haben gerade in mühevoller Kleinarbeit den perfekten Schichtplan ausgearbeitet – und dann ruft kurzfristig ein Mitarbeiter an und sagt Bescheid, dass er nicht zum Dienst kommen kann. Weil er selbst krank ist oder keine Betreuung für das kranke Kind findet.

Jetzt beginnt der Planungsstress und Zeitaufwand, denn es muss schnellstmöglich Ersatz gefunden werden. 
Jemand, der 
a) Zeit hat und 
b) die erforderlichen Kenntnisse besitzt.

Mit einer Workforce Management App ist das kein Problem. Sie sehen im System, wer von Ihrem Personal die entsprechenden Qualifikationen und Fachkenntnisse besitzt bzw. für diese Arbeit ausgebildet ist. 
Über die App schicken Sie dann einfach in Echtzeit eine Anfrage an die entsprechenden Kolleg:innen. Oder Sie geben die Schicht einfach im System frei, so dass die Mitarbeitenden sich darauf bewerben können. Lange Telefonketten sind damit passé.

Sie passen den Plan ganz einfach und agil auf die neuen Rahmenbedingungen an.

4. EXCEL IST NICHT INDIVIDUELL

Jeder Dienstplan greift in die Privatsphäre der Mitarbeitenden ein.

Mit einem professionellen Online-Planungstool können Wünsche und Präferenzen der Mitarbeitenden viel besser integriert werden. Die Mitarbeitenden melden sich einfach online über die App mit ihrem Account an, legen Verfügbarkeiten fest, bewerben sich auf vorgegebene Schichten oder teilen sich sogar direkt selbst in diese ein. Spätere Anpassungen in Schichtplänen sind damit viel weniger erforderlich bzw. sie lassen sich zu jedem Zeitpunkt schnell und flexibel erledigen.

Über die Cloud-Software Quinyx können Ihre Mitarbeitenden auch mit wenigen Klicks ihren Urlaub einreichen, Krankheits- oder andere Abwesenheitsanträge stellen. Alles in Echtzeit. Das erspart nicht nur beiden Seiten viel Zeit, sondern macht allen Beteiligten sogar richtig Spaß, wie in relevanten Bewertungsportalen nachzulesen ist.

Wer Spaß hat, ist engagiert dabei – und davon profitieren wiederum die Unternehmen. Laut einer Studie von Gallup sind dabei durchschnittlich Rentabilitätssteigerungen von 22 % möglich.

Es gibt gute Gründe für den Trend in der Zeitwirtschaft und Zeiterfassung in Richtung moderner Online-Lösungen.

Es zeigt sich, dass Excel für die Zeiterfassung ausgedient hat. Tools mit einer intuitiven Bedienung und einem komfortablen Service verbessern die Effizienz und erhöhen den Spaßfaktor für alle Beteiligten!

Die Software von Quinyx bietet alles, was man für eine einfache und effiziente Einsatzplanung braucht:

- eine automatisierte Zeiterfassung
- ein Prognose-Modul mit intelligenten Algorithmen
- umfangreiche Analyse-Funktionen
- die transparente Kommunikation mit Ihrem Personal über Q-Mail und die beliebte App.

Die Suche nach der richtigen Lösung zur elektronischen Zeit-Erfassung kann einem wie die berühmte Suche nach der Nadel im Heuhaufen erscheinen. Das Angebot ist riesig. Und dabei gilt es viele Aspekte zu beachten.

Denn die Einführung neuer oder die Änderung bestehender Systeme erfordert gleichzeitig ein gutes Change Management, das "Buy-In" der Mitarbeitenden und eine entsprechende Investition von Zeit und Ressourcen in der Anfangsphase.

Das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH), das Unternehmen in Zukunft verpflichtet, die komplette Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden zu erfassen, hat viele Arbeitgeber verunsichert.

Gehören auch Sie zu den proaktiven Personalverantwortlichen, die eine zukunftsfähige, professionelle Lösung suchen? Oder nutzen Sie bereits ein System zur Zeiterfassung und wollen dieses modernisieren?

Unserer Auffassung nach reicht ein reines System zur Arbeitszeiterfassung nicht aus. Denn mit der reinen Erfassung der Zeiten hört der Prozess nicht auf. 

Die Zeiten müssen mit die geplanten Schichten in Einklang gebracht, geprüft, analysiert und natürlich an die Lohn- und Gehaltsabrechnung übergeben werden.

Fehlzeiten wie Urlaub, Krankheit usw. müssen beantragt, genehmigt, dokumentiert werden. Und das alles unter Berücksichtigung der gesetzlichen, tariflichen, betrieblichen und mitarbeiterindividuellen Anforderungen.

Das Ergebnis eines integrierten, digitalen Prozesses: Flexibilität für Arbeitgebende und Arbeitnehmende. Integration und damit Wertschätzung der Mitarbeitenden. Und damit ein zukunftssicherer Prozess.

Wir empfehlen, auf diese Punkte zu achten:

• Zukunftssicherheit der Lösung, die mit Ihrem Unternehmen und Ihren Anforderungen mitwächst

• Möglichkeit für Self-Service der Mitarbeitenden

• Einfache Handhabung sowohl für Mitarbeitende als auch Manager und HR-Verantwortliche

• Einfache, automatische Genehmigungsprozesse (ohne Zettelchaos)

• Automatische Regeln, die vielfältige Szenarien der Zeiterfassung abbilden können

• Einfache Nutzung und Individualisierung von Funktionen auf Ihr Unternehmen

• Einfache Integration in bestehende Systemlandschaft, insbesondere ERP, Einsatzplanung und Lohnbuchhaltung

• Verschiedene Zugriffsrechte für unterschiedliche Funktionen im Unternehmen

• Ortsunabhängige Erfassung der Arbeitszeiten, ohne teure lokale Terminals anschaffen zu müssen

• Ein-/Ausstempeln mit Foto möglich (Identifizierung, Vermeidung von Missbrauch, wichtig bei hoher Fluktuation)

• Datenschutz gewährleistet

• Kompetenter Support

• Möglichkeit, den Betriebsrat mit einzubinden

• Schnelle Amortisierung der Kosten

Funktionen der Zeit-Erfassung:

1. Zeiterfassung, insbesondere Erfassung von Ist-/Soll- und Gleitzeiten, Berechnung von Gleitzeitzuschlägen, variable Einrichtung von Kernzeiten, automatischer Pausenabzug/variable Pausen, Ruhezeiten nach Mindestanwesenheit, Rundungsmöglichkeit, Projektzeiterfassung, variabler Tagesbeginn, Überstundenlimit, Kommt/Geht-Automatik, Erfassung von Projektzeiten

2. Übersichten, Analysen, insbesondere Übersichten drucken/exportieren, Salden/Übertrag editierbar, Mitarbeiterübersichten (Stunden, Gleitzeit, Urlaub, Resturlaub), An-/Abwesenheitsanzeige, Monats- und Tages-Sollstunden, geleistete Überstunden, Jahresübersicht

3. Verwaltung, insbesondere Passwortschutz, detaillierte Nutzungsrechteverwaltung, Freifelder für frei definierbare Abwesenheitsgründe, Import-/Export-Funktionen, automatische Datensicherung, Terminalserver-Unterstützung

Was benötige ich, um die Arbeitszeiterfassung in meinem Unternehmen zu starten, und wie lange ist die Vorlaufzeit?

Da Quinyx eine Cloud-Lösung ist, ist das System in kürzester Zeit einsatzbereit.

Anders als bei On-Premise Lösungen benötigen Sie keine umfangreichen IT-Ressourcen für die Implementierung. “Implementierung à la Quinyx" bedeutet nicht Programmierung, sondern Konfiguration und Anpassung auf Ihrer individuellen Bedürfnisse. 

Unser Customer Onboarding Team begleitet Sie dabei auf jedem Schritt. Danach benötigen Sie lediglich einen PC oder ein Tablet mit Internetzugang, um mit der Quinyx Zeiterfassung zu beginnen. 

Da die App sehr intuitiv ist, sind die Endanwender i.d.R. in maximal 30 Minuten geschult.

Müssen meine Mitarbeitenden über Ihr privates Smartphone stempeln?

Das ist Ihre Entscheidung. Ihre Mitarbeiter können entweder über Ihre eigenen Smartphones ein- und ausstempeln oder über Terminals, die Sie bereitstellen.

Was passiert, wenn mein/e Mitarbeiter:in schon im Schichtplan eingeteilt ist, und sich dann spontan krank meldet?

Der Vorgesetzte bekommt eine Nachricht über das System, wenn Mitarbeitende nicht zu Schichtbeginn erscheinen, so dass er schnell reagieren kann. Dies wird im Dienstplan ebenfalls automatisch vermerkt. 

Ist die Arbeitszeiterfassung mit dem Dienstplan verknüpft?

Die Zeiterfassung ist sowohl in den Dienstplan als auch in die Lohn- und Gehaltsabrechnung integriert. 

Wie genau funktioniert die Arbeitszeiterfassung mit Quinyx?

Eine Schritt-für-Schritt Beschreibung finden Sie hier.

Welche Vorteile habe ich durch die Integration von Zeiterfassung mit Dienstplanung bzw. Lohnbuchhaltung?

Daraus ergeben sich zahlreiche Vorteile, vor allem im Bereich der Kontroll- und Auswertungsmöglichkeiten. Die Quinyx App ist in der Lage, mit Ihrem Anbieter für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu sprechen und Ihre Abrechnungsdateien problemlos und automatisch in verschiedenen Formaten an die Buchhaltung weiterzugeben. Das spart wertvolle Zeit und garantiert, dass nur die Stunden abgerechnet werden, die auch tatsächlich gearbeitet wurden. 

Welche Rechtsvorschriften gilt es bei der Arbeitszeiterfassung zu beachten?

Einen Überblick über die aktuellen Vorschriften laut Arbeitszeitgesetz (ArbZG) haben wir hier für Sie zusammengestellt.

Für welche Arbeitnehmenden müssen die Arbeitszeiten in jedem Fall erfasst werden?

Die Aufzeichnungspflicht gilt für:

• Minijobber, d.h. für alle geringfügig Beschäftigten – egal ob geringfügig entlohnt (450 EUR) oder kurzfristig beschäftigt.
• für alle Arbeitnehmer in Betrieben, die in einer sofortmeldepflichtigen Branche tätig sind. Das sind gem. 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes: Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Personenbeförderungsgewerbe, Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe, Schaustellergewerbe, Unternehmen der Forstwirtschaft, Gebäudereinigungsgewerbe, Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen, Fleischwirtschaft.

Wir hoffen, dass dieser Überblick nützlich für Sie war. Der erste Schritt besteht für uns immer darin, zu verstehen, was der spezielle Bedarf für Ihr Unternehmen ist, wo Sie sein wollen, und wie wir Sie dabei unterstützen können.

Für eine erfolgreiche Implementierung sollten Sie berücksichtigen, dass Ihre Organisation ungefähr das Zweifache der Zeit benötigen wird wie Ihr Lieferant einer Workforce Management Lösung. Viele Organisationen unterschätzen diesen Punkt in ihren Projektberechnungen. Bestimmte Teile des Projekts können vom Lieferanten einfach nicht ausgeführt werden, und Ihre Organisation sollte ausreichend Zeit für die Durchführung dieser Aktivitäten reservieren.

Der Vorteil einer Cloud-Lösung im Vergleich zu eine "On Premise" Lösung ist allerdings, dass dieser Zeitbedarf sehr viel geringer ist. Auch zukünftige Updates sind "silent". Das heißt, dass Sie dafür keinen internen Ressourcen bereitstellen müssen.

Daher ist Kommunikation wichtig, um das Projekt zum Erfolg zu führen. Der Buy-In muss von den leitenden Angestellten auf C-Ebene bis zum Teilzeitangestellten sichergestellt werden. Die Teilzeitbeschäftigten sind in der Regel an Bord zu bekommen, da eine moderne Zeiterfassung per App für sie meistens von großem Vorteil ist. Berücksichtigen Sie jedoch die Bereichsleiter, die Schichtplaner und die HR-Manager, um sicherzustellen, dass auch sie den Nutzen in Ihrem WFM-Projekt sehen.

Es gibt keinen Grund, einen dieser Faktoren Ihr geplantes Projekt verzögern zu lassen. Wenn Sie jetzt loslegen wollen, müssen Sie lediglich die Informationen bereithalten, wenn Sie einen Lieferanten ausgewählt haben, damit Ihr Team sofort an den Start gehen kann. Selbst wenn eine Implementierung einen gewissen Aufwand erfordert, lohnt es sich angesichts des enormen Potenzials und der Einsparungen, die bei richtiger Implementierung zur Verfügung stehen.

Sie möchten mehr erfahren und den nächsten Schritt machen? Dann freuen wir uns sehr, von Ihnen zu hören!