In den letzten Jahren ist das Interesse an Künstlicher Intelligenz (KI) immer größer geworden. Zahlreiche Unternehmen erforschen das Potenzial von KI, und wie sie unsere Arbeitsweise verbessern kann. Bei Quinyx haben wir KI integriert, um die Entscheidungsfindung zu verbessern, Muster zu erkennen und uns von arbeitsintensiven Aufgaben befreien.
Wie können Sie ebenfalls von KI profitieren?
KI-gesteuertes Workforce Management (WFM) kann Ihre Geschäftsprozesse verändern und das Arbeitsleben einfacher und effizienter machen. Hier sind sechs Möglichkeiten, wie KI Ihnen helfen kann, das Arbeitsleben und insbesondere die Erstellung des Dienstplans zu erleichtern.
Sparen Sie Zeit, indem Sie Ihren Dienstplan mit KI erstellen
Mit einer KI, die Dienstpläne für Sie erstellt und optimiert, erledigen Sie die Planung im Handumdrehen. Ausgehend von hochpräzisen Bedarfsprognosen, in die alle Ihre historischen Daten sowie kontextuelle Daten einfließen, haben Sie die beste Grundlage für die Dienstplanung. Anhand dieser Bedarfskurve kann die KI schnell Schichten erstellen und so zuweisen, dass sie auf den Bedürfnissen Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeitenden basieren.
Einen Dienstplan mit KI zu erstellen bedeutet auch, zielorientiert zu planen: Sie wollen Kosten einsparen? Die Schichten werden so erstellt, dass sie das notwendige Minimum Ihres Personalbedarfs abdecken. Sie möchten einen hervorragenden Kundenservice bieten? Mit KI erstellen Sie einen Dienstplan, der den gesamten Bedarf abdeckt und die am besten qualifizierten Mitarbeitenden einsetzt.
KI verwandelt die Erstellung des Dienstplans von einem reaktiven, zeitaufwändigen Prozess in einen effizienten, dynamischen Prozess. Das hat auch Flink bemerkt: Seit April 2022 nutzt der Lebensmittellieferdienst die KI-gestützte Workforce Management-Lösung von Quinyx, um die Schichten für die Rider und Hub-Mitarbeitenden zu planen. Fernando Montero Leiva (ehemaliger Global Manager Rider Operations Performance) erklärt:
„Um unser Wachstum aufrechtzuerhalten, ohne die Effizienz zu beeinträchtigen, war unsere Kernanforderung klar: Wir mussten die richtige Anzahl von Mitarbeitenden zur richtigen Zeit am richtigen Ort einsetzen. Quinyx hat dies sofort verstanden und uns eine Lösung angeboten, die unsere strategische Planung mit all der Komplexität der verschiedenen Märkte unterstützt."
Präzise Bedarfsprognosen mit KI erstellen
Eine passende Personalbesetzung spielt eine bedeutende Rolle: Sie entscheidet über die Qualität Ihres Kundenservices, über die Belastung für die Mitarbeitenden vor Ort und die Erreichung der Unternehmensziele.
Die KI kann Nachfrageprognosen auf Grundlage Ihrer historischen Daten sowie weiterer Kontextdaten erstellen. Vielleicht steht ein wichtiges Fußballspiel in der Nähe Ihres Restaurants an? Vielleicht steht die Grippesaison vor der Tür? Vielleicht müssen Sie die Vorweihnachtszeit planen? KI hilft Ihnen dabei, benötigte Qualifikationen für bestimmte Schichten zu berücksichtigen, bei der Vorhersage Ihrer arbeitsintensivsten Zeiten und dabei, den optimalen Dienstplan zu erstellen – für jeden Ihrer Standorte. Im On-Demand-Webinar „AI in Action" berichtete Oskar Haase (ehem. Last Mile Operations Manager bei Flink) von den Vorteilen einer KI-gestützten Bedarfsplanung:
„In den Niederlanden prognostizieren wir beispielsweise 80 % der Nachfrage für die Woche im Voraus. Während der Woche passen wir diese Prognose je nach Wetter oder lokalen Faktoren an. Mit Quinyx können wir uns schnell an diese Änderungen anpassen, Schichten effizient erstellen und sie den Mitarbeitenden zur Auswahl zur Verfügung stellen."
Immer im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen
KI-gesteuertes WFM stellt sicher, dass die Dienstplanung Ihren lokalen Vorschriften, vertraglichen Anforderungen und rechtlichen Entwicklungen entspricht. Das ist nicht nur ein echter Zeitgewinn, sondern hilft Ihnen auch, die Kontrolle zu behalten und kostspielige Strafen zu vermeiden.
Machen Sie sich keine Sorgen um die Einhaltung von Vorschriften, wenn Sie Ihren Dienstplan mit KI erstellen und so Gewissheit für Ihre Compliance haben. Auch das Facility-Management-Unternehmen Coor wird in Zukunft die Module von Quinyx nutzen, die Compliance besser im Blick zu behalten. Malin Löjdkvist, Human Resources Specialist, erzählt:
„Wir dachten, es wäre ein guter Weg, um die Compliance zu verbessern, aber auch um langfristig nachhaltiger zu sein. Wir werden den Compliance Checker erst einmal nutzen, um herauszufinden, wo wir unsere Manager stärker unterstützen müssen oder wo wir mehr Schulungen für das System oder die Dienstplanung durchführen müssen."
KI als Matchmaker: die richtigen Mitarbeitenden in den richtigen Schichten planen
Wenn Sie Ihren Dienstplan mit KI erstellen, finden Sie ganz einfach die richtige Besetzung. Füllen Sie die Schichten mit den Mitarbeitenden, die die passenden Qualifikationen mitbringen. Das schafft die besten Voraussetzungen für eine hohe Teamdynamik und Produktivität. Übrigens: Die automatisierte Planung können Sie auch in einer unserer selbstgeführten, interaktiven Produkt-Touren selbst testen. Wayne Byrne, Operations Manager UK bei Starbucks, zieht ein positives Fazit:
„Früher hat die Dienstplanung vier Stunden gedauert, jetzt dauert sie nur noch 30 Minuten.
Außerdem könnte Ihnen die KI dabei helfen, Schulungsbedarf und Qualifikationslücken zu ermitteln, Empfehlungen auszusprechen, wer welche Aufgabe übernehmen sollte, und zukünftige Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden voraussehen.
Der flexibelste Dienstplan gewinnt
Frontline Workers verdienen Flexibilität und eine gute Work-Life-Balance. Ein gutes Tool ermöglicht es den Mitarbeitenden, ihre Verfügbarkeiten festzulegen, und den Planern, mit KI einen Dienstplan zu erstellen, der diese Verfügbarkeiten berücksichtigt. Wichtig ist, dass die automatisierte Dienstplanung Ihnen auch bei Änderungen (bspw. durch krankheitsbedingte Ausfälle) dabei hilft, schnell Ersatz zu finden und den neuen Dienstplan zu teilen.
Die Flexibilität ist laut Wayne Byrne ebenfalls ein wichtiger Faktor für Starbucks:
„Flexibilität ist für Starbucks sehr wichtig, und die Quinyx App erleichtert diese Flexibilität. Zu unseren Partnern gehören viele verschiedene Menschen mit unterschiedlichen Bedürfnissen, wie z. B. Eltern, die nur während der Schulzeit arbeiten, und Studierende, die neben ihren Vorlesungen arbeiten. Quinyx ermöglicht es den Partnern, bei der Dienstplanung mitzuwirken und die Kontrolle über ihre Dienstpläne zu haben. Wenn ich in den Filialen bin, bekomme ich immer ein hervorragendes Feedback dazu."
Faire Dienstpläne als Standard
Die KI-gestützte Optimierung des Dienstplans im Hinblick auf Fairness, Leistung und Kosten ist für die meisten Unternehmen Priorität. Eine der Regeln, die Quinyx kürzlich hinzugefügt hat, um eine gerechtere Dienstplanung zu erstellen, besteht darin, die Vertragsstunden relativ gleichmäßig auf die Mitarbeiter zu verteilen. Das bedeutet, dass mehrere Mitarbeitende 80 % der Vertragsstunden erfüllt bekommen, anstatt dass einige 100 % und andere 60 % erhalten. Mitarbeitende werden also nicht mehr das Gefühl haben, aufgrund eines unfairen Dienstplans zu kurz zu kommen oder überlastet zu sein.
Die Bäckereikette Müller & Egerer nutzt die automatische Zuweisung von Quinyx. Eva Flaspöhler leitet den Personalbereich und ist sehr glücklich über die moderne Lösung:
„Das waren unter anderem die wesentlichen Vorteile von Quinyx: Wir können dynamisch, smart, digital und mitarbeiterorientiert die Wünsche der Mitarbeiter in den Fokus setzen.”
Fazit
Eine KI-gestützte WFM-Lösung schafft optimale Arbeitsbedingungen, verringert die Fluktuation der Mitarbeitenden, erhöht die Produktivität und wird damit zum Wettbewerbsvorteil für Ihr Unternehmen. Es ist mehr als nur Technologie - es ist ein menschenzentrierter Ansatz, der dafür sorgt, dass KI uns genau dort Arbeit abnimmt, wo es möglich und nötig ist.
Die besten Lösungen zeichnen sich daher durch folgende KI-Funktionen aus:
- Anpassungsfähigkeit an unterschiedliche Branchen
- Skalierbarkeit, um mit Ihrem Unternehmen wachsen zu können
- Hochwertige Analytik für fundierte Entscheidungen
- Benutzeroberfläche, die intuitiv und übersichtlich ist
- Zeitersparnis für Ihre Mitarbeitenden
Nach wie vor gilt: Frontline Workers sind das Herzstück eines jeden Unternehmens, und KI ist lediglich dazu da, die Fähigkeiten der Mitarbeitenden zu ergänzen, nicht zu ersetzen.
Sie möchten Quinyx in Aktion sehen und einen Dienstplan mit KI erstellen? Probieren Sie unsere selbstgeführte, interaktive Produkt-Tour aus.
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