Digitale Zeiterfassung

Sie suchen eine digitale Lösung für Ihre Arbeitszeiterfassung?
Individuell auf Ihr Unternehmen anpassbar, schnell implementiert, mit genauer Abrechnung, für alle Endgeräte, Arbeitszeitgesetz-konform und zukunftssicher?
Dann sind Sie hier richtig.
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Digitale Zeit-Erfassung - so geht's:

Kapitel 1

Digitale Zeiterfassung - was sie kann und wem sie nützt

Erfassen Sie papierlos und präzise, wann und in welchen Schichten Ihre Mitarbeiter arbeiten. Unter Einhaltung von HR-& gesetzlichen Richtlinien. Für genaue Gehaltsabrechnungen. Zur Steuerung der Mitarbeiter-Produktivität. Schnell implementiert. Zukunftssichere Zeitwirtschaft anpassbar an Ihre bestehenden Systeme.

Eine Zeiterfassung – egal ob Zettel, Stempeluhr oder App – zur reinen Überwachung der Anwesenheitszeit der Mitarbeiter einzusetzen, ist antiquiert.

Sie ist allerdings sehr sinnvoll zum Führen von Arbeitszeitkonten, zur Berechnung von Zuschlägen, zum Bearbeiten von Abwesenheiten und um die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben.

Sie ermöglicht die volle Kontrolle über die geleisteten Arbeitsstunden und auch:

✓ klare Genehmigungsprozesse für Manager
✓ einfaches Management von Urlaubsanträgen
✓ zentrale Erfassung und Speicherung aller Krankheitstage
✓ automatische Berechnung der verschiedenen Vergütungsarten anhand der geplanten und der geleisteten Stunden
Tools zur besseren Verwaltung von Überstunden
✓ Nachweis und Einhalten von rechtlichen Vorgaben

Wir möchten allen unseren verschiedenen Kunden ein Lächeln auf die Gesichter zaubern: von Hotels, Restaurants und Cafés über den Einzelhandel, das Gesundheitswesen bis zu Lager- und Logistikunternehmen, produzierenden Unternehmen und sogar Flughäfen. Und dieses Lächeln reicht von der Manager-Ebene bis hin zu Teilzeitbeschäftigten und Aushilfen.

Zeiterfassung Zeitstempel-1

Therese Klingwall - GANT
Quinyx ist wie Spotify: funktionell, nutzerfreundlich und logisch.
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Kapitel 2

Vorteile einer intelligenten Digitalisierung Ihrer Arbeitszeiterfassung

Nahtlose Integration in Dienstplanung und Lohnbuchhaltung. Die Stechuhr 2.0 und was sie kann.

Quinyx_DE_Zeiterfassung

In vielen Branchen ist die Arbeitszeiterfassung schwierig und unübersichtlich. Vollzeit-, Teilzeit- und Minijobber wollen unter einen Hut gebracht werden. Mit der Quinyx App stempeln sich die Mitarbeiter ganz einfach ein und aus und haben jederzeit und von überall Zugriff auf ihr Arbeitszeitkonto.

Ob ein Mitarbeiter die Möglichkeit zum Ein- oder Ausstempeln hat, kann bei Bedarf auch ortsgebunden festgelegt werden (Geofencing).

Die gestempelten Zeiten der Mitarbeiters werden erfasst und können in der App oder auf dem Desktop bei Bedarf online korrigiert oder bestätigt werden (Vieraugen-Prinzip).

Das kann eine digitale Zeiterfassung:

1. Optimierung und Automatisierung zahlreicher HR-Prozesse

• Weniger administrativer Aufwand zur Erfassung und Kontrolle der Arbeits- und Pausenzeiten

• Neben der Zeiterfassung auch Optimierung weiterer HR-Prozesse, z. B. Urlaubsplanung und -genehmigung, Erfassung von Krankheitstagen. So haben Arbeitgeber und Arbeitnehmer jederzeit und von überall Zugang zum aktuellen Status.

• Integrationsmöglichkeit in die vorhandene Unternehmenssoftware. Digital gestempelte Zeiten werden in Echtzeit in die Zeitwirtschaft übertragen und dort verarbeitet. Dadurch erfolgt z. B. eine automatische Auswertung und Übergabe der gestempelten Daten an Lohnbuchhaltung, betriebliche Kosten- und Leistungsrechnung, Unternehmenssteuerung, Qualitätssicherung usw. Und das vermeidet Fehler.

• Überstunden werden über Warnmechanismen regulierbar und kontrollierbar

• Arbeitszeiten werden automatisch nach mitarbeiterspezifisch definierten Lohnarten bewertet, und Salden werden automatisch geführt

• Durchgängige Datentransparenz zur Vorbereitung unternehmerischer Entscheidungen

• Dokumentation ganz einfach auf Knopfdruck und vereinfachte Analysen und Auswertungen durch übersichtliche, grafische Darstellung der Ergebnisse

• Verbesserung der Produktivität und damit Einsparungen an Personal- und Verwaltungskosten durch die flexiblere Gestaltung der Arbeits- und Pausenzeiten

• Erhöhte Transparenz und damit Reduzierung von Überstunden, Fehl- und Leerlaufzeiten

2. Mitarbeiterschutz und Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit

• Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit durch Integration der Arbeitnehmer in Einsatzplanung und Erfassung – und dadurch Wertschätzung

• Einhaltung der Richtlinien durch Gesetze, Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen usw., insbesondere Höchstarbeitszeit, sowie Ruhezeit

• Warnungen an die Mitarbeiter, z. B. bei drohender Überschreitung der täglichen Höchstarbeitszeit, werden vom System automatisch übermittelt

• Fehlende oder falsche Zeitbuchungen können vom Mitarbeiter über Self Services selbst bearbeitet und Korrekturen beantragt werden

3. Digitalisierung im Unternehmen vorantreiben

• Senkung der Betriebskosten
Bei cloud-basierten Lösungen keine lokale Wartung, automatische Updates, keine lokalen Serverkosten, hoher Automatisierungsgrad

• Zukunftssicherheit, denn Sie arbeiten immer mit der aktuellsten Version. Die Lösungen wachsen mit Ihren Unternehmens-Anforderungen mit.

4. Rechtssicherheit

• Rechtskonforme und effiziente Zeiterfassung, Einhaltung von Arbeits- und Datenschutzgesetzen (DSGVO)

• Hohe Datensicherheit über Rechtevergabe

• Einfache Einbeziehung von Arbeitnehmervertretungen/Betriebsräten

Schon gewusst?

Unternehmen, die nicht nur eine digitale Zeiterfassung nutzen, sondern einen Schritt weiter gehen und eine Workforce-Management-Lösung implementieren, können in weniger als zwölf Monaten durchschnittlich 6-10 % ihrer Kosten einsparen. (Studie von HR.com)

Der größte Anteil an den Gemeinkosten vieler Unternehmen sind die Personalkosten. Fehler in der Gehalts- und Lohnabrechnung machen im Schnitt 0,4-9% der jährlichen Lohnsumme aus. (Maxwell ResearchCorporation)

Michelle Truss - London City Airport
Für die Erstellung manueller Dienstpläne benötigten wir in der Regel mindestens ein paar Tage pro Woche für jede Abteilung. Und das ohne die laufende Verwaltung von Urlaubsanträgen und der Organisation und Kommunikation von Schichtwechseln. Seit wir Quinyx einsetzen, hat sich die Geschwindigkeit unserer Personaleinsatzplanung massiv erhöht und die Zeit, die wir dafür brauchen, um 50% reduziert.
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EuGH Urteil zur Zeiterfassung. Tipps und Hintergrundinfos

Im Mai 2019 beschloss der Europäische Gerichtshof (EuGH), dass Unternehmen in Zukunft die komplette Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfassen müssen. Das hat viele Unternehmen verunsichert. Wir reden Klartext. Hier finden Sie Hintergrundinfos und Tipps, worauf Sie bei der Auswahl Ihrer zukünftigen Lösung achten sollten.

Kapitel 3

Zeiterfassung online mit Quinyx

So funktioniert die digitale Zeiterfassung mit Quinyx

Ein wichtiger Bestandteil des Quinyx Workforce Managements ist die vollintegrierte und digitale Zeiterfassung.

Quinyx kann die Stempelzeiten der Mitarbeiter entweder über deren Smartphones oder über eine digitale Stempeluhr, den sogenannten "Webpunch", erfassen. Der Webpunch kann auf allen internetfähigen Endgeräten, die einen Browser aufrufen können, verwendet werden.

Die elektronische Zeiterfassung über die Smartphones ist mehrfach gegen Missbrauch gesichert. Auch eine Zeiterfassung über Stempeluhren von Drittanbietern ist denkbar und kann mit unseren Kooperationspartnern gelöst werden.

Die Zeiterfassung in Quinyx kann verschiedene Typen der Zeiterfassung (Aktiv-, Passiv-, Negativ- oder Abweichungserfassung) abbilden. Dabei kann auch konfiguriert werden, dass unterschiedliche Mitarbeitertypen unterschiedliche Zeiterfassungsmethoden zur Verfügung haben.

Die gestempelten Arbeits- und Pausenzeiten können von Mitarbeitern und Managern entsprechend in Quinyx bestätigt oder nachvollziehbar korrigiert werden, bevor diese an die Lohnabrechnung übergeben werden.

Damit wird auch eine Erfüllung der Anforderungen des Urteils des EuGH vom 14.05.2019 zur Erfassung der Arbeitszeiten Rechnung getragen.

Die Integration aus Zeiterfassung und Schichtplanung ermöglicht zudem ein noch effizienteres, sicheres und komfortables Planen der Mitarbeiter.

2.1 Zeiterfassung durch die Mitarbeiter

Quinyx verfügt u.a. über ein Zeiterfassungsmodul, das direkt mit dem Dienstplanungsmodul der Softwarelösung integriert ist. Den Kolleginnen und Kollegen werden grundsätzlich zwei Möglichkeiten zur Zeiterfassung zur Verfügung gestellt.
So können die Mitarbeiter Ihre Zeiten entweder mittels der Quinyx-App direkt auf den eigenen Smartphones erfassen oder hierzu den von Quinyx zur Verfügung gestellten Web-Punch verwenden.

Beide Methoden sind vollständig digital, so dass beim Einsatz von Quinyx der Einkauf von zusätzlichen Zeiterfassungsterminals, die häufig kostspielig sind und weitere Integrationsaufwände erfordern, überflüssig wird. 

Eine detaillierte Beschreibung der Zeiterfassung über die App und/oder Webpunch finden Sie hier.

2.2. Zeitbestätigung durch die Filialleitung

Um Abrechnungsfehler vollständig zu vermeiden, wird bei der Bestätigung der Zeiten in Quinyx auf ein 4-Augen-Prinzip gesetzt.

Zuerst muss der Mitarbeiter seine gestempelten Arbeits- und Pausenzeiten durch Setzen eines Häkchens in der App an dem entsprechenden Zeitstempel bestätigen.

In einem zweiten Schritt prüft z.B. der Filialleiter diese Zeiten, passt sie gegebenenfalls an und gibt sie dann für den Übertrag in die Lohn- und Gehaltsabrechnung frei.

Dazu werden die Zeitstempel komfortabel und übersichtlich in der Quinyx-Web-Oberfläche dargestellt. 

Anschließend kann ein Übertrag der erfassten Stunden an das Lohnbuchhaltungssystem erfolgen. Die Quinyx-Web-Oberfläche zeigt alle Zeitstempel der Mitarbeiter für frei wählbare Zeiträume übersichtlich an.

Eine detaillierte Beschreibung der Zeitbestätigung über die App und/oder Webpunch finden Sie hier.

Vorteile für Manager und Mitarbeiter:

1. Für Manager

  • Einfache Implementierung und Konfiguration der Quinyx Software auf Ihre betrieblichen Anforderungen
  • Mitarbeiter sind mit wenigen Klicks angelegt
  • Einfache Auswertungen

2. Für Mitarbeiter

  • Ein- und Ausstempeln an lokalen Terminals oder Tablets
  • Oder: einfach die App auf’s Smartphone oder iPad herunterladen. Los geht’s.
  • Die Mitarbeiter lieben die einfache und zuverlässige Handhabung der Quinyx App und bewerten sie mit Höchstnoten:

app-store           google-play

 

 

Mark Robertson - Benugo
Neben der Reduzierung der Zeit, die Manager für die Planung benötigen, besteht der große Faktor im Unternehmen darin, dass unsere Mitarbeiter in der Lage sind, auf ihre Aufgabenbereiche zuzugreifen, Schichten zu überprüfen, ihr Profil zu verwalten und über die Quinyx-App mit ihrem Manager zu kommunizieren. Das hat uns eine Menge Zeit gespart.
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Kapitel 4

Diese Eigenschaften sollte Ihr Zeiterfassungssystem besitzen

Alles was Sie brauchen, um Ihre Teams zu managen

Mobiles Ein- und Ausstempeln

  • Mitarbeiter können direkt von der App aus auf ihrem Smartphone oder lokalen Terminals ein- und ausstempeln

Pausenzeiten

  • Pausenzeiten können entweder frei innerhalb einer Schicht genommen werden oder fest vorgegeben werden.
  • Das System unterstützt den Manager und gibt Warnhinweise, um gesetzliche oder betriebliche Richtlinien einzuhalten. 

Vermeidung von zu früh oder zu spät gestempelten Arbeitszeiten

  • Im System werden Regeln hinterlegt, wie Ihr Unternehmen diesen Punkt handhabt.
  • Stempel können automatisch auf Dienstbeginn und/oder -ende können gerundet werden.
  • Außerdem kann festgelegt werden, ob ab einer gewissen Verspätung ein Abwesenheitsgrund eingegeben werden muss.

Mitarbeiterspezifische Anforderungen

  • Sie jonglieren mit unterschiedlichen Vertragsmodellen wie Vollzeit/Teilzeit, Minijobbern usw.?
  • Das System berechnet automatisch für jede gestempelte Stunde Lohn- und Gehaltskosten gemäß den rechtlichen oder tariflichen Richtlinien oder Ihren eigenen Betriebsvereinbarungen sowie Zuschläge oder Abschläge.

Mindestlohnkonforme Zeiterfassung

  • Von vielen Unternehmen wird durch das Mindestlohngesetz eine detaillierte Personalzeiterfassung der Mitarbeiter gefordert. Mit Quinyx kommen Sie diesem automatisch nach. 

Reduzierung von Arbeitszeitbetrug

  • Nutzen Sie sogenanntes "Geofencing", um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter sich nur an ihren Arbeitsorten ein- und ausstempeln können.

Vielfalt an Arbeitszeitkonten

  • In der Manager-Ansicht können Sie jegliche Art von Arbeitszeitkonten anlegen und diese mit verschiedenen Regeln belegen, z.B. Urlaubs-, Krankheitskonten, Flexzeiten, Überstunden- Mehrarbeitszeitkonten, Projektzeiterfassung.
  • Neue Mitarbeiter sind in nur wenigen Minuten angelegt.

Teams jederzeit und von überall steuern

  • Das System sollte -Ihnen transparente Ihre Controlling-Instrumente an die Hand geben.
  • Die Anwendung sollte für Android, iPad, iPhone geeignet sein, damit Sie Ihre Mitarbeiter problemlos von jedem Ort aus steuern können.

DSGVO-konforme Kommunikation

 

Die Software muss selbstverständlich die geltenden Datenschutzbestimmungen berücksichtigen.

Betriebsrat - sozialverträglich

Über eine granulare Rechte- und Rollenverteilung sollten Sie die Möglichkeit haben, eine Betriebsratsansicht zur Verfügung zu stellen, mit der der Betriebsrat seinem Mitwirkungsrecht nachkommen kann. In der Regel sind das rein lesende Rechte.

Volle Datensicherheit dank Cloud Zeiterfassung

  • Lösung wie Quinyx sind cloud-basiert. Das heißt, alle Daten werden auf einem Server in Deutschland verarbeitet. So werden alle Zeiten, die gestempelt werden, automatisch in der zentralen Cloud Anwendung gespeichert.
  • Die Übertragung erfolgt verschlüsselt.
  • Ihre Daten werden durch stündliche und tägliche Backups vollständig auf unseren Servern in Deutschland gesichert.
  • Streng nach deutschen Datenschutzrichtlinien / DSGVO-konform
Quinyx Zeiterfassung

Schon gewusst?

90 % der Zugriffe auf Quinyx erfolgen über mobile Geräte

90 % laden die App innerhalb der ersten Woche herunter ★★★★☆ Sterne in den Bewertungs-Portalen

Bhrijesh Patel - Papa Johns
Seit wir Quinyx einsetzen, können wir einen deutlichen Rückgang unserer Arbeitskosten feststellen. Früher waren es rund 33%. Nun liegen sie knapp über 28% der Gesamtkosten. Es ist ein massiver Rückgang und großartig für unser Endergebnis.
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Kapitel 5

Zeiterfassung Excel

Unternehmen erledigen ihre Zeiterfassung noch oft in Excel. Für Betriebe mit festen Schichten und klar definierten Arbeitstagen scheint das meist auch eine gute Lösung zu sein: Die Erstellung geht schnell, und Zeiträume lassen sich einfach kopieren. Doch eine Zeiterfassung mit einem Tabellenkalkulations-Programm hat ihre Grenzen! Lesen Sie hier fünf gute Gründe, warum heutzutage eine Software-Lösung mehr Sinn macht.

1. ZEITERFASSUNG IN EXCEL KOSTET ZEIT

Unterschiedliche Arbeitszeit- und Personalanforderungen, individuelle Verfügbarkeiten und Wünsche der Mitarbeiter, Urlaubszeiten und Krankheiten: Da wird die Zeiterfassung  schnell zur Herausforderung! Auch gesetzliche, tarifliche oder betriebliche Regelungen für Arbeits- und Pausenzeiten müssen beachtet werden.

Der Vorteil bei einer modernen Workforce Management Lösung ist: All das ist automatisch berücksichtigt. Alle Beteiligten sparen damit jede Menge Zeit. 

Dazu kommt, dass Fehlerquellen eliminiert werden, sodass man immer auf der sicheren Seite ist. Eingabefehler im Tabellenkalkulationsprogramm, die die Arbeit von Stunden zunichte machen? Das war einmal. Darüber hinaus gibt's sogar noch mehr Möglichkeiten: Man kann sich auch individuelle Ansichten nach Teams, Tagen, Wochen oder Monaten zusammenstellen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt: die Abrechnung der erfassten -Zeiten wird meist von den „besten Leuten" erstellt, also z. B. von Filial- oder Schichtleitern. Mit einer intelligenten Softwarelösung könnten sie die gewonnene Zeit in den Kundenkontakt investieren.

Egal ob am Computer, Tablet oder auch von unterwegs mit dem Smartphone:

Mit der Cloud-Software Quinyx sind sämtliche Informationen jederzeit und von überall erreichbar. Sie finden sich schnell zurecht und sparen wertvolle Arbeitszeit.


2. EXCEL HAT KEINE SCHNITTSTELLEN ZUR TATSÄCHLICHEN ARBEITSZEIT

Das Programm ist zwar vielseitig und erfüllt seinen Zweck – aber es wurde natürlich nicht für die Zeiterfassung entwickelt. Eine Spezial-Software bietet hingegen wichtige Schnittstellen. Vor allem die automatisierte Zeiterfassung sowie die Integration zur Lohnbuchhaltung ist für jedes Unternehmen bares Geld wert. Denn so werden nur die Stunden abgerechnet, die tatsächlich gearbeitet wurden.

Nach neuesten Zahlen aus den USA, die im Harvard Business Review veröffentlicht wurden, verlieren Unternehmen jährlich bis zu 400 Mrd. US Dollar durch Mitarbeiter, die „Zeit stehlen“ und Zeiten nicht korrekt angeben.

Die Lösung für dieses Problem: eine vollständig integrierte Zeiterfassung, bei der die Mitarbeiter direkt über ihre Handys „ein- und ausstempeln“ – jeweils zum tatsächlichen Schichtbeginn und -ende.

Die Daten werden dann in Echtzeit an die Lohnbuchhaltung übermittelt, und auch der Schichtleiter sieht diese Änderungen in seiner Übersicht. So können Abwesenheitsberichte und Urlaubszeiten schnell verwaltet werden. Und die Abrechnung erfolgt automatisch auf Basis geplanter und tatsächlich geleisteter Stunden.

Ein weiteres Problem wird damit ebenfalls gelöst: Wenn sich Zeiten, Pausen oder ganze Schichten ändern, wird das in Excel-Dienstplänen oft nicht dokumentiert. Die Lohnbuchhaltung erhält keine Information und Änderungen sind im Nachgang schwer nachzuvollziehen. Verloren gegangene Zettel, schwer lesbare Handschriften, missverständliche Absprachen: All das wäre mit einer integrierten Softwarelösung Vergangenheit.  

Hinzu kommt: Mitarbeiter werden durch die Nachverfolgung der Arbeitszeiten definitiv pünktlicher – und auch das spart Kosten. 
Am Ende profitieren sogar die Mitarbeiter selbst: Jeder kann sich sicher sein, dass geleistete Stunden auch wirklich entlohnt werden.

3. EXCEL KOMMUNIZIERT NICHT MIT IHREM PERSONAL

Kennen Sie das? Sie haben gerade in mühevoller Kleinarbeit den perfekten Schichtplan ausgearbeitet – und dann ruft kurzfristig ein Mitarbeiter an und sagt Bescheid, dass er nicht zum Dienst kommen kann. Weil er selbst krank ist oder keine Betreuung für das kranke Kind findet.

Jetzt beginnt der Planungsstress und Zeitaufwand, denn es muss schnellstmöglich Ersatz gefunden werden. 
Jemand, der 
a) Zeit hat und 
b) die erforderlichen Kenntnisse besitzt.

Mit einer Workforce Management App ist das kein Problem. Sie sehen im System, wer von Ihrem Personal die entsprechenden Qualifikationen und Fachkenntnisse besitzt bzw. für diese Arbeit ausgebildet ist. 
Über die App schicken Sie dann einfach in Echtzeit eine Anfrage an die entsprechenden Kollegen. Oder Sie geben die Schicht einfach im System frei, so dass die Mitarbeiter sich darauf bewerben können. Lange Telefonketten sind damit passé.

Sie passen den Plan ganz einfach und agil auf die neuen Rahmenbedingungen an.

4. EXCEL IST NICHT INDIVIDUELL

Jeder Dienstplan greift in die Privatsphäre der Mitarbeiter ein.

Mit einem professionellen Online-Planungstool können Wünsche und Präferenzen der Mitarbeiter viel besser integriert werden. Die Mitarbeiter melden sich einfach online über die App mit ihrem Account an, legen Verfügbarkeiten fest, bewerben sich auf vorgegebene Schichten oder teilen sich sogar direkt selbst in diese ein. Spätere Anpassungen in Schichtplänen sind damit viel weniger erforderlich bzw. sie lassen sich zu jedem Zeitpunkt schnell und flexibel erledigen.

Über die Cloud-Software Quinyx können Ihre Mitarbeiter auch mit wenigen Klicks ihren Urlaub einreichen, Krankheits- oder andere Abwesenheitsanträge stellen. Alles in Echtzeit. Das erspart nicht nur beiden Seiten viel Zeit, sondern macht allen Beteiligten sogar richtig Spaß, wie in relevanten Bewertungsportalen nachzulesen ist.

Wer Spaß hat, ist engagiert dabei – und davon profitieren wiederum die Unternehmen. Laut einer Studie von Gallup sind dabei durchschnittlich Rentabilitätssteigerungen von 22 % möglich.

Es gibt gute Gründe für den Trend in der Zeitwirtschaft und Zeiterfassung in Richtung moderner Online-Lösungen.

Es zeigt sich, dass Excel für die Zeiterfassung ausgedient hat. Tools mit einer intuitiven Bedienung und einem komfortablen Service verbessern die Effizienz und erhöhen den Spaßfaktor für alle Beteiligten!

Die Software von Quinyx bietet alles, was man für eine einfache und effiziente Einsatzplanung braucht:

- eine automatisierte Zeiterfassung
- ein Prognose-Modul mit intelligenten Algorithmen
- umfangreiche Analyse-Funktionen
- die transparente Kommunikation mit Ihrem Personal über Q-Mail und die beliebte App.

Schon gewusst?

Die Produktivität steigt um 25%, wenn sich die Mitarbeiter mit ihrer Arbeit identifizieren und mit ihren Kollegen vernetzt sind. (Gallup)

95% der Teilzeitbeschäftigten geben an, dass die Verwendung einer App es ihnen leicht macht, ihre Schichtpläne an ihre Bedürfnisse anzupassen. (Harvard Geschäftsbericht)

Kapitel 6

Praktische Tipps zur Auswahl für Ihre Zeit-Erfassung

Die Auswahl einer guten Lösung zur Arbeitszeiterfassung ist eine zeitraubende und schwierige Aufgabe. Darauf sollten Sie achten:

Die Suche nach der richtigen Lösung zur elektronischen Zeit-Erfassung kann einem wie die berühmte Suche nach der Nadel im Heuhaufen erscheinen. Das Angebot ist riesig. Und dabei gilt es viele Aspekte zu beachten.

Denn die Einführung neuer oder die Änderung bestehender Systeme erfordert gleichzeitig ein gutes Change Management, das "Buy-In" der Mitarbeiter und eine entsprechende Investition von Zeit und Ressourcen in der Anfangsphase.

Das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH), das Unternehmen in Zukunft verpflichtet, die komplette Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu erfassen, hat viele Arbeitgeber verunsichert.

Gehören auch Sie zu den proaktiven Personalverantwortlichen, die eine zukunftsfähige, professionelle Lösung suchen? Oder nutzen Sie bereits ein System zur Zeiterfassung und wollen dieses modernisieren?

Unserer Auffassung nach reicht ein reines System zur Arbeitszeiterfassung nicht aus. Denn mit der reinen Erfassung der Zeiten hört der Prozess nicht auf. 

Die Zeiten müssen mit die geplanten Schichten in Einklang gebracht, geprüft, analysiert und natürlich an die Lohn- und Gehaltsabrechnung übergeben werden.

Fehlzeiten wie Urlaub, Krankheit usw. müssen beantragt, genehmigt, dokumentiert werden. Und das alles unter Berücksichtigung der gesetzlichen, tariflichen, betrieblichen und mitarbeiterindividuellen Anforderungen.

Das Ergebnis eines integrierten, digitalen Prozesses: Flexibilität für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Integration und damit Wertschätzung der Mitarbeiter. Und damit ein zukunftssicherer Prozess.

Wir empfehlen, auf diese Punkte zu achten:

• Zukunftssicherheit der Lösung, die mit Ihrem Unternehmen und Ihren Anforderungen mitwächst

• Möglichkeit für Self-Service der Mitarbeiter

• Einfache Handhabung sowohl für Mitarbeiter als auch Manager und HR-Verantwortliche

• Einfache, automatische Genehmigungsprozesse (ohne Zettelchaos)

• Automatische Regeln, die vielfältige Zeiterfassungs-Szenarien abbilden können

• Einfache Nutzung und Individualisierung von Funktionen auf Ihr Unternehmen

• Einfache Integration in bestehende Systemlandschaft, insbesondere ERP, Einsatzplanung und Lohnbuchhaltung

• Verschiedene Zugriffsrechte für unterschiedliche Funktionen im Unternehmen

• Ortsunabhängige Erfassung der Arbeitszeiten, ohne teure lokale Terminals anschaffen zu müssen

• Ein-/Ausstempeln mit Foto möglich (Identifizierung, Vermeidung von Missbrauch, wichtig bei hoher Fluktuation)

• Datenschutz gewährleistet

• Kompetenter Support

• Möglichkeit, den Betriebsrat mit einzubinden

• Schnelle Amortisierung der Kosten

Funktionen der Zeit-Erfassung:

1. Zeiterfassung, insbesondere Erfassung von Ist-/Soll- und Gleitzeiten, Berechnung von Gleitzeitzuschlägen, variable Einrichtung von Kernzeiten, automatischer Pausenabzug/variable Pausen, Ruhezeiten nach Mindestanwesenheit, Rundungsmöglichkeit, Projektzeiterfassung, variabler Tagesbeginn, Überstundenlimit, Kommt/Geht-Automatik, Erfassung von Projektzeiten

2. Übersichten, Analysen, insbesondere Übersichten drucken/exportieren, Salden/Übertrag editierbar, Mitarbeiterübersichten (Stunden, Gleitzeit, Urlaub, Resturlaub), An-/Abwesenheitsanzeige, Monats- und Tages-Sollstunden, geleistete Überstunden, Jahresübersicht

3. Verwaltung, insbesondere Passwortschutz, detaillierte Nutzungsrechteverwaltung, Freifelder für frei definierbare Abwesenheitsgründe, Import-/Export-Funktionen, automatische Datensicherung, Terminalserver-Unterstützung

Schon gewusst?

Der London City Airport verzeichnete eine 100% ige Steigerung der Resonanz bei der jährlichen Mitarbeiterbefragung, als er diese über Quinyx sendete.

Benugo berichtet, dass dank Quinyx die Kommunikation um 100% verbessert wurde.

Tomas Andersson - GANT
Die mobile App hat die Kommunikation mit den Mitarbeitern erheblich verbessert. Jetzt können wir die Mitarbeiter schneller und einfacher mit wichtigen Informationen erreichen. Wir kommunizieren unsere Termine auch sechs Monate im voraus an die Mitarbeiter, was es ihnen viel einfacher macht, ihre Freizeit zu planen.
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Kapitel 7

Arbeitszeiterfassung für Mitarbeiter - die häufigsten Fragen

Fragen unserer Kunden zur Zeiterfassung - und unsere Antworten

 

Was benötige ich, um die Arbeitszeiterfassung in meinem Unternehmen zu starten, und wie lange ist die Vorlaufzeit?

Da Quinyx eine Cloud-Lösung ist, ist das System in kürzester Zeit einsatzbereit.

Anders als bei On-Premise Lösungen benötigen Sie keine umfangreichen IT-Ressourcen für die Implementierung. “Implementierung à la Quinyx" bedeutet nicht Programmierung, sondern Konfiguration und Anpassung auf Ihrer individuellen Bedürfnisse. 

Unser Customer Onboarding Team begleitet Sie dabei auf jedem Schritt. Danach benötigen Sie lediglich einen PC oder ein Tablet mit Internetzugang, um mit der Quinyx Zeiterfassung zu beginnen. 

Da die App sehr intuitiv ist, sind die Endanwender i.d.R. in maximal 30 Minuten geschult.

Müssen meine Mitarbeiter über Ihr privates Smartphone stempeln?

Das ist Ihre Entscheidung. Ihre Mitarbeiter können entweder über Ihre eigenen Smartphones ein- und ausstempeln oder über Terminals, die Sie bereitstellen.

Was passiert, wenn mein Mitarbeiter schon im Schichtplan eingeteilt ist, und sich dann spontan krank meldet?

Der Vorgesetzte bekommt eine Nachricht über das System, wenn Mitarbeiter nicht zu Schichtbeginn erscheinen, so dass er schnell reagieren kann. Dies wird im Dienstplan ebenfalls automatisch vermerkt. 

Ist die Arbeitszeiterfassung mit dem Dienstplan verknüpft?

Die Zeiterfassung ist sowohl in den Dienstplan als auch in die Lohn- und Gehaltsabrechnung integriert. 

Wie genau funktioniert die Arbeitszeiterfassung mit Quinyx?

Eine Schritt-für-Schritt Beschreibung finden Sie hier.

Welche Vorteile habe ich durch die Integration von Zeiterfassung mit Dienstplanung bzw. Lohnbuchhaltung?

Daraus ergeben sich zahlreiche Vorteile, vor allem im Bereich der Kontroll- und Auswertungsmöglichkeiten. Die Quinyx App ist in der Lage, mit Ihrem Anbieter für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu sprechen und Ihre Abrechnungsdateien problemlos und automatisch in verschiedenen Formaten an die Buchhaltung weiterzugeben. Das spart wertvolle Zeit und garantiert, dass nur die Stunden abgerechnet werden, die auch tatsächlich gearbeitet wurden. 

Welche Rechtsvorschriften gilt es bei der Arbeitszeiterfassung zu beachten?

Einen Überblick über die aktuellen Vorschriften laut Arbeitszeitgesetz (ArbZG) haben wir hier für Sie zusammengestellt.

Für welche Arbeitnehmer müssen die Arbeitszeiten in jedem Fall erfasst werden?

Die Aufzeichnungspflicht gilt für:

  • Minijobber, d.h. für alle geringfügig Beschäftigten – egal ob geringfügig entlohnt (450 EUR) oder kurzfristig beschäftigt.
  • für alle Arbeitnehmer in Betrieben, die in einer sofortmeldepflichtigen Branche tätig sind. Das sind gem. 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes: Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Personenbeförderungsgewerbe, Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe, Schaustellergewerbe, Unternehmen der Forstwirtschaft, Gebäudereinigungsgewerbe, Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen, Fleischwirtschaft.

 

Schon gewusst?

"Früher erhielten wir 50 Anrufe von unglücklichen Angestellten wegen Abrechnungsfehlern. Jetzt bekommen wir mit Quinyx Zero !!!" Dries Coppelmans, Payroll Specialist Benelux

90% der Swarovski-Mitarbeiter haben die Quinyx-App in ihrer ersten Nutzungswoche heruntergeladen.

Nico Wartenberg - Rituals Cosmetics
Wir haben eine IT-Strategie, die auf der Cloud basiert, Best-of-Breed und Software, die einfach über APIs verbunden werden kann. Quinyx passt perfekt dazu. Ein weiterer Grund ist, dass sie echte Experten in Workforce-Management-Funktionen sind, die den Alltag in unseren Filialen verändern
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Kapitel 8

Interessiert an einer Zeiterfassung per App?

Definieren Sie, was Ihr Unternehmen benötigt, wo Ihre wichtigsten Verbesserungsbereiche liegen, und was Sie als nächstes tun möchten, um Ihre Zeiterfassung zukunftsfähig zu machen.

Wir hoffen, dass dieser Überblick nützlich für Sie war. Der erste Schritt besteht für uns immer darin, zu verstehen, was der spezielle Bedarf für Ihr Unternehmen ist, wo Sie sein wollen, und wie wir Sie dabei unterstützen können.

Für eine erfolgreiche Implementierung sollten Sie berücksichtigen, dass Ihre Organisation ungefähr das Zweifache der Zeit benötigen wird wie Ihr Lieferant einer Workforce Management Lösung. Viele Organisationen unterschätzen diesen Punkt in ihren Projektberechnungen. Bestimmte Teile des Projekts können vom Lieferanten einfach nicht ausgeführt werden, und Ihre Organisation sollte ausreichend Zeit für die Durchführung dieser Aktivitäten reservieren.

Der Vorteil einer Cloud-Lösung im Vergleich zu eine "On Premise" Lösung ist allerdings, dass dieser Zeitbedarf sehr viel geringer ist. Auch zukünftige Updates sind "silent". Das heißt, dass Sie dafür keinen internen Ressourcen bereitstellen müssen.

Daher ist Kommunikation wichtig, um das Projekt zum Erfolg zu führen. Der Buy-In muss von den leitenden Angestellten auf C-Ebene bis zum Teilzeitangestellten sichergestellt werden. Die Teilzeitbeschäftigten sind in der Regel an Bord zu bekommen, da eine moderne Zeiterfassung per App für sie meistens von großem Vorteil ist. Berücksichtigen Sie jedoch die Bereichsleiter, die Schichtplaner und die HR-Manager, um sicherzustellen, dass auch sie den Nutzen in Ihrem WFM-Projekt sehen.

Es gibt keinen Grund, einen dieser Faktoren Ihr geplantes Projekt verzögern zu lassen. Wenn Sie jetzt loslegen wollen, müssen Sie lediglich die Informationen bereithalten, wenn Sie einen Lieferanten ausgewählt haben, damit Ihr Team sofort an den Start gehen kann. Selbst wenn eine Implementierung einen gewissen Aufwand erfordert, lohnt es sich angesichts des enormen Potenzials und der Einsparungen, die bei richtiger Implementierung zur Verfügung stehen.

Sie möchten mehr erfahren und den nächsten Schritt machen? Dann freuen wir uns sehr, von Ihnen zu hören!

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1. Schenken Sie uns 30 Minuten Ihrer Zeit für ein kurzes Telefonat, damit wir Ihre individuellen Anforderungen verstehen. 2. Danach zeigen wir Ihnen eine personalisierte, kostenlose  Produktdemo, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.3. Wenn Ihnen das Ergebnis gefällt, setzt unser Onboarding Team das System für Sie auf und hilft, damit Sie schnell starten können.